El módulo de cajas del CEF te permite gestionar el flujo de efectivo de las distintas entidades dadas de alta en el sistema. Estas entidades representan las cajas de nuestros puntos de venta u otras cajas de nuestra empresa (como cajas fuertes) que deben enlazar a la contabilidad. También pueden representar otras cajas independientes, como cajas de ahorro personales, que no se enlazan a la contabilidad, y por lo tanto no generarán registros contables.

En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de caja del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los movimientos de la primera caja disponible.

En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• Especial. La ficha de especial, permite filtrar movimientos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
• Hoy. Filtra y muestra solo los movimientos de hoy (Esta es la selección por defecto).
• Semana. Filtra y muestra los movimientos pertenecientes a los últimos siete días.
• Meses... Esta ficha filtra y muestra los movimientos del mes seleccionado.

• Todos. Muestra los movimientos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, en tránsito o cancelados.
• Guardados. Muestra únicamente los movimientos guardados. Estos son aquellos movimientos que ya deben estar formando parte del saldo de la caja (Movimientos aplicados).
• Tránsito. Muestra los movimientos pendientes de aplicar (No forman parte del saldo aún).
  
• Cancelados. Esta ficha muestra aquellos movimientos que fueron cancelados. Los movimientos cancelados, ya no se pueden revertir a su Estatus de Guardado o en Tránsito, ni tampoco formarán parte del saldo de la caja.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Núm. Es el número consecutivo del movimiento. Este número es de uso interno.
  
• Fecha. Indica la fecha del movimiento.
• Concepto. Es una breve descripción del movimiento.
• Método. Es el método utilizado para este movimiento de caja.
• Dep. En caso de depósitos, es el importe del depósito, de lo contrario será siempre cero.
  
• Ret. En caso de retiros, es el importe del retiro, de lo contrario será siempre cero.
  
• Sld. Es el saldo bruto al instante del depósito. No considera movimientos de depósito o de retiro en tránsito, ni otras situaciones especiales, por lo tanto este saldo puede no estar actualizado.
  
• ST. Muestra el estatus del movimiento (Guardado, Tránsito o Cancelado).
• Ref. Muestra la referencia del módulo a manera de "Módulo4|ID|Entidad||" que creó este movimiento. Los movimientos creados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
  

NOTA: Los movimientos guardados siempre aparecen en color negro, los que están en tránsito en color azul y todos los cancelados aparecen siempre en color rojo.

Este módulo muestra información de cabecera de la entidad caja con los siguientes elementos:

• Cheque. Representa el próximo número consecutivo del cheque disponible para su emisión, cambiará siempre que se genere un retiro con cheque.
  
• Saldo Bruto. Representa el saldo actual bruto que trata los movimientos en transito como si estuvieran aplicados e ignora los vales de caja.
  
• Saldo Real. Representa el saldo real. Se calcula en base al saldo inicial, sumando y restando solo los depósitos y retiros aplicados, y restando todos los vales de caja (Provisionales, Sin Factura, Facturas, Pagos, Otros y por Traspasar).
  
• Depósitos en tránsito. Representa la suma de los depósitos en tránsito.
  
• Retiros en tránsito. Representa la suma de los retiros en tránsito.
• Provisionales. Representa los vales provisionales de caja donde se espera una factura o comprobante.
• Sin Factura. Representa los comprobantes no deducibles de gastos realizados con esta caja.
• Facturas. Representa las facturas de gastos realizados con esta caja.
• Pagos. Representa los pagos provisionales antes del cierre de esta caja.
• Otros. Representa otro motivo de salida de efectivo.
• Traspasar. Representa los vales provisionales en esta caja, que serán enviados a otra, para que desde esta última, se le de seguimiento al gasto.
  

Movimiento de depósito.

Permite agregar Depósitos de caja. Los movimientos de depósito y retiro se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos las entidades de Caja Tienda México y Caja Tienda Pachuca y estamos en la entidad de Caja Tienda México, no podremos agregar en la Caja Tienda Pachuca, en este caso tendríamos que cambiarnos primero a Pachuca para poder agregar. El formulario para Agregar un depósito, posee los siguientes objetos de cabecero:

• Tipo. Es el tipo de movimiento para este registro. Debes seleccionar uno de los tres tipos:
  
  • Depósito. Representa un depósito a la caja.
    
  • Retiro. Representa un retiro de la caja.
• Referencia. Puedes ingresar aquí alguna referencia rápida para identificar el movimiento al consultarlo.
  
• Fecha. La fecha para el movimiento.
• Numero. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
• Cantidad. Representa el monto del depósito o retiro de esta transacción.
  
• Beneficiario. Obsoleto, se usaba en versiones anteriores pero se deja para compatibilidad hacia atrás. (por ejemplo, para consultas e informes de usuario). Se puede dejar en blanco este espacio.

• Fecha. La fecha para el depósito.
• Numero. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
• Cantidad. Representa el monto del depósito de esta transacción.
• Referencia. En caso de recibir un pago con cheque o vale de despensa por ejemplo, puedes ingresar aquí alguna referencia rápida para identificarlo. Por lo regular los movimientos de caja no registran ninguna referencia porque el pago es en efectivo.
  
• Método. Aunque el método de pago del depósito será casi siempre en efectivo, puedes seleccionar otros métodos de pago a la caja como cheques, bonos, vales de despensa, etc.. En depósitos de caja no se puede seleccionar un método por transferencia.
  
• Cheque recibido*. En caso de seleccionar el método de cheque, deberás incluir aquí el número del cheque de tu cliente.
  
• Cuenta Origen*. En caso de seleccionar el método de cheque, deberás incluir aquí la cuenta de origen del cliente.
  
• Banco Nacional*. En caso de seleccionar el método de cheque, deberás incluir aquí el banco de origen.
• Banco Extranjero*. En caso de seleccionar el método de cheque, y este es del extranjero, deberás incluir aquí el nombre del banco extranjero de origen.
• Beneficiario**. Ingresa aquí el nombre de tu empresa o persona física según sea el caso.
  
• RFC*. Indispensable, es el RFC del que nos paga.
• Tránsito. Si está seleccionado, el depósito o retiro quedará en tránsito. Los movimientos en tránsito se utilizan para identificar que el movimiento está pendiente de aplicar. Para entender mejor esto, supongamos que tenemos una caja matriz donde recibimos todo el dinero de las distintas tiendas de la empresa, y esta, tiene un saldo de $1000.00. En una de las tiendas, se realiza el cierre de caja y se envían a la matriz $4500.00 con el encargado de recolectar el efectivo. En esta situación, al momento del cierre se generará el depósito del efectivo a la matriz dejándolo en tránsito, por lo tanto, el saldo bruto cambiará a $5500 pero en realidad el saldo sigue siendo $1000.00 hasta que el dinero se cuente. Ya que se ha contado, se aplica el movimiento y el saldo real cambiará a $5500.00. Los movimientos en tránsito son indispensables para conciliar contra pagos de tienda y otras situaciones delicadas.
  
• Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar este movimiento.

Movimiento de retiro.

Permite agregar retiros. El formulario para Agregar un movimiento de retiro, posee los siguientes objetos de cabecero:

• Fecha. La fecha para el retiro.
• Numero. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
• Cantidad. Representa el monto del retiro de esta transacción.
• Referencia. En caso de que el retiro de la caja sea un cheque o vale de despensa recibidos anteriormente por ejemplo, puedes ingresar aquí alguna referencia rápida para identificarlo. Por lo regular los movimientos de caja no registran ninguna referencia porque el retiro es en efectivo.
  
• Método. Aunque el método de pago del retiro será casi siempre en efectivo, puedes seleccionar otros métodos de pago de esta caja como cheques, bonos, vales de despensa, etc.. En retiros de caja no se puede seleccionar un método por transferencia.
• Cheque emitido. No aplica en retiros.
  
• Cuenta Destino. No aplica en retiros.
• Banco Nacional. No aplica en retiros.
  
• Banco Extranjero. No aplica en retiros.
• Beneficiario**. Ingresa aquí el nombre del beneficiario.
  
• RFC*. Indispensable, es el RFC del beneficiario.
  
• Tránsito. Si está seleccionado, el retiro quedará en tránsito. Al igual que en depósitos, los retiros en tránsito se utilizan para identificar que el movimiento está pendiente de aplicar.
• Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar este movimiento.

Los movimientos de caja enlazados a la contabilidad e ingresados directamente desde este módulo, y no, desde un módulo externo como gastos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras o ventas (de contado), necesitarán la captura del detalle de su póliza. Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la póliza de nuestro movimiento de caja, contamos con los siguientes objetos:

• Cuenta. Aquí se inserta el número de cuenta que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente, recuerda que el sistema puede auto-completar.
• Nombre. Es informativo de la partida, el nombre o descripción de la cuenta aparecerá cuando se ingrese la cuenta a partir del catálogo.
  
• Concepto. Inserta aquí una breve descripción de la partida.
  
• Parcial. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el total del debe o haber, en la moneda seleccionada.
  
• Moneda/TC. Debes seleccionar la moneda y el tipo de cambio para esta partida.
  
• Cargo. Inserta el cargo para esta partida. Éste debe estar en la moneda seleccionada en el objeto anterior, y será multiplicado por el tipo de cambio del objeto anterior para traducirlo a moneda nacional.
• Abono. Inserta el abono para esta partida. Éste debe estar en la moneda seleccionada en el objeto anterior, y será multiplicado por el tipo de cambio del objeto anterior para traducirlo a moneda nacional.

Consultar Movimiento.

Este proceso permite consultar El cabecero de un movimiento y los Detalles de su póliza asociada. Esto último, solo en el caso de que la caja esté enlazada a la contabilidad.

Cancelar Movimiento.

Este proceso cancela el movimiento seleccionado. No se podrá cancelar si el período al que pertenece el movimiento ya está cerrado o si este movimiento fue generado automáticamente desde otro módulo. En este caso, se necesitará ir a cancelar el registro que lo generó para que éste movimiento quede cancelado. Al quedar cancelado este movimiento, sus registros dependientes quedarán también cancelados.

Aplicar Movimiento.

Permite aplicar o desaplicar un movimiento. Si está en tránsito, este proceso aplicará el movimiento (lo pondrá en estatus guardado). Si el movimiento ya esta aplicado (tiene estatus guardado) entonces este proceso pondrá el movimiento es estatus de tránsito. Dependiendo del estatus, la información de cabecera de la entidad de la caja se actualizará. NOTA: Los movimientos cancelados ya no podrán aplicarse.

Proteger Mes.

Este proceso permite proteger un mes de esta caja para que ya no se pueda mover. La protección tiene un alcance global de módulos, lo que quiere decir que ya no se podrán agregar depósitos o retiros pertenecientes al mes protegido, directamente en este módulo o indirectamente desde un módulo externo. Si por ejemplo, se intentara agregar una factura de contado cobrada por esta caja, toda la transacción fallará, por lo tanto, se tendría que manejar el cobro con otra caja o generar la venta de crédito. NOTA MUY IMPORTANTE: LOS MESES PROTEGIDOS, YA NO SE PODRÁN DESPROTEGER NUNCA MAS.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del movimiento rastreando sus módulos dependientes.


* En cajas enlazadas a la contabilidad, se usa para soporte de contabilidad electrónica 2015. En cajas que no estén enlazadas a la contabilidad, este campo es opcional.

** En cajas enlazadas a la contabilidad, es indispensable el beneficiario para el soporte a la contabilidad electrónica 2015. En cajas que no estén enlazadas a la contabilidad, solo es necesario cuando el tipo de movimiento es un retiro.