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El módulo de vales de cajas del CEF te permite
gestionar pequeños gastos antes
de agruparlos y generarlos como gastos definitivos, por ejemplo, Si se
presta dinero al intendente para comprar una escoba, se puede
generar un vale provisional, luego cuando la escoba es comprada, y es etregada la factura a nombre de la empresa, este
vale se cambia a vale de factura, para que al final del día se
genere un gasto que se enlaza a la cuenta contable
de gastos de intendencia, y genere el movimiento de retiro definitivo en
la caja, junto a su póliza (en caso de estar la caja enlazada a la
contabilidad). En el ejemplo anterior, tanto el vale provisional como su cambio a vale de factura se manejan como vales Abiertos. Esto quiere decir que en la caja aún no se ha registrado definitivamente el movimiento de salida del efectivo por motivo de la compra de la escoba. En el momento en que se genera el gasto definitivo, y el movimiento de salida de efectivo de la caja es registrado, el vale pasa a estar en un estatus Cerrado el cual indica que los procesos sobre el vale están terminados y obviamente ya se han hecho cuentas sobre este. Los vales abiertos son usados en conjunto con el módulo de cierres de caja para realizar las cuentas de la caja, mientras que los vales que ya están cerrados los podemos usar como historial de información sobre nuestros gastos.
En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades que
dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de caja
del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a
ellas. Aparecerán por defecto los vales abiertos de la primera caja
disponible.
En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:
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***. La ficha de comodín, permite filtrar todos los vales Abiertos de esta caja, no importando su fecha (esta es la selección por defecto). NOTA: Como esta ficha no permite filtrar vales cerrados, en caso de que nos encontremos sobre un estatus de vales cerrados, el sistema mandará el siguiente mensaje de precaución: "PRECAUCION: Para poder ver todos los vales, estos deben de estar abiertos".
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Especial. La ficha de especial, permite filtrar vales de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
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Hoy. Filtra y muestra solo los vales de hoy.
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Semana. Filtra y muestra los vales pertenecientes a los últimos siete días.
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Meses... Esta ficha filtra y muestra los vales del mes seleccionado.
En el panel derecho veremos las siguientes fichas pertenecientes al Estatus del vale:
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Abiertos. Muestra los vales abiertos.
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Cerrados. Muestra únicamente los vales que ya estén cerrados. NOTA: Si nos encontramos sobre el rango de comodín que filtra exclusivamente los vales abiertos, el sistema mandará el siguiente mensaje
de precaución: "PRECAUCION: Para poder ver vales cerrados, primero debes estar en algún mes".
Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:
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Fecha. Indica la fecha del vale.
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Clave. Indica la clave del gasto según el catálogo de gastos.
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Descripción. Indica la descripción del gasto según el catálogo de gastos.
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Concepto. Es el concepto por el cual se ingresó el vale.
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Prov. Indica el monto total del vale si éste es Provisional.
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Fin. Indica el monto total del vale si éste es Sin Factura.
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Fact. Indica el monto total del vale si éste es una Factura.
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Pag. Indica el monto total del vale si éste es un Pago.
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Otr. Indica el monto total del vale si éste es un vale que representa un motivo especial de salida de efectivo.
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Trsp. Indica el monto total del vale si éste es un vale que será enviado a
otra caja, para que desde esta última, se le de seguimiento al vale provisional.
NOTA: Este módulo muestra la suma de los distintos tipos de vales al final de la lista en un color azul cef.
Procesos del Módulo de Vales de Caja
En el módulo de vales de caja intervienen los procesos
primarios de agregado, cambios, traspaso de vales, eliminación, protección de mes y generación de gasto final.
Agregar Vale.
Permite agregar un vale con estatus Abierto que modificará el saldo real en esta caja. Los
vales se agregan según la caja en la que estemos, por ejemplo,
si tenemos las entidades de Caja Tienda México y Caja Tienda Pachuca y estamos en la entidad
de Caja Tienda México, no podremos agregar en la Caja Tienda Pachuca, en este caso tendríamos que
cambiarnos primero a Pachuca para poder agregar.
El formulario para Agregar un vale, posee los siguientes
objetos:
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Tipo. Es el tipo de vale a registrar. Estos pueden ser de los siguientes tipos:
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Provisionales. Representa los vales provisionales de caja donde se espera una factura o comprobante.
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Sin Factura. Representa los comprobantes no deducibles de gastos realizados con esta caja.
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Facturas. Representa las facturas de gastos realizados con esta caja.
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Pagos. Representa los pagos provisionales antes del cierre de esta caja.
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Otros. Representa otro motivo de salida de efectivo.
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Traspasar. Representa los vales provisionales en esta
caja, que serán enviados a otra, para que desde esta última, se le de
seguimiento al vale provisional.
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Fecha. La fecha del vale.
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Clave. Ingresa aquí la clave del gasto según el catálogo. Si se ingresa a partir del catálogo de gastos emergente, la descripción del gasto aparecerá justamente después de la clave.
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Concepto. Ingresa aquí un concepto por el cual se genera este retiro de efectivo. Este puede ser diferente a la descripción del gasto y debería especificar el motivo. Por ejemplo, si el gasto tiene una clave de "CFE / Pago de Luz", el concepto podría ser "Pago de la Luz de la tienda de Pachuca".
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Total. Es el monto total del retiro de efectivo.
Cambiar Vale.
Este proceso permite cambiar vales Abiertos. El cambio de vales se utiliza en circunstancias donde por ejemplo, se ha agregado un vale provisional de $500 pesos para la compra de una pieza X, posteriormente, nos traen esta pieza con su factura y el cambio porque costó $400.00 con todo y el IVA. Entonces debemos cambiar el vale Provisional por un vale de Factura y el monto total de $500.00 a $400.00 para que nuestro saldo en la caja se actualice.
Traspasar Vales.
Permite traspasar ciertos vales Abiertos hacia otra caja para recibir el reembolso, y para que se les de el seguimiento apropiado a los gastos desde esta última. Para entender esto mejor, veamos algunas circunstancias donde se podría hacer traspaso de vales:
- Supongamos que en la tienda de Iztapalapa no se llevan gastos porque los servicios se pagan desde la Matriz y los insumos para el mantenimiento se mandan también desde la Matriz. Sin embargo, existen algunas piezas urgentes de conseguir para no parar la producción, y estas, solo las venden cerca de la tienda de Iztapalapa. Entonces, el encargado de Iztapalapa puede comprarlas e ingresar los vales de las facturas de estas piezas en su caja. Cuando las manden a recoger y le reembolsen el total del retiro, entonces se traspasarán los vales a la caja Matriz para que desde esta se les de el seguimiento apropiado.
- Una circunstancia muy común es cuando se genera un cierre de caja que maneja un fondo fijo para gastos. En este caso, se reembolsan los gastos realizados en esta caja, y los vales se traspasan hacia la caja del reembolso.
El formulario para Agregar un
traspaso de vales posee los siguientes
objetos de cabecero:
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Caja que recibirá los vales. Es la caja de destino a la cual se enviarán los vales. Esta debe ser la caja que reembolsará los gastos efectuados.
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Tipos de vales a enviar. Debes seleccionar los tipos de vales que enviarás a la caja de destino. Se enviarán todos los vales abiertos de los tipos que selecciones. Estos tipos pueden ser: Sin Factura, Facturados, Pagos, Otros y Traspasar.
NOTA IMPORTANTE: Los vales Provisionales no se pueden traspasar porque se supone que aún no se ha recibido la factura o documento no deducible que ampara el gasto exacto. Si aún así, es necesario traspasar el vale, estos se deben cambiar a vales del tipo "Traspasar". Los vales del tipo Traspasar, quedarán como vales del tipo "Provisional" en la caja de destino para que el encargado de esta caja sepa que aún no se ha recibido la factura o comprobante ni el cambio del efectivo.
Eliminar Vale.
Este proceso eliminará el vale seleccionado. Los vales se eliminan en circunstancias donde se regresa todo el efectivo a la caja porque ya no se utilizó para ningún gasto.
Proteger Caja.
Este proceso permite proteger una caja para que ya no sea posible agregar, cambiar, eliminar, recibir desde otras cajas, traspasar de esta caja hacia otra o generar los gastos de vales. Se puede proteger y desproteger la caja en cualquier momento.
Generar Gasto.
Permite generar el gasto final de esta caja a partir de los vales Abiertos registrados, agregando el movimiento de retiro definitivo a la caja. Para generar el gasto, es necesario que el sistema esté configurado para soportarlo y para ello, se seguirá por un proceso de verificación que incluye los siguientes pasos:
- Se verifica que existan entidades de compras del tipo "Gastos" enlazados a esta caja. Si no existen, no se podrá llevar el proceso a cabo.
- En caso de existir, se verificará si la entidad de gasto y la de caja tienen los mismos trazos contables. Esto se refiere a que ambas entidades deben estar, o no estar, enlazadas a la contabilidad, porque si una de ellas lo está y la otra no, fallará la transacción.
- En caso de ser "entidades contables", el gasto se generará por los vales del tipo "Facturas" exclusivamente.
- En caso de ser "entidades No contables", el gasto se generará por los vales del tipo "Sin Factura" exclusivamente.
- Los vales de los demás tipos, no pueden generar gastos, por lo tanto, su seguimiento se hace de manera manual, eliminándolos, dejándolos en estatus provisional, etc.
Para mejor comprensión en la generación de vales y gastos, te sugerimos leer la sección de Catálogo de Gastos y Módulo de Gastos del CEF en esta documentación. El formulario para Agregar un
gasto automático a partir de los vales posee los siguientes
objetos:
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Entidad. Es la entidad de compra del tipo "Gastos" sobre la cual se generará el gasto. Esta debe estar previamente dada de alta desde el módulo de Entidades del Centro de Control y tener esta caja asociada para que aparezca en la lista.
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Fecha. Es la fecha con la cual quedará generado este gasto.
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Referencia. Es una referencia pequeña para identificar esta generación.
Errores comunes en los procesos del Módulo de Vales de Caja.
Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:
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ERROR: No se puede aplicar este proceso porque el registro no existe... probablemente ya había sido eliminado.
Probablemente intentas cambiar o eliminar un vale que ya estaba eliminado. Esto sucede cuando se elimina un vale, pero no se refresca la pantalla y aún aparece en esta. Debes actualizar la pantalla para que el vale desaparezca para siempre.
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ERROR: No se puede aplicar este proceso porque en estos momentos la caja está protegida. Se intenta agregar, cambiar, eliminar, traspasar o generar gastos en una caja que está protegida en estos momentos, lo cual no es válido. Debes desproteger primero la caja para poder aplicar el proceso deseado.
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ERROR: No se puede aplicar este proceso porque en estos momentos la caja de destino esta protegida.
Se intenta traspasar vales hacia una caja de destino que esta protegida por la persona encargada de aquella caja. Primero debes comunicar al encargado que la desproteja para poder enviarle los vales.
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ERROR: No se puede generar el gasto porque no existen vales para la
generación o la entidad del gasto no es compatible al tipo de vales en
esta caja. Este error puede suceder cuando los trazos contables de la caja y la entidad de gastos es diferente, o cuando se intentan generar vales sin factura en entidades contables o vales de facturas en entidades no contables.
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