Motores del proyecto Forseti
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| Introducción |
El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de adquisición, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago. El módulo de compras es la parte de forseti que nos permite llevar el control de todas las adquisiciones y gastos que genera la empresa. Esta sección nos permite interactuar con los siguientes módulos: Proveedores, Cuentas por pagar, Órdenes de compra, Recepciones, Compras
de Materia prima, Devoluciones sobre compras, Gastos y Políticas.
Proveedores: Permite registrar a los proveedores
divididos en entidades de compra (cada entidad tendrá su propio catálogo
independiente). El catálogo consiste en los siguientes parámetros:
- La clave numérica.
- El nombre.
- La cuenta contable enlazada, que permite generar la póliza en compras de crédito enlazadas a la contabilidad.
- El R.F.C.
- Su estatus ( alta o baja ).
- Datos de contacto ( dirección, colonia, población, C.P. teléfonos, fax, e-mail, nombres de personas de contacto etc. ).
- Propiedades ( días de crédito, límite máximo de crédito, fecha de última compra, nuestro descuento, etc. )
- Observaciones del proveedor.
En este módulo se generan los anticipos a proveedores, y altas
directas de cuentas por pagar. A estos registros se les dará seguimiento
dentro del módulo de cuentas por pagar. Los anticipos generan
automáticamente el movimiento de caja o banco pertinente.
Cuentas por pagar.
Las cuentas pueden representar anticipos, cuentas por pagar, pagos,
saldos, aplicación de anticipos, descuentos por aplicación y devolución
de anticipos:
- Las cuentas pueden estar en distintas monedas.
- Se
lleva una clave única de identificación de cuenta, la fecha de alta, y
el proveedor al que se le aplicó la cuenta o el anticipo.
- Los
pagos a estas cuentas generarán el movimiento de caja o banco
automáticamente, y su movimiento contable en caso de enlace a la
contabilidad.
- Se aplican anticipos previos a las cuentas.
- Se
pueden cancelar pagos o aplicaciones de anticipos previamente
realizados, cancelando automáticamente el movimiento de caja o banco
generado.
- Permite hacer devoluciones de anticipos, los cuales también generarán los movimientos de caja o bancos automáticamente.
Ordenes de Compra.
Estas fungen como órdenes estándar y como plantillas para Recepciones y
Compras, nos sirven para pre-definir una compra. Su estructura maneja lo
siguiente:
- El cabecero de la orden.
- Su número consecutivo según su entidad.
- La referencia.
- Si está pactada a crédito o a contado.
- La moneda y tipo de cambio pactados.
- El proveedor.
- La fecha de la orden y de Recepción.
- Las observaciones de la orden.
En el detalle podemos generar los productos que pensamos recibir y capturar:
- La clave.
- La cantidad a recibir.
- El precio pactado de ese producto.
- El descuento de esa partida.
- Los impuestos.
- Las observaciones del producto.
Recepciones.
Su estructura es idéntica a las ordenes de compra por lo que se
pueden generar automáticamente desde una orden, o directamente en este
módulo. En forseti, una recepción representa solo la entrada del producto al almacén por lo tanto, al ingresar una recepción directa o indiréctamente, se generará
de manera automática el movimiento al almacén con su póliza de costos respectiva (
si es que esta bodega se enlaza a la contabilidad ).
Compras.
En forseti, una compra representa todo lo involucrado a la compra de materias primas y su estructura es idéntica a las ordenes y recepciones, por lo tanto
se pueden generar automáticamente desde una orden o una recepción, o
directamente en este módulo. Al ingresar una compra, se generará de
manera automática el movimiento al almacén (solo si es directa o
generada por una orden, porque si es generada por la recepción, no generará movimiento de entrada de materias primas al almacén porque ya fue generado por la recepción), en caso de ser a crédito, generará su cuenta por pagar, en el caso de ser de contado, su movimiento de caja o banco. Todo lo
anterior con sus respectivas pólizas (si es que esta entidad de compra
se enlaza a la contabilidad).
Devoluciones.
Permite generar rebajas o devoluciones de material (en caso de devolver
un producto al proveedor). Se puede optar por la devolución parcial o
total de la compra asociada. Una devolución parcial vendría siendo por
ejemplo, solo la mitad de la cantidad total de la partida 1 que contiene
el producto X, y nada de la partida 2 que contiene el producto Y. Su
estructura es la misma que la de las compras, y permite generar la
entrada a la caja o banco en devoluciones de contado, o saldar la cuenta
por pagar que generó la compra original bajo algún concepto, por
ejemplo "devolución por producto defectuoso".
Políticas.
Aquí simplemente registramos los precios de cotización de productos para
tenerlos actualizados y que desde otros módulos podamos generar
procesos y reportes de costos, precios de venta sugeridos, etc.
Gastos.
En este módulo se puede llevar un control minucioso de los gastos
menores y gastos mayores de la empresa. Al igual que en otros módulos,
los gastos se pueden o no enlazar a la contabilidad. Con el apoyo del
módulo de vales de caja se puede complementar este módulo definiendo un
gasto directamente en los vales, para después poder generar el gasto
automáticamente desde aquel módulo.
Los gastos también se pueden ingresar directamente a través de una hoja
de captura de gastos. El cabecero de la hoja de gastos contendrá la
misma estructura que una compra. Con los gastos a crédito, se genera
automáticamente la cuenta por pagar, así mismo, con los gastos de
contado se genera el movimiento de caja o banco. Un gasto generará su
póliza según las reglas de la clave del gasto ( véase módulo de
catálogos ), siempre y cuando la entidad del gasto se enlace a la
contabilidad.
NOTA: Tanto recepciones como compras y gastos, pueden ser capturadas también, por medio de un archivo xml que represente un CFDI.
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