El Centro de Control del CEF es la columna vertebral de una empresa instalada en el servidor Forseti. Los módulos de esta sección están destinados a proveer a la empresa, las configuraciones, propiedades y procesos globales que intervienen en ella. Este puede ser un buen punto de partida para empresas que recién se han dado de alta en el servidor. A continuación, se muestra una breve introducción a los módulos del Centro de Control.
Saldos.
Este módulo permite definir los saldos iniciales a empresas que ya tienen tiempo desarrollando sus proceso, y están migrando su administración a Forseti desde otros sistemas. Este módulo nos permite definir los inicios de saldos de:
- Cuentas Contables.
- Cajas y Bancos.
- Proveedores.
- Clientes.
- Almacén.
Independientemente del inicio de los saldos que es un proceso que se acaba una ves que estos se hayan sincronizado, este módulo nos permite también, realizar tareas administrativas constantes de actualización de distintos tipos de datos, que se lleva a cabo durante la vida útil del sistema. Estas actualizaciones incluyen:
- Ajuste de existencias en las bodegas.
- Ajuste de niveles en fórmulas para el óptimo cálculo del costo de productos que la empresa produce.
- Actualización de saldos del inventario.
- Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén.
- Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.
- Actualización de saldos de las cajas y cuentas bancarias.
- Actualización de saldos de proveedores.
- Actualización de saldos de clientes.
Administración de roles.
Este módulo nos permite gestionar todo lo referente a los roles de la empresa. En Forseti, un rol se puede ver como un usuario del sistema, el cual tiene sus propios permisos a los distintos módulos y procesos del CEF. En este módulo, agregamos, cambiamos, eliminamos, asignamos los permisos pertinentes, enlazamos los roles a
las distintas entidades, y enlazamos a los distintos reportes de la empresa.
Entidades.
Este módulo es de suma importancia, y nos permite la configuración total de
cómo queremos que trabajen nuestras entidades en Forseti. Una entidad en Forseti, se refiere a la división lógica de las distintas áreas de trabajo como pueden ser puntos de compra, puntos de venta, puntos de producción o zonas de nómina, o a la división física que incluyen las distintas cajas, cuentas bancarias o bodegas de la empresa. En este
módulo vamos a dar de alta y a cambiar los parámetros de cada una de las entidades de nuestra empresa.
Periodos.
En Forseti, toda la información que se pretenda agregar a la base de datos de la empresa se organiza por medio de periodos. Cada periodo representa un mes en el tiempo, lo cual nos permite dividir por meses la información. En Forseti, debe existir el periodo antes de poder agregar facturas, gastos, pólizas, etc., y estos periodos se gestionan a través de este módulo.
Variables.
Nos permite manipular las configuraciones del sistema definiendo valores
generales de varios tipos de variables como alfanumérico, decimales,
enteras, fecha y hora y otros. Estas variables están enfocadas a procesos globales del sistema como por ejemplo, la definición del valor del
salario mínimo o el nivel máximo en el catálogo
de cuentas contables. Las variables se agrupan por tipo, y estos son:
- Variables de contabilidad.
- De caja y bancos.
- Almacén.
- Compras.
- Ventas.
- Producción.
- Nómina.
- Sistema ( Enfocadas a procesos del sistema y no a procesos empresariales ).
- Usuario. Estas se pueden agregar por ejemplo, para cuando se
desarrolla un reporte de usuario que necesita algún parámetro
preestablecido.
Monedas.
Este módulo nos permite, agregar o cambiar monedas y su tipo de cambio. Estas son las monedas que soportará el sistema para poder dar de alta
entidades bancarias, y poder vender o comprar en estas monedas.
Vendedores.
En este módulo manejamos las claves y comisiones asignadas a cada vendedor. A pesar de que el módulo de vendedores podría considerarse como parte del módulo de ventas, se incluyó en el Centro de Control porque se consideró de una importancia global, ya que sin ventas, ninguna empresa con fines de lucro tendría sentido de ser.
Formatos.
El módulo de formatos permite la gestión de las estructuras para la generación de impresiones de
algún tipo de registro como facturas, pedidos, cheques etc. Aquí
podemos darlos de alta, revisarlos y cambiarlos.
CFDI, CE y GDE.
Este módulo nos permite la configuración de la empresa, para poder emitir Comprobantes Fiscales
Digitales necesarios para la Facturación, Notas de crédito, Remisiones,
Cartas Porte y Recibos de Nómina. En este módulo podemos configurar:
- Datos del emisor.
- Uno o varios certificados.
- Una o varias entidades de expedición.
Con estos elementos configurados, Forseti puede generar
comprobantes fiscales digitales ( CFD ) en forma de traslados, ingresos y
egresos. Este CFD puede ser sellado directamente por el PAC Edicom, o
indirectamente por el servicio forseti PacConn de algún servidor Forseti
instalado en la nube, el cual utiliza el PAC Edicom para el sellado. El
porqué de Edicom, es porque Edicom ofrece un servicio web bastante
estable y su API está liberada bajo una licencia de software libre.
Este módulo también nos permite generar los archivos xml de
contabilidad electrónica "CE" de la balanza, catálogo de cuentas y
pólizas, que son requeridos por hacienda a partir de 2015. Este módulo
también genera un archivo de estatus el cual informa de anomalías y/o
alertas en los xml. Un ejemplo sería un registro de póliza de ingresos
donde el campo de RFC está vacío o la cuenta bancaria está indefinida.
Por último, este módulo nos permite desenlazar y eliminar documentos CFDI generados externamente, por ejemplo, por el portal del SAT u otro sistema de cómputo, los cuales han sido cargados a forseti y enlazados a registros de compra, venta, recibos de nómina, etc.
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