En Forseti, el módulo de compras incluye un submódulo de gastos que tiene el propósito de que cualquier persona (por ejemplo una secretaria o un encargado de caja), pueda agregar gastos, sin tener que mover directamente la contabilidad. El módulo de catálogo de gastos del CEF te permite gestionar las claves de estos gastos y sus enlaces a cuentas contables.

El panel izquierdo aparece vacío porque no se utiliza en este módulo. En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• *. La ficha comodín, permite filtrar todos los gastos no importando con qué inicial comience su descripción.
• Inicial... Esta ficha filtra y muestra los gastos donde su descripción comience con la inicial seleccionada.

• Todos. Muestra los gastos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén vigentes o descontinuados.
• Vigentes. Muestra únicamente los gastos que están activos. Estos sirven para generar compras de tipo gastos, directos desde el módulo de gastos o indirectos desde el módulo de vales de caja.
• Descontinuados. Esta ficha muestra aquellos gastos que se han descontinuado.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Clave. Es la clave del gasto.
  
• Descripción. Indica la descripción de este gasto.
• Linea. Muestra la descripción de la linea a la que pertenece este gasto. Según catálogo de lineas.
• ST. Muestra el estatus del gasto (Vigente o Descontinuado).

NOTA: Los gastos vigentes siempre aparecen en color negro, mientras que todos los descontinuados aparecen en color rojo.

Definir Gasto.

Permite definir nuevas claves de gasto en el catálogo. El formulario para Definir un nuevo gasto, posee los siguientes objetos:

• Clave. Indica aquí la clave de este gasto. Esta es la clave que manejará Forseti para todos los proceso internos.
• Uso interno. Si se selecciona, el gasto formará parte de un almacén de utensilios donde se podrán verificar existencias y generar salidas. Esto es importante para gastos del tipo "abastecimiento", donde se desee tener un mejor control. Por ejemplo, se pueden definir como internos, los consumibles como los tóner de impresoras, artículos de papelería, artículos de limpieza, herramienta, etc., mientras que gastos como la luz o el agua, no deberían de considerarse dentro de este tipo de gastos. 
  
• Descripción. Es la descripción del gasto.
  
• Máximo. Es el precio máximo que podemos pagar por este producto o servicio. Se usa para proteger el costo. Si se rebasa el máximo, fallará la transacción y no se podrá ingresar el gasto. NOTA: Si el máximo es de cero, se ignorará, y se permitirá especificar cualquier costo por muy alto que este sea. 
• Linea. Ingresa aquí la clave de la linea según el catálogo. Si se ingresa a partir del catálogo de lineas emergente, la descripción de la linea aparecerá justamente después de la clave. NOTA: Las lineas deben existir previamente en el catálogo de lineas del tipo "gastos".
• Estatus. Selecciona el estatus del gasto. Este no tiene mucho sentido a la hora de definir un gasto ya que si se define como descontinuado, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos redefiniendo el gasto, para fines de bloqueo.
• Observaciones. Puedes ingresar aquí, alguna observación para este gasto.
  
• *IVA - Selecciona para aplicar iva a este registro. Si está seleccionado, significará que este, es un tipo de gasto que lleva iva a una tasa mayor al 0%. La tasa real será tomada de la entidad que maneje la compra.
• Del cual se deduce. Es el porcentaje del IVA acreditable que realmente se deducirá. Este es un dato para identificar los gastos donde existen límites deducibles. Por ejemplo, hacienda determina que las comidas de trabajo dentro de los alrededores, solo se pueden deducir hasta en un 8.5% del total de la factura, así que una clave de este tipo de gasto debería de tener 8.5% en este dato. Para ver esto en en ejemplo, supongamos que el gasto COM - "Comidas de trabajo" estuviera enlazado a la cuenta contable 1000-001 - "Gastos Administrativos", y por otro lado, el IVA Acreditable a la cuenta 5000-001. Ahora supongamos que el gasto se facturó por $1,000.00 mas el IVA de $160.00; En un gasto común, esto generaría la póliza por $1000.00 a la cuenta 1000-001 y $160.00 a la cuenta 5000-001. En cambio, este gasto generará la póliza por $85.00 a la cuenta 1000-001, $13.60 a la 5000-001, y el resto del gasto ($915.00) y del IVA ($146.00), a la cuenta de gastos no deducibles registrada en la variable CC_GND, en la sección de compras del centro de control.
• *% IEPS. En caso de que este tipo de gasto genere el pago de IEPS, deberás indicar el porcentaje, de lo contrario, déjalo en cero.
• *% IVA Retenido. En caso de que necesites retener iva por este tipo de gasto, deberás indicar el porcentaje, de lo contrario, déjalo en cero.
• *% ISR Retenido. En caso de que necesites retener isr por este tipo de gasto, deberás indicar el porcentaje, de lo contrario, déjalo en cero.

* Este dato es tomado de este registro al momento de capturar un gasto o generarlo desde el vale de caja, sin embargo, si el gasto se captura directamente sobre el módulo de gastos, se podrá mover para ajustarlo conforme a la factura del proveedor, si es que esta, maneja un porcentaje diferente.

Al definir un gasto, debemos ingresar la, o las cuentas contables a las que se dirigirá. Forseti soporta varias cuentas para un tipo de gasto. Para entender esto, pongámoslo en un ejemplo. Supongamos que en nuestro negocio dividimos el gasto telefónico en dos partes, una administrativa y otra de ventas. Entonces, el gasto TEL - "Teléfono" puede estar enlazado a la cuenta contable 1000-001 de Gastos Administrativos en un 25% y a la cuenta contable 1000-002 de Gastos de Venta en un 75%. Al generar el gasto TEL por $1,000.00, $250.00 irán a la cuenta 1000-001 y $750.00 a la 1000-002. Existen algunas reglas a la hora de direccionar un gasto:

1. La suma todos de los porcentajes deben dar un total del 100%, de lo contrario, no se podrá definir el gasto.
2. Es obligatorio agregar por lo menos una cuenta contable.
3. Los impuestos nunca deben incluirse como parte del direccionamiento del gasto, porque si se hace esto, al capturarlo, se disminuirá en la póliza la cuenta del gasto, y se duplicará la cuenta del impuesto.
4. En entidades que no están enlazadas a la contabilidad, estos datos serán ignorados.

El detalle de direccionamiento del gasto hacia las cuentas contables contiene los siguientes objetos:

• Cuenta. Aquí se inserta el número de cuenta a la que se dirigirá el gasto, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres, insertarla directamente. Recuerda que el sistema puede auto-completar.
• Nombre. Es informativo de la partida, el nombre o descripción de la cuenta aparecerá cuando se ingrese la cuenta a partir del catálogo.
  
• Porcentaje. Debes ingresar el porcentaje de direccionamiento.

Al definir un gasto en Forseti, si este se define como de uso interno, debemos decidir si lo vamos a manejar, o no lo vamos a manejar, en cada una de las bodegas de utensilios, para ello, cada bodega contendrá una partida con los siguientes objetos:

• Bodega. Informativo, muestra la ficha de la bodega de utensilios.
• Manejo. Debes indicar si, sí, o si, no, se manejará el gasto en esta bodega.
  

NOTA: Aunque se indique que si se manejará en las bodegas, si este gasto no se define como de uso interno, de todos modos, no se podrán verificar sus existencias ni generar sus salidas. Debes indicar forzosamente que este gasto es de uso interno para poder manejarlo en cualquier bodega.

Redefinir Gasto.

Este proceso permite cambiar la definición, los detalles de direccionamiento, y el manejo en bodegas de un gasto.

Consultar Gasto.

Este proceso permite consultar la definición, los detalles de direccionamiento, y el manejo en bodegas de un gasto.