En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de compras del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los proveedores de la primera entidad disponible.

En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• *. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los proveedores dados de alta en esta entidad.
• A, B, C.... Filtra y muestra solo a los proveedores con la inicial seleccionada.

• Todos. Muestra los proveedores que tengan cualquier estatus, ya sea que estén dados de alta o de baja.
• Altas. Muestra únicamente los proveedores dados de alta actualmente en esta entidad.
• Bajas. Esta ficha muestra aquellos proveedores que fueron dados de baja. Los proveedores dados de baja no se podrán utilizar más, pero se podrán revertir a su estatus de alta en cualquier momento.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Núm. Representa el número de proveedor en esta entidad de compra.
  
• Nombre. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro proveedor.
• ST. Muestra el estatus del proveedor (Alta o Baja).
• Saldo. Representan los saldos de la deuda con nuestro proveedor en cada diferente moneda.
  
• Contacto. Es la persona de contacto con nuestro proveedor. Esta puede ser la encargada de compras por ejemplo.
• Tel. Representa los teléfonos de nuestro proveedor.
  
• Mail. Es el correo electrónico de nuestro proveedor.

NOTA: Los proveedores dados de alta siempre aparecen en color negro y todos los dados de baja en color rojo.

Agregar proveedor.

Permite agregar un nuevo proveedor. Como ya se ha dicha anteriormente, los proveedores se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos las entidades de Guadalajara y Monterrey y estamos en la entidad de Monterrey, no podremos agregar en Guadalajara, en este caso tendríamos que cambiarnos primero a Guadalajara para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo proveedor, se divide en tres secciones que son Datos generales, Dirección y contacto y Propiedades, que a continuación se explican:

1) Datos generales

• Clave. Indica aquí la clave numérica para este proveedor en esta entidad.
• Nombre. Es el nombre del proveedor. Este debe ser el nombre de la persona física o persona moral.
  
• Cuenta. Es el enlace de este proveedor a la cuenta contable que se registrará en la póliza al momento de hacer una compra de crédito. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
  
  • Cuando esta entidad sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de diario perteneciente a la compra de crédito.
  • Cuando esta entidad no sea contable, ignorará esta cuenta porque no registrará ninguna póliza.
  • Cuando la compra se realice de contado, ignorará esta cuenta porque formará la póliza de egresos con la cuenta contable del banco y no de este proveedor.
    
• RFC. Debes ingresar aquí el RFC del proveedor. Este será utilizado para soporte de la contabilidad electrónica al momento del pago. También es utilizado por el sistema de captura a través de la factura electrónica de la compra para hacer algunas verificaciones. Este debe estar limpio, sin guiones, y con mayúsculas.
  
• Estatus. Selecciona el estatus del proveedor. Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta un proveedor ya que si se da de alta como baja, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos cambiando el proveedor con fines de bloquearlo.
  

2) Dirección y contacto.

Representan los datos del proveedor bajo la estructura siguiente:

• Calle.
• No. Exterior.
  
• No. Interior.
• Colonia.
• Localidad.
• Municipio.
  
• Código Postal.
• Estado.
• País.
• Teléfono.
• Fax.
• Correo electrónico.
• Persona de cobranza. Nombre de la persona encargada de la cobranza de nuestras facturas.
• Persona de ventas. Nombre de la persona con la que hacemos los tratos de compra con nuestro proveedor.

3) Propiedades

• Días de crédito. Indica aquí los días que este proveedor nos dará crédito. En caso de que este proveedor no nos brinde crédito, este valor debe ser cero. Forseti utiliza los días de crédito como seguridad para decidir si se pueden ingresar compras a crédito, en el caso de que no tengamos días de crédito, solo se podrán ingresar compras de contado con este proveedor, de lo contrario, se podrán ingresar compras tanto de crédito como de contado. Además los días de crédito permiten al sistema calcular el vencimiento de nuestras cuentas por pagar y a realizar reportes de cuentas como historial de deudas, etc.
• Límite de crédito. En caso de que el proveedor nos brinde crédito (se deben especificar los días de crédito) debemos establecer un límite para este. Forseti utiliza este límite como seguridad para decidir si se pueden ingresar mas compras a crédito. El límite funciona de la siguiente manera:
  
  • Si el límite es cero, se podrán realizar cualquier cantidad de compras a crédito a este proveedor sin importar nuestras deudas.
  • Si el límite es mayor a cero, solo se podrán realizar compras a crédito donde la suma del total de la compra actual más el total de nuestras deudas con el proveedor sean menor o igual a éste límite.
  • En caso de compras de contado, se podrán realizar compras a este proveedor sin importar las circunstancias de crédito.
  Como el límite de crédito debe estar expresado en moneda nacional y tanto las cuentas por pagar como las compras actuales pueden estar establecidas en distintas monedas, se utilizará el tipo de cambio establecido en el módulo de monedas para calcular la deuda total con el proveedor y proceder al registro o rechazo de la compra de crédito.
• Fecha de nuestra última compra. Debes indicar la fecha de la última compra con este proveedor. Este dato se actualizará automáticamente al ir realizando compras y se utiliza para la generación de reportes principalmente.
• Descuento. Ingresa aquí el porcentaje de descuento general que nos brinda el proveedor. Este se aplicará a cada partida de la compra en caso de no especificar algún otro descuento directamente al capturar. Si a una partida en especial se le aplica otro descuento, el descuento de este campo será sustituido por el descuento establecido directamente en la compra.
  
• Cuenta. Descontinuada... Se utilizaba para especificar la cuenta bancaria en la contabilidad electrónica. Ahora es necesario especificar el método de pago y otros datos directamente al realizar el pago. Se puede dejar en blanco, y se muestra solo para dar soporte de compatibilidad con versiones anteriores.
• Banco. Descontinuado al igual que la cuenta.
• Observaciones. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este proveedor.
  

Cambiar Proveedor.

Este proceso permite cambiar los datos generales, dirección y contacto y propiedades de un proveedor.

Consultar Proveedor.

Permite hacer una consulta del proveedor.

Agregar Anticipo.

Este proceso permite generar pagos anticipados a nuestro proveedor. En forseti, los anticipos se utilizan para realizar un pago a un proveedor del cual aún no hemos registrado la compra de crédito porque no nos la ha mandado o por cualquier otro motivo. Posteriormente, cuando la compra sea registrada y se genere automáticamente nuestra deuda (la cuenta por pagar) podremos proceder a aplicar este anticipo desde el módulo de cuentas por pagar. El formulario para agregar un anticipo contiene los siguientes objetos:

• Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor al cual vamos a realizarle el anticipo.
  
• Fecha. Debes indicar la fecha del anticipo.
  
• Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas realizando este anticipo.
  
• Moneda. Debes especificar la moneda en la que esperas que tu proveedor te vaya a facturar.
  
• Tipo de cambio. Si el proveedor te facturará en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio para este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  
• Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda que esperas que tu proveedor te vaya a facturar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el pago y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura que esperas de tu proveedor, el movimiento bancario de retiro se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

1. Si el anticipo es en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional.
2. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
3. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
4. Fallará si se intenta hacer el retiro de un anticipo en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el anticipo y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

NOTA IMPORTANTE: En caso de que realices un anticipo en moneda nacional, pero tu factura te la entrega el proveedor en moneda extranjera, no podrás aplicarle este anticipo. En ese caso, necesitarás cancelar el anticipo y volverlo a registrar pero en la moneda extranjera, o pedirle a tu proveedor que te facture en moneda nacional para poder aplicar.

 Agregar Cuenta.

Este proceso permite generar altas de cuentas por pagar directamente a nuestro proveedor. En forseti, las cuentas por pagar representan nuestras deudas y por lo general se registran automáticamente al realizar una compra de crédito desde el módulo de compras o gastos, sin embargo, existen ocasiones en donde será necesario registrar una cuenta por pagar directamente a través de este proceso, como por ejemplo, si necesitamos registrar una deuda al proveedor sin afectar el módulo del almacén que resultaría de ingresar una compra. Al ingresar la cuenta directamente, ya tendremos la base de nuestra deuda al proveedor y podremos proseguir a ir registrando sus pagos a través del módulo de cuentas por pagar. El formulario para agregar una cuenta por pagar contiene los siguientes objetos:

• Proveedor. Informativo, contiene el nombre del proveedor al cual daremos de alta su cuenta por pagar.
  
• Fecha. Debes indicar la fecha de la cuenta por pagar.
• Clave. Es la clave del concepto de alta definido por el usuario para esta cuenta, según el catálogo de conceptos de cuentas por pagar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por pagar, y dictaminan la manera en que afectará esta cuenta en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar cuentas creadas automáticamente por los módulos externos de compras y gastos.
• Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas dando de alta esta cuenta por pagar.
  
• Moneda. Debes especificar la moneda de la cuenta.
  
• Tipo de cambio. Si la cuenta está en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  
• Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda especificada.