En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• Especial. La ficha de especial, permite filtrar los gastos de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
• Hoy. Filtra y muestra solo los gastos de hoy (esta es la selección por defecto).
• Semana. Filtra y muestra los gastos pertenecientes a los últimos siete días.
• Meses... Esta ficha filtra y muestra los gastos del mes seleccionado.

• Todos. Muestra gastos con cualquier estatus, ya sea que estén generados o cancelados.
• Generados. Muestra los gastos que fueron recientemente generados directamente en este módulo o a través del módulo de vales de caja.
  
• Cancelados. Esta ficha muestra aquellos gastos que se han cancelado. Los gastos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Núm. Es el número consecutivo del gasto, según la entidad a la que pertenece.
  
• Fecha. Indica la fecha del gasto.
• Ref. Esta es una referencia del gasto. Por lo regular se presenta en este campo un número que identifique la factura del proveedor.
  
• ST. Muestra el estatus del gasto (Generado o Cancelado).
• Total. Indica el importe total de este gasto.
  
• Proveedor. Muestra el nombre del proveedor de nuestro gasto.
• Ref. Muestra la referencia del módulo auxiliar a manera de "Módulo|ID|Entidad||" que creó este gasto. Los gastos generados directamente en este módulo, no tienen ninguna referencia.
• CFDI. Muestra el documento fiscal previamente cargado a forseti, que se ha enlazado a este gasto. Este puede ser uno de los siguientes:
  
  • ---. Ningún documento se ha enlazado.
  • PDF. Se ha enlazado tanto el archivo XML como el archivo PDF de una factura electrónica CFDI .
  • TFD. Solo se ha enlazado el archivo XML de la factura electrónica CFDI.
    
  • CBB. Se ha enlazado un comprobante fiscal impreso.
  • EXT. Se ha enlazado una factura extranjera.
  • MIX. Se han enlazado varios documentos a este gasto.
    

NOTA: Los gastos generados siempre aparecen en color negro y todos las cancelados aparecen en color rojo.

Permite agregar nuevos gastos desde cero. Los gastos se agregan y se cargan los documentos según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos la entidad de gasto ECATEPEC e IZTAPALAPA, y estamos en la entidad IZTAPALAPA, no podremos agregar o cargar el documento en ECATEPEC. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la entidad de gasto de ECATEPEC, para poder proseguir. El formulario para Agregar un gasto nuevo, posee los siguientes objetos de cabecero:

• No. Gasto. Informativo, indica el número de gasto que se agregará.
• Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia a este gasto, por ejemplo, el número de factura del proveedor.
• Fecha. Indica aquí la fecha del gasto.
• Fecha de entrega. Esta puede ser la misma fecha.
  
• Pago. Este puede ser Contado o Crédito, e indica las condiciones de pago para este gasto. No se podrán agregar gastos a crédito si el proveedor es el genérico (proveedor con el número cero).
  
• Proveedor. Es la clave del proveedor para este gasto según el catálogo de proveedores establecido en el módulo de proveedores para esta entidad de gasto. Este proveedor debe ser seleccionado antes de ingresar los detalles del gasto, ya que si se selecciona un nuevo proveedor después de haber ingresado alguna partida en el detalle, estas serán automáticamente eliminadas y se tendrán que volver a ingresar. Al agregar el número de proveedor, el sistema llenará los datos de este, estableciendo los siguientes datos informativos del gasto:
  
  • R.F.C.
  • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor.
  • Dirección.
  • Colonia.
  • Población.
  • C.P.
  • Tels. Los teléfonos de contacto.
  NOTA IMPORTANTE: El proveedor por defecto número cero se usa regularmente para definir gastos de contado hechos directamente en el mostrador y pagados en efectivo o con cheque al portador, o para especificar varias facturas de gastos en lo que llamamos un reembolso.
  
• Moneda. Indica aquí, la moneda de negociación para este gasto.
• TC. Si la moneda de negociación está en moneda extranjera, debes indicar aquí el tipo de cambio. Este tipo de cambio será utilizado para calcular la cuenta por pagar o el pago en caso de ser compra de contado. También se ocupará para la póliza en caso de que la entidad de gasto se enlace a la contabilidad.
  
• Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará la entrada en caso de utensilios de trabajo.
• Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
• Observaciones del documento. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este gasto. NOTA: Este objeto se muestra en el pie del formulario.
  

Para llenar los detalles de cada partida que contendrá el gasto, contamos con los siguientes objetos:

• Cant. Indica la cantidad. En gastos de utensilios, se utiliza por lo regular la cantidad comprada, mientras que en otros tipos como por ejemplo luz, agua, honorarios, etc., utilizaremos la unidad, osea 1.
• Clave. Aquí se inserta la clave del gasto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  
• Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del gasto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
• Precio. Si no se ingresa el precio, la partida se ingresará con el último costo del proveedor, o el último costo del gasto (en caso de que no se haya comprado nunca a este proveedor), de lo contrario, este será el precio de compra.
  
• Importe. No contiene objeto. Este es un espacio informativo de partidas previamente insertadas, y muestra el importe de la partida resultante de la cantidad multiplicada por el precio.
• Desc. Si no se ingresa descuento, la partida buscará el descuento general de nuestro proveedor establecido en el catálogo de proveedores y en caso de que encuentre un descuento lo ingresará. Si se ingresa, éste descuento será aplicado a la partida.
• IVA. Si no se ingresa IVA, procederá a revisar lo siguiente:
  
  1. Si el gasto aplica IVA, entonces se especificará el porcentaje según lo establecido en la entidad de gasto.
  2. Si el gasto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida.
  Si se ingresa un porcentaje directo de IVA, procederá como sigue:
  
  1. Si el porcentaje de IVA en la entidad está marcado como 0% (por lo regular para entidades de gasto no contables), entonces ignorará este dato y especificará el IVA en 0%.
  2. Si el porcentaje en la entidad es mayor que 0%, entonces aplicará este dato como porcentaje de IVA. 
• IEPS. Si no se ingresa porcentaje de IEPS, la partida buscará el IEPS establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de IEPS será aplicado a la partida.
• R/IVA. Si no se ingresa porcentaje de retención de IVA, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de IVA será aplicado a la partida.
• R/ISR. Si no se ingresa porcentaje de retención del ISR, la partida buscará el porcentaje establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre uno lo ingresará. Si se ingresa directamente, éste porcentaje de retención de ISR será aplicado a la partida.
• Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida.

Al ir agregando cada partida al gasto, los datos de los impuestos IVA, IEPS, R/IVA y R/ISR aparecerán en el formato tasa:importe. Además irá cambiando la información de los totales, la cual establece los datos siguientes:

• Importe. Es la suma total del importe de los detalles.
• Descuento. Es la suma total del descuento de los detalles.
• Sub Total. Se calcula sumando el importe menos el descuento.
• IVA. Es el total de IVA aplicado a este gasto.
• IEPS. Es el total de IEPS aplicado a este gasto.
  
• Retención de IVA. Es el total de retención de IVA.
• Retención de ISR. Es el total de retención de ISR.
• Total. Representa el gran total de la compra. Se calcula sumando el sub total más el IVA y el IEPS, menos las retenciones.

A continuación se muestra el camino que sigue el proceso al momento de aceptar el gasto:

A) Sobre el pago de contado. En caso de que las condiciones de pago se hayan establecido como "Contado", este proceso cargará el formulario para realizar el pago con una o varias entidades de caja y/o bancos y debes especificar los datos necesarios de los mismos según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en el gasto, los movimientos de retiro se podrán realizar bajo las siguientes reglas:

1. Si el gasto se registrará en moneda nacional, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional.
2. Si el gasto se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que los movimientos de estas cajas y/o bancos queden establecidos en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
3. Si el gasto se registrará en moneda extranjera, se podrá realizar el retiro desde una o varias cajas y/o bancos establecidos con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de egresos y en caso de que la entidad de compra esté enlazada a la contabilidad.
4. Fallará si se intenta hacer el retiro de un gasto en moneda nacional con bancos establecidos en moneda extranjera, o si el gasto y los bancos están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.
5. Fallará si alguna entidad de caja o banco seleccionada para el pago tiene distintos trazos contables que la entidad de gasto, por ejemplo, cuando la entidad de gasto es contable y se intenta pagar con una cuenta personal que no enlaza a la contabilidad.
6. En caso de éxito, se agregarán automáticamente el, o los movimientos de cada caja o banco seleccionados para el pago al módulo de cajas y/o de bancos respectivamente siguiendo las reglas de agregado de estos módulos.
7. En caso de que las cajas o bancos estén enlazados a la contabilidad, se generará una sola póliza de egreso que estará ligada a cada movimiento de caja o banco involucrado, y a su vez se generarán los registros de contabilidad electrónica por cada uno. Estos pueden ser registros de cheques, transferencias y otros métodos de pago.
   

B) Sobre un gasto a crédito. Cuando el gasto se haya establecido como "Crédito", se agregará un nuevo registro de cuenta por pagar siguiendo las reglas del módulo de cuentas por pagar y la deuda con este proveedor se actualizará. En caso de que la entidad de gasto esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario del gasto de crédito.

C) Sobre un gasto sin ningún método de pago específico. Cuando el gasto se haya establecido sin ningún método de pago, no se agregará ni movimiento de caja o banco, ni cuenta por pagar. En caso de que la entidad del gasto esté enlazada a la contabilidad, se generará la póliza de diario del gasto con su partida doble a la cuenta especificada en la variable "CC_COMPNP - Cuenta para registros de partida doble en compras o gastos sin ningún tipo de pago, ni crédito, ni contado", establecida en el módulo de variables de la sección de compras del centro de control del CEF. (ver inciso E para determinación de la póliza)

D) Sobre el movimiento al almacén de utensilios. El comportamiento para el movimiento de entrada al almacén de utensilios dependerá de varios factores al momento de ingresar el gasto:

1. Si la entidad de gasto tiene seleccionada la opción "No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios", no se agregará ningún movimiento al almacén de utensilios al agregar este gasto.
2. Solo se agregarán al movimiento de entrada los gastos que contengan la opción "Uso interno" establecida en el catálogo de gastos. En caso de que el gasto no contenga ninguna clave de uso interno, no se agregará ninguna entrada al almacén de utensilios.
   
3. Aunque la bodega asociada a esta entidad se enlace a la contabilidad, los movimientos al almacén de utensilios generados al agregar gastos no generarán ninguna póliza de costo ya que un gasto a diferencia de una compra, es precisamente eso, un gasto, mas no una inversión, por lo tanto, el almacén de utensilios solo está destinado al control de las existencias de utensilios de uso interno como lo son, consumibles, herramientas, etc. 
   

E) Sobre la póliza del gasto. En caso de que la entidad de gasto se enlace a la contabilidad, el comportamiento para formar la póliza del gasto dependerá en gran medida de las propiedades especificadas en cada clave del catálogo de gastos. Para un detalle del seguimiento de esta póliza te sugiero revises la documentación del catálogo de gastos.

Consultar Gasto.

Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles del gasto seleccionado.

Enlazar a Gasto.

Permite enlazar un CFDI, CBB o Factura extranjera previamente cargados a esta entidad, a un registro de gasto en forseti. En el caso de CFDIs, permite construir a partir del archivo XML, un gasto nuevo el cual quedará registrado y enlazado a este. En caso de facturas CBB y extranjeras, el registro del gasto en forseti deberá hacerse forzosamente a través del proceso "Agregar Gasto" y posteriormente proceder a enlazarlo con la factura previamente cargada.

A) Enlace de CFDIs, CBBs y Facturas extranjeras a registros de gastos previamente agregados a través del proceso "Agregar Gasto". Enlazar un registro de gasto en forseti con su archivo XML, PDF, CBB o Factura extranjera es tan sencillo como seleccionar el registro del gasto, ejecutar este proceso, seleccionar el archivo deseado y dar aceptar, sin embargo, para que la transacción sea válida, tendrá que cumplir con las siguientes reglas:

1. El gasto no debe estar cancelado ni tener ya un documento enlazado.
2. El registro de gasto en forseti solo se podrá enlazar a un o varios documentos CFDI o a uno o varios documentos CBB o Factura extranjera, y en caso de seleccionar documentos mezclando CFDIs con otros tipos, fallará la transacción.
3. Es indispensable que la suma de los totales en los documentos coincida con el total en el registro de gasto. Por ejemplo, no se podrá enlazar uno o varios documentos donde la suma de los totales de cada uno sea de $1,000.00 a un gasto con total de $1,001.00.
4. Solo se podrán enlazar documentos CFDI si el tipo de documento es un ingreso.
5. En caso de que se intenten enlazar varios documentos CFDI, CBB o Facturas Extranjeras a un gasto, este debe contener el proveedor "cero". Por lo regular estos serán parte de un reembolso.

B) Enlace de CFDIs desde cero. Enlazar uno o varios documentos a un registro de gasto que se agregará a partir de este o estos CFDIs, es un proceso laborioso debido a la gran variedad y complejidad de los archivos XML de las facturas electrónicas. Para entender esto, debemos entender como está estructurado una factura electrónica. Nuevamente, esto se explica brevemente en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF. Para agregar y enlazar uno o varios archivos a un nuevo registro, primeramente deberemos ejecutar este proceso sin tener ningún registro de gasto seleccionado, esto abrirá el diálogo de archivos cargados y deberemos seleccionar los CFDIs. Al aceptar nos cargará una plantilla de registro de gasto conteniendo los conceptos de todos los xmls. Esta plantilla puede ser editada para que se ajuste a las cantidades y estándares de los CFDIs y poder agregarla como gasto definitivo. Para la carga inicial de estas facturas electrónicas, verificará y seguirá las siguientes reglas:

1. Los comprobantes que se hayan cargado deberán ser del tipo "ingreso" perteneciente a facturas electrónicas, ya que los comprobantes de egreso o traslado pertenecientes a recibos de nómina o cartas porte, no se podrán enlazar a un gasto. Esto lo revisa en el atributo tipoDeComprobante del elemento Comprobante.
   
2. Comprobará que el atributo RFC del elemento Receptor en los XMLs sean los mismos que el de la compañía registrado en el módulo de CFDI y CE en la sección Emisor del Centro de control del CEF. Si no coinciden fallará.
3. Verificará que los XMLs no manejen descuentos. Por el momento, la carga de gastos no soportan descuentos porque los CFDIs no se especifica a que producto(s) aplica cada descuento, lo que hace imposible determinar un costo verdadero.
4. En caso de que se carguen dos o mas archivos CFDI, estos deberán manejar el mismo tipo de cambio.
   

En caso de que pase las pruebas previas, procederá a llenar el cabecero de la plantilla del gasto de la siguiente manera:

• No. Gasto. Informativo, indica el número de gasto que se agregará.
• Referencia. Aparecerá por defecto la leyenda "s/r". Puedes sustituirla por algo pequeño que haga referencia a este gasto.
• Fecha. Tomará la fecha del atributo fecha del elemento Comprobante si se esta cargando un solo XML. En varios XMLs, tomará la fecha actual.
  
• Fecha de entrega. Seguirá la misma regla del objeto Fecha.
• Pago. Si se esta cargando un solo XML, determinará si es de crédito o contado buscando la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de gasto. En caso de coincidir, establecerá si es de crédito o contado según sus días de crédito. En caso de no existir en el catálogo se establecerá como contado.
  Si se cargan varios XMLs siempre será establecido de contado.
  
• Proveedor. Al igual que en el pago, si se esta cargando un solo XML, buscará la coincidencia del atributo RFC del elemento Emisor sobre el catálogo de proveedores en esta entidad de compra. En caso de coincidir, establecerá el número de proveedor. En caso de no existir en el catálogo se establecerá el proveedor de mostrador número cero.
  Si se cargan varios XMLs siempre se establecerá el proveedor de mostrador número cero.
  El sistema llenará los datos del proveedor, estableciendo los siguientes datos informativos en el gasto:
  
  • R.F.C. Será el del proveedor registrado en forseti o el RFC genérico en caso de que el proveedor sea el de mostrador.
  • Nombre. Es el nombre de la persona física o moral del proveedor según el catálogo en forseti.
  • Dirección.
  • Colonia.
  • Población.
  • C.P.
  • Tels.
• Moneda. Cuando se esta cargando un solo XML, determinará la moneda verificando el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante, por ejemplo, si el tipo de cambio es diferente de 1.0, sabemos que está en moneda extranjera y le asignará a la plantilla la moneda 2 (moneda de dolares por defecto en forseti). NOTA IMPORTANTE: Aunque en el archivo xml existe un atributo Moneda del elemento Comprobante, no se toma en cuenta porque este atributo no maneja un estándar para expresar la moneda lo cual por ejemplo, para una moneda expresada en dólares, este atributo puede ser "dolar", "dollar","dolares","dolares americanos",etc., lo cual hace imposible que el sistema deduzca la moneda. En caso de que la moneda sea euros u otra diferente de dólares, ésta se tendrá que establecer manualmente ya que forseti le asignará la moneda número 2 "dolares" cuando encuentre el tipo de cambio diferente de 1.0. Si no existe este atributo, asignará la moneda local número 1 "pesos".
  Si se cargan varios XMLs siempre asignará la moneda local número 1 "pesos".
• TC. Cuando se esta cargando un solo XML, tomará el tipo de cambio según el atributo tipoDeCambio del elemento Comprobante. Si este atributo no existe, asignará un tipo de cambio de 1.0.
  Si se cargan varios XMLs siempre asignará un tipo de cambio de 1.0.
• Bodega. Campo informativo de la clave de la bodega en la cual se agregará el movimiento al almacén de utensilios de este gasto.
• Nombre. Campo informativo del nombre corto de esta bodega.
• Observaciones del documento. Si se esta cargando un solo XML, agregará la leyenda "Carga desde Factura Electrónica:" seguida del UUID del CFDI.
  Si se cargan varios XMLs no contendrá observaciones. NOTA: Este objeto se muestra en el pie del formulario.

Ahora, procede a registrar cada concepto establecido en los elementos Conceptos de los archivos xml. Estos los llenará de la siguiente manera:

1. Obtendrá la cantidad, precio, descripción e importe de la partida, sin aplicar iva, iva retenido o isr retenido ya que no aparecen estos datos en cada concepto del archivo xml.
2. Para deducir la clave del producto se utilizará la descripción del concepto de este proveedor de la siguiente manera:
   
   1. Buscará si esta descripción existe en la base de datos. Esta base se va actualizando con cada compra que se va enlazando a través de este mismo proceso.
   2. En caso de que haya una coincidencia, utilizará la clave del producto enlazada a esta descripción para asignarla como clave.
   3. En caso contrario, la clave se dejará en blanco y se necesitará ingresarla manualmente, al fin y al cabo, está quedará registrada para futuras compras.
3. Al terminar con todos los conceptos de los archivos xml, procederá a revisar la concordancia del gasto contra los archivos y mostrará la plantilla del gasto con los mensajes de error que arroje esta revisión. NOTA: En caso de existir una concordancia sin errores, se podrá inmediatamente proceder a registrar el gasto, lo cual además, quedará enlazado al o a los archivos xml.
   

Determinando la concordancia...
La concordancia es un proceso que se corre para determinar la igualdad en los importes y los impuestos de cada concepto en los xmls contra cada linea de detalle del gasto en forseti, y que a partir de esta, la suma de los totales de los CFDIs coincidan con los totales del registro del gasto. Para entender bien este proceso, vamos a revisarlo paso a paso. Supongamos que nuestros xmls tienen los siguientes conceptos e impuestos:

Concepto cantidad="2.00" descripcion="Toner A123" importe="1200.00" unidad="PZA" valorUnitario="600.00000"
Traslado importe="192.00" impuesto="IVA" tasa="16.00"

Concepto cantidad="35.00" descripcion="Lápiz R10" importe="350.00" unidad="KG" valorUnitario="10.000000"
Traslado importe="56.00" impuesto="IVA" tasa="16.00"

Suponiendo que el utensilio Lápiz R10 no se ha registrado en la base de datos del proveedor de mostrador, no se asociará con ninguna clave del catálogo en forseti, por lo tanto, la revisión de la concordancia mostrará los siguientes mensajes:

ERROR: Partida 2: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo
Traslado 2 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:56.00). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo
Importes de IVA en el documento: 1 Importes de IVA en el XML: 2 Diferencia: -1
PRECAUCION: Total de IVA en el documento: 192.00 Total de IVA en el XML: 248.00 Diferencia: -56.00
ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 1742.00 XML, CBB o EXT: 1798.00

Como el Lápiz R10 no se asoció a ninguna clave, marcará el error ERROR: Partida 2: La clave esta vacía, debes establecer una clave del catálogo y además, el sistema no podrá determinar el iva ya que éste lo toma según lo establecido en el catálogo de gastos y la entidad, por lo tanto, el mensaje Traslado 2 IVA en XML: Sin concordancia en Documento (16.0:56.00). Una clave en el catálogo no esta manejando el IVA, mientras que este XML si lo está haciendo, nos está indicando que el traslado en el segundo xml que pertenece al impuesto del iva por una tasa del 16% y un importe de 56.00, no tiene concordancia con ningún registro en la plantilla del gasto. Los siguientes mensajes indican estadísticas de esta concordancia, mientras que el último mensaje ERROR: El total en el, o los CFDIs no corresponden al Total calculado en el registro a partir de estos registros. No se puede agregar. DOC: 1742.00 XML, CBB o EXT: 1798.00 nos indica que el total de la plantilla del gasto es diferente a la suma de los totales de los dos archivos xml. Como podemos darnos cuenta, la concordancia marca mensajes de "ERROR" y otro tipo de mensajes. Los mensajes marcados como de error son indispensables de corregir para que la plantilla de la compra se pueda agregar.

Para resolver el problema anterior, solo debemos establecer manualmente la clave del gasto al que asociaremos el Lápiz R10 y presionar el botón actualizar, suponiendo que nuestro utensilio aplica el IVA y nuestra entidad de gasto está establecida con un IVA de 16%. Al actualizar, correrá el proceso de la concordancia la cual determinará el iva de nuestro utensilio y lo comparará con el traslado que al final de cuentas, será el mismo, y por lo tanto, los totales de la plantilla del gasto y de los CFDIs serán ambos por 1798.00.

Al aceptar, se agregará el gasto de igual manera que el proceso "Agregar Gasto". También se agregará a la base de datos del proveedor la asociación de nuestras claves, con la clave o descripción de cada concepto de los CFDIs, definiendo así, futuras cargas del mismo utensilio. Finalmente, se asociará el gasto con los dos CFDIs.

Existen ocasiones como sucede con las facturas de combustible, donde sabemos que se genera un impuesto IEPS, pero en el xml no se muestra explícitamente, y por lo tanto, el proceso de concordancia parecerá fallar indefinidamente. Analicemos un archivo xml de gasolina:

Comprobante subTotal="3486.92" total="4026.92" ..............
Concepto cantidad="239.98" unidad="LITRO" noIdentificacion="95" descripcion="32011.MAGNA" valorUnitario="11.7491" importe="2819.54"
Concepto cantidad="53.53" unidad="LITRO" noIdentificacion="97" descripcion="32012.PREMIUM" valorUnitario="12.4674" importe="667.38"

Impuestos totalImpuestosTrasladados="539.99"
Traslado impuesto="IVA" importe="436.64" tasa="16.00"
Traslado impuesto="IVA" importe="103.35" tasa="16.00"

Aquí, el xml indica un subtotal de 3486.92 perteneciente a la suma de los importes de los conceptos por 2819.54 mas 667.38, lo cual es correcto, sin embargo, al agregar el 16% de iva, este debería quedar en 557.91 lo cual no coincide con el iva en el xml por 539.99. Desgraciadamente y debido a la poca o nada estandarización de los xml que se explica en la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF, podemos deducir, que el valor unitario lleva incluido el impuesto IEPS, y esto solo porque sabemos que los combustibles lo manejan. En estas circunstancias, y suponiendo que nuestras claves de combustible están establecidas en aplicar el IVA, entonces nuestro gasto se establecería de la siguiente manera:

Cant	Clave	Descripción	Precio	Importe	IVA	IEPS
239.98	MAGNA	GASOLINA MAGNA	11.7491	2819.55	16:451.13	0:00
53.53	PREMIUM	GASOLINA PREMIUM	12.4674	667.38	16:106.78	0:00
Importe					3486.93
Sub total					3486.93
IVA					557.91
IEPS					0.00
Total					4044.84

La columna IVA nos indica el iva aplicado a la partida de manera tasa:importe lo cual no coincide con los traslados del CFDI y por lo tanto, fallará la concordancia. Si establecemos el IVA manualmente sobre cada partida de la plantilla con 436.64 y 103.35 y actualizamos, la concordancia sería correcta, sin embargo, esta solución nos arrojaría un IVA del 15.486159 lo cual nos indica que el precio ya lleva incluido el impuesto IEPS. En caso de aceptar, la póliza del gasto quedará registrada sin la especificación del IEPS. Para solucionar este caso en particular, se debería recalcular el costo de cada partida para que al importe se le pueda aplicar manualmente el IVA y el IEPS para que quedara de la siguiente manera:

Cant	Clave	Descripción	Precio	Importe	IVA	IEPS
239.98	MAGNA	GASOLINA MAGNA	11.3718	2729.00	16:436.64	3.3181:90.55
53.53	PREMIUM	GASOLINA PREMIUM	12.0668	645.94	16:103.35	3.3192:21.44
Importe					3374.94
Sub total					3374.94
IVA					539.99
IEPS					111.99
Total					4026.92

Aquí hemos cambiado los precios de cada partida lo cual nos calcula un importe menor al del xml, sin embargo, al aplicarle el 16% de IVA ya nos coincide con el IVA establecido en el xml, además, incluimos el IEPS de cada una para que los totales coincidan. Al final de esta solución el proceso de concordancia ya no arrojará mensajes de error ya que el total en el xml y en la plantilla del gasto coinciden y queda a tu criterio el agregar o no agregar el gasto. Como podemos ver, esta solución es sumamente complicada debido a la falta de la estandarización del archivo XML, sin embargo, no todos los archivos xml se salen de la estandarización estipulada por el SAT, por lo tanto, la mayor parte de los gastos cargados desde facturas electrónicas pasarán el proceso de concordancia sin ningún problema.

Para ajustar la plantilla del gasto y que éste pase con éxito el proceso de concordancia, contamos con los siguientes objetos de formulario para cada partida:

• Cant. Indica la cantidad del utensilio o gasto establecido en el concepto del xml. Puede modificarse en caso necesario.
  
• Clave. Aquí se inserta la clave del utensilio o gasto. En caso de que la clave o descripción en el concepto del XML ya tenga una asociación a un utensilio o gasto en la base de datos de este proveedor, se agregará la clave de este utensilio o gasto a este objeto, de lo contrario, esta clave aparecerá vacía. Este campo puede ser editado para ajustarse a otro utensilio o gasto diferente.
  
• Descripción. Es informativo. Si no se ha definido la clave, marcará la descripción del proveedor, de lo contrario, marcará la descripción del utensilio o gasto en forseti.
• Precio. Indica el precio establecido en el concepto del xml. Puede modificarse para ajustarse al proceso de concordancia en caso necesario.
• Importe.  Indicará el importe resultante de la cantidad multiplicada por el precio. No se puede modificar ya que es simplemente informativo.
  
• Desc. Siempre marcará 0.0 ya que los archivos xml con descuento no podrán cargarse ni tampoco podrá modificarse este campo manualmente.
• IVA*. Si no existe asociación de claves marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA de la siguiente manera:
  
  1. Si el gasto aplica IVA, entonces se especificará tasa:importe según la tasa establecida en la entidad de gasto.
  2. Si el gasto no aplica IVA, entonces no especificará ningún IVA para esta partida y quedará como 0.0:0.0.
• IEPS*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IEPS establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
• R/IVA*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente el IVA retenido establecido en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
• R/ISR*. Si no se ha definido la clave, marcará 0.0:0.0, de lo contrario, calculará inicialmente la retención de ISR establecida en el catálogo de gastos y en caso de que encuentre un porcentaje lo ingresará como tasa:importe.
• Observaciones. Puedes ingresar aquí, algunas observaciones sobre esta partida del gasto.

* Los campos de IVA, IEPS, Retención de IVA y Retención de ISR siempre aparecen con un formato de "tasa:importe", por ejemplo, si la partida tiene un importe de $1,000.00, el IVA aparecerá como 16.0:160.00 correspondientes a la tasa del 16% y el importe de $160.00. Estos campos pueden modificarse de dos maneras distintas:

• Suponiendo que queremos modificar el IVA aplicando otra tasa, podemos sustituir toda la información del campo del IVA por la tasa que deseamos aplicar marcándola con el signo de porcentaje al final, por ejemplo, sustituyendo "16.0:160.00" por "12%", el IVA nos cambiará a 12:120 al actualizar la plantilla, y toda la compra se recalculará con los $120.00 en lugar de los $160.00.
• También podemos cambiar estos campos definiendo la cantidad del campo literalmente, por ejemplo, si sustituimos "16.0:160.00" por "140", el IVA nos cambiará a 14:140.

A diferencia de las compras donde solo podemos modificar las partidas cargadas de los conceptos del archivo xml, sobre una plantilla de gastos también podemos agregar partidas extras, osea, partidas que no existen en ningún concepto dentro de los xmls. Esta característica se ha agregado a forseti para poder ajustar la concordancia cuando se cargan varias facturas CFDIs principalmente al hacer un gasto de reembolso. Las partidas extra se rigen bajo las siguientes reglas:

1. Se agregarán de igual manera en que se agregan las partidas a través del proceso "Agregar Gasto", ya que la estructura para el ingreso será la misma.
   
2. Si será posible agregar partidas extras con un descuento definido como porcentaje.
3. Las partidas extras se tendrán que editar de la misma manera que las partidas de concepto, por lo tanto, si se agregó la partida aplicándole un descuento, éste ya no se podrá cambiar.
4. Cuando ya se ha agregado una partida extra a la plantilla, esta ya no se podrá eliminar, por lo tanto, si algo salió mal, se tendrán que volver a cargar los XMLs. 

Dentro de los errores mas comunes en la revisión de la concordancia encontramos los siguientes casos:

1. El IEPS no aparece como Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI. Nuestro ejemplo anterior es una muestra clara de esta situación y se ve comúnmente en las facturas de gasolina.
2. El CFDI contiene dos o mas conceptos que aplican la tasa del iva al 16% por ejemplo, sin embargo, solo existe un elemento Traslado dentro del elemento Traslados del CFDI conteniendo la suma total del IVA de todos los conceptos. Mientras las partidas de nuestra plantilla marquen la misma tasa de iva, la suma de estas coincidirá con el único traslado, y por lo tanto, no deberá afectar al total.
   
3. Los precios de los utensilios o gastos están mal dentro del CFDI, por lo tanto, el importe calculado en la plantilla a partir de la cantidad multiplicada por el precio no coincide con el importe del concepto, por ejemplo, un concepto cantidad="10" valorUnitario="10.20" importe="102.30" no coincidirá con el importe calculado en la plantilla por 102.00 ya que el valor unitario debería ser 10.23. La solución será cambiar el precio de la partida manualmente para que se ajuste.
   

Al final de cuentas, ajustando la plantilla para que el total del gasto coincida con la suma de los totales de los CFDIs se podrá proceder a agregarlo evitándonos la mayor parte de la captura, sobre todo, cuando ya lo hemos venido haciendo con regularidad y la base de datos de la asociación de claves del sistema contra la de los proveedores ya está alimentada.
 
Archivo XML

Permite descargar el archivo XML, de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a este gasto. En asociaciones a varios archivos XML, el archivo se descargará comprimido en zip, el cual contendrá todos estos archivos.

Archivo PDF

Permite descargar el archivo PDF de la factura electrónica de nuestro proveedor asociado a este gasto en caso de existir. En caso de que se haya asociado a un registro de documento impreso CBB o a una factura extranjera EXT, se utilizará también este proceso para su descarga. En asociaciones a varios archivos PDF, el archivo se descargará comprimido en zip, el cual contendrá todos estos archivos.

Cancelar gasto.

Este proceso cancela el gasto seleccionado y aplicará las siguientes reglas:

1. En gastos de contado, cancelará los movimientos de caja o bancos asociados al pago.
2. En gastos a crédito, cancelará la cuenta por pagar asociada, siempre y cuando, no se hayan aplicado registros de pago, saldo, aplicación de anticipos, etc. a esta cuenta por pagar. En este caso, habrá que cancelar primero estos registros para que el gasto junto a su cuenta por pagar puedan cancelarse.
3. Tanto el movimiento al almacén de utensilios como la póliza asociada directamente a este gasto, en caso de haberlos, quedarán cancelados.
4. Todos los documentos fiscales enlazados a este gasto quedarán liberados para poderlos utilizar en otro gasto.
5. NOTA MUY IMPORTANTE: En caso de que el gasto haya sido generado desde el módulo de vales de caja, se podrá cancelar, sin embargo, los vales involucrados en la generación ya no se volverán a abrir dentro de la caja.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del gasto rastreando sus módulos dependientes.