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El módulo de catálogo de cuentas del departamento de contabilidad del CEF te permite dar de alta cuentas contables que manejará la empresa.
El panel inferior del CEF aparece vacío ya que no aplica para este módulo. En el panel izquierdo, veremos las siguientes fichas:
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General. Esta ficha mostrará todo el catalogo de cuentas de la empresa.
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Activo. La ficha de activo filtra y muestra solo las cuentas pertenecientes al rubro de activo circulante, activo fijo y activo diferido.
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Pasivo. Filtra y muestra solo las cuentas del rubro de pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo y pasivo diferido.
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Capital. Filtra y muestra las cuentas del rubro de capital contable
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Resultados. Esta ficha filtra y muestra las cuentas del rubro de ingresos, costos, gastos, otros gastos y/o productos e impuestos.
El panel derecho veremos las siguientes fichas:
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Todas. Muestra las cuentas que tengan cualquier estatus, ya sea que estén activas o descontinuadas.
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Activas. Muestra únicamente las cuentas que están activas. Estas se pueden utilizar en cualquier momento.
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Descontinuadas. Esta ficha muestra aquellas cuentas que se han marcado como descontinuadas. Las cuentas descontinuadas, no se pueden agregar a ninguna póliza ya sea directamente o a través de un auxiliar. Si por ejemplo, un auxiliar está ligado en su proceso a una cuenta descontinuada, entonces no se podrá agregar nada, y la transacción se cancelara al instante, mandando un mensaje de error explicando que una cuenta contable es obsoleta al intentar generar la póliza de ese auxiliar.
Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:
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Clave. Es la clave de la cuenta contable. Esta muestra la clave completa con sus niveles separados por un guión.
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Nombre. Es la descripción de como identificamos la cuenta.
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ST. El estatus de la cuenta (Activa o Descontinuada).
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Saldo. Nos muestra el saldo actual de la cuenta, este saldo puede no estar ajustado por diversas razones, una de ellas y poniéndola como ejemplo puede ser al cancelar una póliza. El sistema permite la actualización de saldos mediante el proceso "actualizar individual" del objeto "Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables" del módulo de Saldos del Centro de Control.
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CA. Muestra el código agrupador del SAT para esta cuenta indispensable para los informes de la contabilidad electrónica.
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Naturaleza. Es la naturaleza de la cuenta (Acreedora, Deudora o Según Rango).
NOTA: Las cuentas de Mayor y Acumulativas activas, siempre aparecen en color azul CEF, mientras que todas las cuentas descontinuadas, sean de Mayor, Acumulativas o de Detalle, aparecen siempre en color rojo.
Procesos del Catálogo de Cuentas
En el catálogo de cuentas intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y eliminación de cuentas contables.
Agregar Catálogo.
Este proceso permite agregar todo un catálogo de cuentas a partir de catálogos preestablecidos como plantillas con las que viene alimentado el sistema. Este proceso solo se puede llevar a cabo cuando la empresa se ha dado de alta recientemente y contiene ni rubros ni cuentas dadas de alta en el sistema. En caso de que ya se hayan dado de alta rubros o cuentas y se decida agregar un catálogo, primero se deben eliminar completamente siguiendo las reglas de eliminación de cada módulo. El formulario para agregar un catálogo preestablecido, posee los siguientes objetos:
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Selección de la plantilla. Indica aquí la plantilla del catálogo preestablecido que formará parte de tu catálogo de cuentas. NOTA: Si no se selecciona ningún catalogo, el proceso no podrá ser llevado a cabo.
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Rubros contables. Es el área de los datos informativos de los rubros que se darán de alta para esta estructura del catálogo según la plantilla seleccionada.
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Clave. Es la clave del tipo de rubro.
Estos pueden ser de los siguientes tipos: AC (Activo Circulante), AD
(Activo Diferido), AF (Activo Fijo), PC (Pasivo a Corto plazo), PD
(Pasivo Diferido), PL (Pasivo a Largo Plazo), CC (Capital Contable), RI
(Resultados - Ingresos), RC (Resultados - Costos), RG (Resultados -
Gastos), RO (Resultados - Otros Gastos y/o Productos), IP (Resultados -
Impuestos).
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Nombre. Es la descripción de como identificamos al rubro.
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Inicial. Es el número de cuenta de cuatro dígitos
perteneciente al primer nivel de la cuenta de mayor, que se utilizará
como inicio del rango de cuentas.
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Final. Es el número de cuenta de cuatro dígitos
perteneciente al primer nivel de la cuenta de mayor, que se utilizará
como final del rango de cuentas.
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Catálogo de cuentas. Es el área de los datos informativos de las cuentas que se darán de alta para esta estructura según la plantilla seleccionada:
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Clave. Es la clave de la cuenta contable. Esta muestra la clave completa con sus niveles separados por un guión.
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Nombre. Es la descripción de como identificamos la cuenta.
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CA. Muestra el código agrupador del SAT.
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Naturaleza. Es la naturaleza de la cuenta (Acreedora, Deudora o Según Rango).
Agregar Cuenta.
Permite dar de alta cuentas de Mayor, Acumulativas y de Detalle.
Las cuentas de Mayor deben estar contenidas por cuatro números que van desde 0000 hasta 9999 en el primer nivel, mientras que los niveles subsecuentes siempre serán 000 en cada uno. Por ejemplo, si el nivel de cuentas en el sistema está configurado a 4 niveles, una cuenta de Mayor debe verse de la siguiente manera: 0001-000-000-000. Las cuentas de Mayor son las primeras en la jerarquía del árbol de cuentas contables, solo se establecen para el primer nivel y siempre son acumulativas.
Las cuentas Acumulativas y de Detalle subsecuentes a las de mayor, deben estar contenidas dentro de una cuenta de mayor, las subsecuentes deben estar contenidas dentro de estas, y así sucesivamente. El formulario para Agregar una nueva cuenta, posee los siguientes objetos:
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Cuenta Contable. Indica aquí el número de cuenta según los niveles de cuenta configurados en el sistema
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Descripción. El nombre o una descripción breve de la cuenta.
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Estatus. El estatus de la cuenta. Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta una cuenta ya que si se da de alta como descontinuada, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos cambiando la cuenta, para fines de ya no utilizarla.
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Esta es una cuenta Acumulativa. Se debe seleccionar si la cuenta a dar de alta será de Mayor o Acumulativa, de lo contrario (para cuentas de detalle) debe quedar sin seleccionar.
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Código agrupador del SAT. Es el número agrupador según el catalogo del SAT publicado en el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2014. Este tendrá efecto para la Contabilidad Electrónica.
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Naturaleza de la cuenta. Esta puede ser Según rango, Acreedora o Deudora. Según rango, definirá la naturaleza automáticamente según sea el Rango de Activo, Pasivo, Capital o Resultados, en el que la cuenta esté contenida. Acreedora o Deudora, se deben seleccionar cuando la cuenta estará contenida en un rango de naturaliza deudora, pero en si, la cuenta tiene una naturaleza acreedora o viceversa; Un ejemplo de esta situación son cuentas de activo como depreciaciones. Este campo también tendrá efecto para la Contabilidad Electrónica y otros reportes.
Puedes seleccionar una cuenta antes de agregar una nueva y automáticamente te aparecerá esta en el campo de Cuenta Contable. Esto es útil por ejemplo, cuando deseas generar una cuenta de detalle de un nivel especifico, y solo le cambiarás el último número, sin tener que teclear toda la cuenta. Un ejemplo mas específico sería este:
A la cuenta acumulativa 1011-001-002-000 se le desea agregar la cuenta de detalle 1011-001-002-001. Si no se selecciona la cuenta 1011-001-002-000 primero, el objeto de Cuenta Contable del formulario iniciará vacío, teniendo tu que ingresar toda la cuenta 1011-001-002-001, si se selecciona, el objeto de Cuenta Contable del formulario iniciará con la cuenta 1011-001-002-000, y tu puedes cambiar el último número a 1, y la cuenta quedará configurada.
Al agregar cuentas nuevas, el sistema de agregado permite auto completar. Esto quiere decir que si por ejemplo se tuvieran seis niveles de cuenta configurados, al agregar la cuenta de Mayor 8101-000-000-000-000-000, se puede teclear únicamente como 8101. Lo mismo sucede si después a esta cuenta de mayor le queremos asignar una cuenta de segundo nivel de detalle, por ejemplo la 8101-001-000-000-000-000, la podemos ingresar como 8101-001, y completará automáticamente la cuenta con sus niveles subsecuentes.
Cambiar Cuenta.
Este proceso permite cambiar la Descripción, Estatus, Código Agrupador del SAT y Naturaleza de la cuenta en cuentas contables. Cambiar el Estatus de una cuenta de Mayor o una Acumulativa, afecta a todas las cuentas hijas de esta cuenta, en la jerarquía, y las pondrá en el mismo Estatus, por lo que hay que tener demasiado cuidado al cambiar el Estatus de una cuenta de Mayor o Acumulativa.
Las cuentas descontinuadas, no se podrán usar más a partir del momento en que se descontinuen, afecta a la entrada desde auxiliares que liguen esta cuenta, así como a pólizas directas que se quieran agregar, pero no afecta para los estados financieros ni procesos que involucren a una póliza registrada con esta cuenta descontinuada.
Por motivos referenciales, No se puede cambiar la Clave de ninguna cuenta.
Eliminar Cuenta.
Este proceso elimina permanentemente una cuenta contable, ya sea de mayor, acumulativa o de detalle. Si se Elimina una cuenta de Mayor o Acumulativa, todas las cuentas hijas de esta cuenta, en la jerarquía, serán eliminadas.
Por motivos referenciales, solo se podrán eliminar las cuentas de detalle que no se encuentren registradas en ninguna póliza ni en algún otro lugar que las relacione (por ejemplo, cuentas relacionadas en el catálogo de clientes del módulo de ventas, en entidades de banco o caja, etc.), o aquellas de Mayor o Acumulativas que sus hijas de detalle, no pertenezcan a ninguna póliza o a algún otro lugar que las relacione.
Errores comunes en los procesos del catálogo.
Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:
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No existe rubro para este número de cuenta. Necesitas crear primero el rubro para poder agregarla. No pueden haber cuentas sin pertenecer a ningún rubro específico porque afectarían severamente los estados financieros.
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Una cuenta de primer nivel siempre debe ser acumulativa. Se intenta generar una cuenta de detalle de primer nivel, mientras estas deben ser Acumulativas (Una Cuenta de Mayor que siempre es Acumulativa).
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La cuenta no tiene una cuenta acumulativa padre. No se ha definido la cuenta concentradora Acumulativa para esta cuenta, Ya sea de Mayor, o acumulativa subsecuente.
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