El módulo de póliza de cierre anual del departamento de contabilidad del CEF te permite generar la póliza de cierre de año para que todas las cuentas de resultados se apliquen al resultado del ejercicio y puedan ser canceladas e iniciar el nuevo año con saldo "cero".

En panel izquierdo y derecho aparecen vacíos por no se utilizan en este módulo. En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• Año. Esta ficha filtra y muestra la póliza del año seleccionado.

• Cuenta. Es el número de cuenta contable de esta partida de póliza.
  
• Descripción. Indica la descripción de la cuenta de esta partida.
• Saldo. Es el saldo de la cuenta al 31 de diciembre del año seleccionado de la póliza. NOTA: Para que este dato sea correcto, los saldos a esta fecha necesitan estar actualizados.
  
• Debe. Es el cargo total de la partida de esta póliza.
• Haber. Es el abono total de la partida de esta póliza.
• Diferencia. Muestra la diferencia que existe del saldo al 31 de diciembre mas el cargo y menos el abono de la partida. Este debería ser siempre cero ya que indica el saldo inicial de la cuenta al mes de enero del siguiente año contable, de lo contrario, significa algún error en el cierre, a menos que se trate de algo especial o de un ajuste.

Al final de la lista de partidas de la póliza, se muestran los totales del Debe, del Haber y de las Diferencias. Este último será el monto del resultado del ejercicio perteneciente al año contable de esta póliza de cierre anual.

Generar Póliza de cierre.

La generación de la póliza de cierre anual permite agregar cargos y abonos automáticamente de la siguiente manera:

1. Extrae el saldo al 31 de diciembre de cada cuenta contable del rubro de resultados que son: Ingresos, Costos, Gastos, Otros gastos y/o productos e Impuestos.
2. Este saldo es utilizado para cancelarse "el mismo" ingresando una partida por cada cuenta contable con un cargo en caso de saldo negativo o un abono en caso de saldo positivo.

NOTA MUY IMPORTANTE: Los saldos al 31 de diciembre deben estar actualizados, de lo contrario, el cargo y el abono pueden quedar mal calculados y en la próxima actualización se reflejará esto en el resultado del ejercicio y en que los saldos iniciales de resultados del nuevo año, no comenzarán en cero.

Este proceso solo se puede llevar a cabo si no existen partidas en la póliza, por lo tanto, antes de agregar alguna partida especial, de ajustes, etc., se debe llevar a cabo este proceso.

Agregar partida.

Este proceso permite agregar una partida de póliza. En teoría, el proceso de generación de la póliza debe satisfacer el objetivo que es cancelar las cuentas de resultados y empezar el nuevo año con los resultados en cero. No obstante, puedes agregar partidas a la póliza por motivos de ajustes por ejemplo. El formulario de una la partida de póliza contiene los siguientes objetos:

• Cuenta. Ingresa aquí la cuenta contable de esta partida.
• Descripción. Campo informativo, contendrá la descripción de la cuenta.
• Debe. El cargo de la partida.
• Haber. Haber el abono de la partida.

Cambiar partida.

Este proceso permite cambiar el debe o el haber de la partida seleccionada de la póliza de cierre anual.

Eliminar partida.

Este proceso permite eliminar la partida seleccionada de la póliza.

Cancelar Póliza de cierre.

Este proceso cancela la póliza de cierre anual completa. En realidad lo que hace es eliminar todas las partidas de la póliza en un solo proceso. Cancelar la póliza nos permite volver a generarla desde el inicio, ya que si existe por lo menos una partida en la póliza, el proceso de generación no se puede llevar a cabo.