• Conceptos de entradas y salidas de Almacén.
• Conceptos de altas y saldos de cuentas por cobrar.
• Conceptos de altas y saldos de cuentas por pagar.
  

Los conceptos se utilizan para definir de alguna manera el motivo por el cual fue realizada una transacción que ha quedado registrada. Por ejemplo, al realizar una venta, el movimiento de "Salida" de almacén se generará por un concepto de "Ventas" que en forseti se maneja con la clave 50. Por otro lado, si esta venta fue pactada a crédito, se generará una cuenta por cobrar del tipo "Alta" por concepto de "Alta de cuenta por cobrar" que en forseti se maneja con la clave 0. Al pagar esta cuenta, el pago del tipo "Saldo" se generará por un concepto de "Pago de cuenta" que forseti maneja con la clave 100. Los conceptos de entradas y salidas de almacén también se relacionan directamente con la forma de calcular el costo de un movimiento al almacén.

El panel inferior y el derecho aparecen vacíos porque este módulo no los utiliza. En el pánel izquierdo veremos las siguientes fichas:

• Almacén. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de los conceptos de entradas y salidas del almacén.
• Cuentas x pagar. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de conceptos de cuentas por pagar.
• Cuentas x cobrar. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de conceptos de cuentas por cobrar.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección del almacén son la siguientes:

• Cve. Es la clave numérica del concepto de la entrada o salida del almacén.
  
• Descripción. Es la descripción de como identificamos el concepto.
• Tipo. Es el tipo de concepto de movimiento al almacén (Entrada o Salida).
  
• CA. Nos muestra una "X" en el caso que el concepto maneje cálculo automático del costo, de lo contrario sera "--".
• Cuenta. Es la cuenta contable de enlace con este concepto.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección de Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar son las siguientes:

• Cve. Es la clave numérica del concepto de la cuenta por pagar o por cobrar.
  
• Descripción. Es la descripción de como identificamos el concepto de cuenta por pagar o por cobrar.
• Tipo. Es el tipo de concepto de la cuenta por pagar o por cobrar (Alta o Saldo).
  
• Cuenta. Es la cuenta contable de enlace con este concepto (Solo conceptos de usuario).

Ahora describiremos brevemente los conceptos de sistema. Esto se verá a fondo en las documentaciones anteriormente descritas.

Conceptos de sistema de movimientos al almacén:

Conceptos de sistema de cuentas por pagar o por cobrar:

Procesos de Enlaces contables

En el módulo de enlaces contables intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y eliminación de conceptos de entradas y salidas de almacén, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

PROCESOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN.

Permite agregar un concepto especial para ser usado directamente en el módulo del almacén. Los conceptos de Entrada deben estar contenidos dentro de las claves 0 a 49 o 100 a 149, mientras que los conceptos de Salida deben estar contenidos dentro de las claves 50 a 99 o 150 a 199. El motivo de esta regla radica en la manera en que forseti calcula los costos promedio al generar registros de almacén y actualizar saldos del almacén, ya que estos se ordenan por clave dentro de una día específico. Para entender esto, veamos un ejemplo, supongamos que del producto AA al 31 de diciembre teníamos una existencia de 100 piezas a un costo promedio de $12.50 lo cual nos daba un saldo en el almacén al final de diciembre de $1250.00. El 1 de enero compramos 150 piezas a $14.00, luego el mismo 1 de enero vendemos 120 piezas a X precio de venta (El precio de venta no aplica para este ejemplo porque se está calculando el costo de lo facturado). Entonces nuestro almacén al final del día 1 de enero estaría de la siguiente manera:

Pero ahora imaginemos que por error, se registrara la venta antes que la compra, nuestro almacén quedaría de la siguiente manera:

Aquí el costo promedio se ha elevado de 13.40 a 14.23. Esta situación en forseti se conoce como globalización de costos. Si no se atienden estas situaciones, pueden llevar a un problema tan grande que en algún momento, aparentemente el costo sea incluso mayor al precio de venta del producto influyendo de manera muy negativa en los estados financieros de la empresa. Como Forseti permite agregar movimientos al almacén desde varias bodegas físicamente separadas, resulta difícil controlar esta situación (Aún teniendo los almacenes protegidos contra salidas sin existencias), por lo tanto, forseti utiliza el mecanismo de ordenamiento de claves de menor a mayor antes de hacer el cálculo del costo en un día específico. Si requerimos una entrada sea calculada después que una salida como las ventas, esta entrada debe estár contenida en las claves 100 a 149. El concepto de sistema de chequeo físico de Más, maneja la ultima clave de entrada (149) porque se supone que los chequeos físicos deben hacerse al final del día. El formulario para agregar el concepto de entradas y salidas de almacén contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí la clave del concepto de entrada o salida según la regla anterior.
  
• Descripción. Es una descripción de este movimiento al almacén especial.
  
• Tipo. Es el tipo de movimiento (Entrada o Salida).
  
• Cuenta Contable. Es el enlace de este concepto a la cuenta contable que se registrará en la póliza (Si la bodega que genere el movimiento al almacén está enlazado a la contabilidad).
  
• Calcular costo automáticamente. Usada solo para entradas, si está seleccionada, se tratará a la entrada igual a un movimiento de sistema de chequeo físico de más, donde simplemente toma el costo promedio para calcular el cargo (debe) del movimiento. Si no está seleccionada, permitirá introducir un costo directo al movimiento de entrada y se tratará igual a un movimiento de sistema de compra en la que el costo promedio se vuelve a calcular dividiendo el saldo final entre la existencia final.

Cambiar enlace.

Este proceso permite cambiar la descripción, cuenta contable o cálculo de costo automático de un concepto especial, o la cuenta contable en conceptos de sistema.

Eliminar enlace.

Este proceso permite eliminar el enlace espacial seleccionado. Solo se podrán eliminar conceptos que no tengan asociada la clave en ningún movimiento al almacén o plantilla de almacén.

PROCESOS DE ALTAS Y SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR Y POR COBRAR

Agregar enlace

Permite agregar un concepto especial de cuenta por pagar o por cobrar para ser usado directamente en el módulo de cuentas por pagar o por cobrar, o indirectamente a través del módulo de devoluciones sobre compras o devoluciones sobre ventas con el fin de realizar notas de crédito. Los conceptos de tipo Alta se utilizan para generar una deuda a nuestros proveedores o de nuestros clientes hacia nosotros. Los conceptos de Saldos, se utilizan para cancelar estas deudas. Por ejemplo, se puede realizar un Alta de cuenta por pagar a un proveedor directamente desde el módulo de cuentas por pagar, cuando implantamos forseti en nuestra empresa y transferimos el saldo inicial al sistema. Los conceptos de Saldo son mas comúnmente utilizados para cancelar deudas por motivos de rebajas, devolución de material, ajustes de centavos o por cualquier otro motivo, en estos casos (a excepción de ajustes), lo mas común es realizarlo por medio de notas de crédito desde el módulo de devoluciones sobre compras o devoluciones sobre ventas según sea el caso. Los conceptos de Alta deben estar contenidos dentro de las claves 0 a 99, mientras que los conceptos de Saldo deben estar contenidos dentro de las claves 100 a 199. El formulario para agregar el concepto de altas o saldos de cuentas por pagar o por cobrar contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí la clave del concepto de alta o saldo según la regla anterior.
  
• Descripción. Es una descripción de este concepto de cuenta.
  
• Tipo. Es el tipo de concepto de cuenta (Alta o Saldo).
  
• Cuenta Contable. Es el enlace de este concepto a la cuenta contable que se registrará en la póliza (Si esta entidad de compra o venta que genere la cuenta está enlazada a la contabilidad).

Cambiar enlace.

Este proceso permite cambiar la descripción o cuenta contable de un concepto especial. NOTA: Los conceptos de sistema no se pueden cambiar ni siquiera en su cuenta contable de enlace, porque no manejan enlaces directos a la contabilidad, en lugar de ello, el enlace de algunos conceptos se toman desde el módulo de variables, mientras que otros conceptos como aplicación de anticipos, solo se manejan a nivel de cuentas por pagar o por cobrar porque el asiento contable ya quedó previamente plasmado en el anticipo y la compra o venta a la que se aplicará.

Eliminar enlace.

Este proceso permite eliminar el enlace especial seleccionado. Solo se podrán eliminar conceptos que no tengan asociada la clave en ningún registro de cuentas por pagar o por cobrar ya sea de Alta o Saldo.

Errores comunes del módulo de enlaces contables

• PRECAUCION: Un concepto de entrada debe establecerse entre 0 - 49 ó 100 - 149. Se está intentando agregar un concepto de entrada con una clave reservada para conceptos de salida, o la clave se sale de los rangos permitidos.
  
  
• PRECAUCION: Un concepto de salida debe establecerse entre 50 - 99 ó 150 - 199. Se está intentando agregar un concepto de salida con una clave reservada para conceptos de entrada, o la clave se sale de los rangos permitidos.
  
  
• PRECAUCION: Un concepto de Alta debe establecerse entre 0 y 99. Se está intentando agregar un concepto de alta con una clave reservada para conceptos de saldos, o la clave se sale de los rangos permitidos.
  
  
• PRECAUCION: Un concepto de Saldo debe establecerse entre 100 y 199. Se está intentando agregar un concepto de saldo con una clave reservada para conceptos de altas, o la clave se sale de los rangos permitidos.
  
  
• ERROR: No se puede eliminar el concepto porque ya existe algún movimiento o cuenta previamente generado, con este mismo concepto. Este es un error muy común y sucede cuando se intenta eliminar un concepto que tiene dependencias de registros. Según la integridad referencial de bases de datos, eliminar un objeto que tiene objetos que dependen de el, debe eliminar también estas dependencias para que no queden huérfanas, por lo tanto, no se puede eliminar el concepto.