El módulo de Saldos del Centro de Control del CEF, está destinado a implementar los saldos iniciales cuando una empresa ya establecida, desea cambiar su herramienta administrativa por Forseti, y también para brindar una interfaz global que permita realizar tareas administrativas constantes de actualización de distintos tipos de datos, que se llevan a cabo durante la vida del sistema, en circunstancias donde estos puedan desajustarse como son las cancelaciones.

Los paneles izquierdo, derecho e inferior de la interfaz, aparecen vacíos ya que no se aplican para este módulo. Todos los objetos que son aptos para aplicarles procesos de saldos iniciales y de actualización, aparecen en el panel del cuerpo principal. Mas adelante se abordará la explicación de como funciona cada objeto.

Las columnas por defecto que muestra este panel son la siguientes:

• Inicios. Muestra los objetos que son aptos para aplicarles procesos de inicio de saldos, los cuales son:
  
  • Inicio de saldos de Cuentas Contables.
    
  • Inicio de saldos en Cajas y Bancos.
  • Inicio de saldos de Proveedores.
  • Inicio de saldos de Clientes.
  • Inicio de saldos de Almacén.
    
• Actualizaciones. Muestra los objetos que son aptos para aplicarles procesos de actualización de saldos, existencias y otros, los cuales son:
  
  • Ajuste de existencias.
  • Ajuste de niveles en fórmulas.
  • Actualización de saldos de almacén.
  • Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén
  • Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.
  • Actualización de saldos de caja y bancos.
  • Actualización de saldos de proveedores.
  • Actualización de saldos de clientes.

Procesos del Módulo de Saldos

En el módulo de Saldos del Centro de Control, intervienen los procesos primarios de inicios de saldos, actualizaciones y actualización de todo.

Este proceso permite generar los saldos iniciales de los distintos objetos de inicio de la lista. Antes de ver objeto por objeto, debemos entender el proceso general de inicio de saldos, y para ello vamos a verlo sobre un ejemplo. Supongamos que somos una empresa distribuidora de ropa, la cual maneja una matriz, varios puntos de venta, clientes y proveedores de crédito, varias cuentas bancarias, una nómina, y por supuesto, un catálogo de cuentas contables ya establecido. Ahora supongamos que la empresa decide instalar Forseti como su sistema administrativo para llevar un mejor control en todos sus procesos, y decide iniciar actividades con el nuevo sistema el 1º de Marzo del 2015. En esta situación, se debe de tener un punto de partida de los saldos al fin del día 28 de Febrero del 2015 existentes en la contabilidad de la empresa, así como lo que hay en existencias y saldos de inventario en cada una de las bodegas, las deudas que tiene con sus proveedores, lo que sus clientes le deben, y el dinero que hay en cada caja de los distintos puntos de venta y en cada cuenta bancaria de la empresa.

Para implementar todos los puntos de partida y dejar el sistema apto para operar a partir del 1º de Marzo, debemos seguir algunas reglas. Dentro de las tareas que debemos implementar antes del 1º de marzo, tenemos lo siguiente:

1. Establecer el catálogo de cuentas, sus rubros, y configurar los enlaces contables desde el módulo de contabilidad del CEF.
   
   
2. Configurar las variables globales pertinentes, para poder comprar, controlar los almacenes, vender, calcular la nómina, etc., desde el módulo de variables del Centro de Control.
   
   
3. Si es necesario, configurar los parámetros para generar CFDI directamente desde Forseti.
   
   
4. Establecer y configurar las entidades físicas de la empresa. Estas son, las distintas bodegas, cajas y cuentas bancarias.
   
   
5. Establecer y configurar las entidades lógicas de la empresa y enlazarle sus entidades físicas. Por ejemplo, a los puntos de compra y de venta, se les enlaza la bodega, la caja, y si es necesario, las cuentas bancarias, y a las zonas de nómina, las cajas o cuentas bancarias con las que se puede pagar. Los puntos de producción no aplican a esta empresa porque es una distribuidora de ropa y no produce ninguna prenda. Tanto las entidades físicas como lógicas, se establecen en el módulo de entidades del Centro de Control.
   
   
6. Agregar el catálogo de productos vigentes de la empresa, desde el módulo de Productos de la sección de Catálogos del CEF.
   
   
7. Agregar el catálogo de los proveedores y clientes activos en cada entidad de compra y de venta, directamente en el módulo de Proveedores y Clientes de las secciones de Compras y Ventas del CEF respectivamente.
   
   
8. Agregar el mes de "Marzo de 2015", como el periodo de inicio de actividades. Esto se hace desde el módulo de periodos del Centro de Control.

En este punto, ya tenemos preparado el sistema para empezar a alimentarlo con registros a partir del 1º de Marzo, sin embargo, aún no existen saldos iniciales en los cuales se basará el sistema para calcular existencias o saldos actuales. Por ejemplo, si se venden cien pantalones a crédito por $1000.00, se registrará la venta bien, sin embargo, nuestro inventario, quedará con una existencia de -100 pantalones a un costo de $0.0 lo cual obviamente está mal, mientras que el saldo de la deuda del cliente de $1000 estaría bien, únicamente si no tenía ninguna deuda al 28 de febrero, y ya ni hablar de los saldos de las cuentas contables a las que están enlazados.

Para resolver esta situación, es necesario capturar los saldos de estas cuentas contables, las existencias y el costo del pantalón, y la deuda del cliente; todos a como terminaron el día 28 de Febrero. Probablemente, si solo tuviéramos una entidad de venta y unos catálogos muy pequeños, no habría problema de capturarlos exactamente en la tarde del 28 de febrero, para que el 1º de marzo pudiéramos arrancar felizmente. Sin embargo, capturar la información de todos los saldos de la contabilidad y de sus auxiliares de proveedores, clientes, productos, cajas y bancos, no es algo sencillo de hacer de un día para otro. Esto requiere en ocasiones, de varios días de trabajo, sobre todo, si no se cuenta con toda y absolutamente toda la información precisamente al fin del día 28 de febrero, pero no podemos esperar para la captura porque necesitamos empezar a capturar los nuevos registros el 1º de marzo. Entonces, ¿Como resolvemos esta disyuntiva?.

La solución, está en iniciar con la captura el 1º de marzo, dejando el sistema en un estado de inicio de saldos pendiente de capturar, y al finalizar esta, cerrar el estado de inicio y hacer una actualización de existencias y saldos, para que el sistema quede en un estado de inicio de saldos estable, a partir de ese momento. Para manipular el estado de inicio de saldos del sistema, este se debe establecer en la variable "INISLDS" del módulo de variables del Centro de Control. A continuación, se muestra la tabla de valores para la variable INISLDS:

Cuando generamos el periodo de inicio de actividades de "Marzo de 2015" de nuestro ejemplo, el sistema agrega automáticamente el mes anterior como mes virtual de inicio de saldos, que en este caso es "Febrero de 2015". Este último, es el mes que utiliza el sistema para registrar la captura de saldos iniciales exclusivamente a través de este módulo, y siempre y cuando la variable INISLDS esté establecida en 1 o 2. Por ninguna circunstancia permitirá el sistema utilizar el mes virtual para otro tipo de registros del diario como pudieran ser pólizas, facturas, compras, movimientos al almacén, etc.

Ahora que ya sabemos el proceso general de inicio de saldos, veamos como trabajar con cada objeto de inicio.

Inicio de saldos de cuentas contables.

El formulario para el inicio de saldos de cuentas contables contiene los siguientes objetos:

• Clave. Informativo, contiene la clave de la cuenta. Las cuentas de mayor y acumulativas se presentan en color azul CEF.
  
• Descripción. Informativo, contiene la descripción de la cuenta. También en color azul CEF si son de mayor o acumulativas.
  
• Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta contable de detalle. Las cuentas de mayor y acumulativas, no presentan este objeto porque su saldo inicial será calculado en base a la suma del saldo de todas sus sub-cuentas.

El inicio de saldos considera absolutamente todas las cuentas del catálogo, por lo tanto, a pesar de que existan cuentas con un estatus "descontinuada", estas seguirán formando parte del inicio de saldos.

NOTA MUY IMPORTANTE: Como ya se dijo anteriormente, si la variable INISLDS está establecida en 2, hay que tener cuidado de solo capturar los saldos de las cuentas que NO enlacen a los auxiliares de cajas, bancos, inventario, proveedores y clientes, ya que al modificar los objetos de estos auxiliares, se modificarán automáticamente estas cuentas, por lo tanto, echaría atrás todo el trabajo de captura realizado sobre ellas. En caso de que se necesiten modificar las cuentas contra sus auxiliares, se debe establecer la variable INISLDS en 1, para que el comportamiento de captura de los auxiliares no afecte a las cuentas contables de enlace, o capturar todos los auxiliares antes de capturar el catálogo de cuentas.

Inicio de saldos de caja y bancos.

El formulario para el inicio de saldos de los auxiliares de caja y bancos contiene los siguientes objetos:

• Clave. Informativo, contiene la clave ya sea de la cuenta bancaria o de la caja.
  
• Descripción. Informativo, contiene el número de cuenta bancaria o la descripción de la caja.
• Cuenta Contable. Informativo, es la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar. NOTA: Las entidades de caja y bancos que no enlazan a la contabilidad, no presentan cuenta contable.
  
• Saldo. Informativo, es el saldo de la cuenta contable enlazada a este auxiliar. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado.
• Moneda. Informativo, es el símbolo de la moneda en la que está establecido el auxiliar.
• TC. Cuando este objeto aparece, quiere decir que el auxiliar está establecido en moneda extranjera. En estos casos, es necesario introducir el tipo de cambio al cual se va a aplicar este inicio de saldos. Por defecto, este valor siempre será el que aparece en el catálogo de monedas, del módulo de monedas del Centro de Control.
  NOTA IMPORTANTE: El valor en este objeto solo es considerado a la hora aceptar el proceso de saldo inicial y no se guarda, por lo tanto, si se vuelve a cargar el proceso de inicio de saldos, se volverá a cargar el valor por defecto establecido en catálogo de monedas. Si este no coincide con el valor que se había introducido anteriormente, el cálculo del proceso tampoco coincidirá con el anterior. Para evitar esta situación, la mejor solución esta en establecer el tipo de cambio directamente en el catálogo de monedas.
• Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta bancaria o caja en la moneda establecida para esta entidad. Cuando la variable INISLDS esté establecida a 2, se utilizará el resultado de la multiplicación de este saldo por el tipo de cambio establecido, para determinar el saldo de la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar.
  

Inicio de saldos de proveedores e Inicio de saldos de clientes.

Aunque los objetos de inicio de saldos de los auxiliares de proveedores y de clientes son independientes, se manejan bajo una misma norma, por lo tanto, el formulario para ambos auxiliares contiene los mismos objetos. Este formulario agrupa los proveedores o clientes según la entidad de compra o venta a la que pertenezcan. El formulario contiene los siguientes datos informativos del cabecero del proveedor o cliente según sea el caso:

• Clave. Es el número del proveedor o cliente.
  
• Nombre. Es el nombre del proveedor o cliente.
• Cuenta Contable. Es la cuenta contable a la que está enlazado este auxiliar.
  
• Saldo. Es el saldo en pesos, de la cuenta contable enlazada a este auxiliar. Por lo general, la suma de los saldos de este auxiliar en las distintas monedas y multiplicado por sus tipos de cambio, debe representar este valor. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado al momento de procesar los saldos iniciales del auxiliar.
  
• Saldo. Esta es una secuencia que muestra cada uno de los saldos que presenta este auxiliar, en cada una de las monedas dadas de alta en el sistema.

El detalle de cada proveedor o cliente presenta una partida por cada moneda instalada en el sistema. A diferencia de las cajas y bancos donde solo es indispensable el saldo inicial para poder comenzar a trabajar en Forseti, los saldos de proveedores y clientes presentan un inconveniente. Para entender esto, sigamos con el ejemplo anterior, y supongamos que el cliente que nos compró los 100 pantalones a $1000.00, aún nos debía tres facturas al día 28 de Febrero. Imaginemos que en la siguiente tabla se representan estas deudas:

Aquí el inconveniente radica en que, si solo contamos el total de la deuda que en este caso es de [1200 + 4000 + (125 * 15.30) = 7112.50], y este lo registramos como el inicio de saldo, Forseti, no tendría elementos para soportar los pagos subsecuentes a estas facturas, ni para registrar la pérdida o ganancia cambiaria a la hora de registrar el pago de dólares. Para atender esta situación, será necesario agrupar manualmente los saldos por el tipo de moneda al que pertenezcan, y este valor ingresarlo a la partida correspondiente a este cliente, de manera que quedarán los saldos en $6,000.00 y USD125.00 con $15.30 de Tipo de Cambio. El proceso aplicará entonces dos saldos iniciales en el auxiliar, uno por $6,000.00 y otro por USD125.00, y si la variable INISLDS esta en 2, aplicará el saldo de $7,112.50 a la cuenta contable de enlace. Además de esto, para poder darle seguimiento a los pagos subsecuentes, se agregarán al mes virtual, las dos cuentas por cobrar pertenecientes a ambas monedas, en el módulo de cuentas por cobrar del departamento de Ventas del CEF. El formulario de detalle contiene los siguientes objetos:

• Concepto. Es el concepto de la cuenta por pagar o por cobrar en esta moneda, o  N/A en caso de que no aplique cuenta en esta moneda.
  
• Tipo de cambio. Es necesario introducir el tipo de cambio al cual se va a aplicar esta cuenta por pagar o por cobrar. Por defecto, aparecerá el valor del catálogo de monedas, a menos que ya exista una cuenta para este registro. Para las cuentas en moneda nacional, no aparecrá este objeto.
• Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo inicial de esta cuenta por pagar o por cobrar, en esta moneda. Este saldo aplicará según las siguientes reglas:
  
  1. Si aún no existe cuenta en esta moneda, un saldo diferente de "cero" agregará una nueva cuenta por pagar o por cobrar.
  2. Si existía previamente una cuenta en esta moneda, un saldo diferente de "cero", y diferente al existente, cambiará la cuenta por pagar o por cobrar.
  3. Si existía previamente una cuenta en esta moneda, un saldo igual a "cero" eliminará esta cuenta por pagar o por cobrar.

Inicio de saldos de Almacén .

El formulario del cabecero para el inicio de saldos de los productos del inventario contiene los siguientes objetos:

• Clave. Informativo, contiene la clave del producto.
  
• Descripción. Informativo, contiene la descripción del producto.
• Cuenta Contable. Informativo, es la cuenta contable a la que está enlazado este producto.
  
• Saldo. Informativo, es el saldo de la cuenta contable enlazada a este producto. Si la variable INISLDS esta establecida en 2, este saldo sera recalculado.
• CP. Informativo, es el costo promedio del producto.
  
• Saldo. Se debe ingresar aquí, el saldo total de este producto. Este saldo será dividido entre la suma de las existencias del producto definidas en cada una de las bodegas para calcular el costo promedio inicial. Cuando la variable INISLDS esté establecida a 2, se utilizará este saldo para determinar el saldo de la cuenta contable a la que está enlazado este producto.

El detalle de cada producto presenta una partida por cada bodega dada de alta en el sistema. El formulario de detalle contiene los siguientes objetos:

• Bodega. Informativo, es la etiqueta de la bodega.
  
• Cantidad. Es necesario introducir aquí, la existencia inicial de este producto en esta bodega.
• Unidad. Informativo, es la unidad de medida de la cantidad según el catálogo de productos.

El inicio de saldos considera absolutamente todos los productos, por lo tanto, a pesar de que existan algunos productos con un estatus "descontinuado", estos seguirán formando parte del inicio de saldos.

Este proceso permite generar actualizaciones de saldos, de existencias, y de otro tipo de actualizaciones como lo son, las actualizaciones de pólizas frente a movimientos al almacén, o las actualizaciones de niveles en fórmulas para el cálculo óptimo del costo de productos terminados a la hora de producir. Las actualizaciones son procesos que no requieren de ningún formulario para su ejecución. Con excepción de la actualización de niveles en formulas ya que no aplica, los saldos o existencias iniciales que toman los procesos de actualización y ajuste, serán los saldos o existencias finales del último período cerrado. A continuación, vamos a ver cada objeto de actualización y la manera en que el sistema aplica su proceso.

Ajuste de existencias.

Es probable que en algunas circunstancias como en cancelaciones, aplicación de la auditoría de movimientos al almacén u otras circunstancias, la existencia de algún producto en alguna de las bodegas quede desajustada y se necesite ejecutar la actualización de las existencias.

Ajuste de niveles en fórmulas.

Si la empresa utiliza el módulo de producción, es probable que en algunas circunstancias se necesiten actualizar las fórmulas para que los costos de producción y el costo promedio de los productos involucrados sean los correctos. Para entender en que consiste esta actualización, veamos un ejemplo: Supongamos que producimos un producto con clave PT-A el cual utiliza tres materiales con claves MP-1, MP-2 y MP-3. Estos materiales son materias primas que compramos a distintos proveedores. Como PT-A utiliza puras materias primas, Forseti necesita etiquetar esta fórmula como un producto terminado de primer nivel. Ahora supongamos que también producimos el producto PT-B pero este, utiliza en su fórmula las materias primas MP-4, MP-5 y el producto terminado PT-A que nosotros mismos producimos. En este caso, Forseti necesita etiquetar a PT-B como una fórmula de segundo nivel, ya que depende del producto terminado de primer nivel PT-A. Al agregar o cambiar fórmulas en el sistema, Forseti no tiene elementos para etiquetar su nivel y por lo tanto, se tiene que ejecutar el ajuste de niveles en fórmulas desde este proceso.

NOTA: Si ya existen ordenes de producción cerradas y no se actualizaron los niveles en fórmulas, la actualización de niveles en fórmulas seguida por la actualización de saldos del almacén posteriores al cierre de las órdenes de producción, actualizarán los costos de producción y el costo promedio involucrado.

Actualización de saldos de almacén.

Existen circunstancias donde debemos recalcular los costos del almacén, por ejemplo, cuando ingresamos una compra de algún producto y después de algunos días (por ejemplo al tener que pagarlo) nos damos cuenta de que el precio está incorrecto y por lo tanto debemos cancelar la compra. En esta circunstancia, tanto el costo promedio, como el costo de ventas y de producción de todo lo que hayamos vendido o producido y que involucre a este producto, estará mal calculado. Para recuperar estos costos después de haber cancelado y reingresado la compra, se utiliza la actualización de saldos de almacén.

Ajuste de pólizas contables contra costos de almacén.

En el ejemplo anterior, al actualizar los saldos de almacén, si la bodega está enlazada a la contabilidad, las pólizas de costos de las ventas y de las órdenes de producción a las que enlazan, no serán actualizadas automáticamente, por lo tanto, será necesario ejecutar este proceso para que el sistema reconozca estas póliza y las cambie automáticamente. 

Actualización de saldos del catálogo de cuentas contables.

Al hacer cancelaciones o cambios en pólizas, ya sea directamente desde el módulo de pólizas o indirectamente desde un módulo auxiliar, los saldos de estas cuentas contables de detalle no se actualizan en ese preciso momento, por lo tanto, es necesario ejecutar este proceso. Esto también recalculará los saldos de todas las cuentas acumulativas y de mayor, a las que pertenecen estas cuentas de detalle.

Actualización de saldos de caja y bancos.

Aunque es raro, en algunas circunstancias de transacciones fallidas, el sistema puede desajustar los saldos de las cajas o bancos de la empresa. Utiliza este proceso para actualizarlos.

Actualización de saldos de proveedores y Actualización de saldos de clientes.

Al igual que sucede con los bancos y cajas, en algunas circunstancias de transacciones fallidas, el sistema puede desajustar los saldos de los proveedores y clientes al nivel de cada cuenta y/o en sus saldos globales. Utiliza estos procesos para actualizarlos.

NOTA IMPORTANTE: Los procesos de "Actualizar Individual" y "Actualizar Todo" en este módulo, no se podrán llevar a cabo si el servidor Forseti está establecido como un servicio de out-soursing. Esta configuración de servidor, corre el proceso de "Actualizar Todo" diariamente y automáticamente en el horario de menor actividad, por ejemplo, en la madrugada, ya que estos servidores nunca se apagan. De hecho, la manera más conveniente de actualizar todos estos objetos es precisamente a través de la automatización. Si tu empresa esta corriendo un servidor propio o una instancia en un servicio de computación en la nube por ejemplo, es absolutamente recomendable considerar la automatización de saldos. Esta se puede configurar en el SAF, desde la Automatización de Tareas del módulo Administrativo de Servidor y Empresas.

Errores comunes en los procesos de Saldos.

• Error: No se permite el inicio de saldos ya que este proceso ya esta finalizado. Si deseas cambiar los saldos de inicio aun, cambia la variable INISLDS para poder generar este proceso. La variable INISLDS determina la manera en que se lleva a cabo el proceso de inicio de saldos. Si esta variable esta establecida con un valor de "cero", no se podrá mover nungún objeto de inicio de saldos. Para resolver esta situación, cambia la variable INISLDS directamente en la sección de Sistema del módulo de Variables del Centro de Control.