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El
módulo de Periodos del Centro de Control del CEF, permite la generación de los periodos de tiempo en los que se podrá trabajar con Forseti. Cada vez que generamos un periodo en Forseti, estamos generando un mes específico de trabajo, por ejemplo, si iniciamos actividades de nuestra empresa el día 1º de marzo de 2015, el primer periodo de trabajo en Forseti debe ser "Marzo 2015", después, cuando sea el 1º de abril, se deberá generar el periodo de "Abril 2015" y así sucesivamente. Los periodos de trabajo son indispensables para alimentar el sistema, ya que si no existe un periodo, no se podrán agregar registros cronológicos a este. Por ejemplo, si ya es el 1º de abril y se intenta ingresar una compra, factura, traspaso de material, movimiento bancario, cotización, reporte de producción, pedido o en fin, cualquier tipo de registro cronológico, fallará la transacción. Los registros no cronológicos como lo son los catálogos, no dependen de ningún período.
Los paneles izquierdo, derecho e inferior de la
interfaz, aparecen vacíos ya que no se aplica para este módulo. Toda la
información de los periodos registrados aparece en el panel del cuerpo
principal.
Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:
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Mes. Es el mes del periodo dado de alta. Estos pueden ir de ENERO a DICIEMBRE, y además, contendrá un mes ESPECIAL por cada año, que es el periodo de cierre anual, y un periodo llamado "Virtual de Inicio de Actividades", que es el periodo reservado para el inicio de saldos del sistema.
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Año. Es el año del periodo.
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ST. Es el estatus del periodo. Este puede ser Abierto o Cerrado.
Procesos del Módulo de Periodos
En el módulo de periodos del Centro de Control, intervienen los procesos primarios de agregado, y de abrir o cerrar periodo.
Agregar Periodo.
Permite agregar un nuevo periodo de trabajo al sistema. Si el sistema encuentra que ya existen períodos agregados, entonces solo se te preguntará si deseas crear el siguiente periodo. En caso de contestar afirmativo, el sistema determinará el siguiente periodo de trabajo a crear de la siguiente manera:
- Cuando encuentre que el último mes creado actualmente está entre ENERO y OCTUBRE, creará el mes siguiente de ese mismo año.
- Cuando encuentre que el último mes creado actualmente es NOVIEMBRE, creará el mes de DICIEMBRE y el mes ESPECIAL para el cierre anual.
- Cuando encuentre que el último mes es el ESPECIAL, entonces creará el mes de ENERO del año siguiente.
En caso de que el sistema no encuentre meses existentes, este te llevará al formulario para la selección del mes y año de inicio administrativo para esta empresa. Este formulario contiene los siguientes objetos:
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Mes. Debes seleccionar de la lista el mes del año en que la empresa iniciará actividades.
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Año. Aquí introduces el año de inicio.
NOTA MUY IMPORTANTE: Se debe de estar absolutamente seguro del mes y año para el inicio de actividades de la empresa, ya que este proceso no se podrá revertir.
El sistema agregará este mes y año como el primer periodo en el cual, ya se podrán ingresar los registros cronológicos al sistema. Al agregar el mes y año de inicio administrativo, el sistema agregará automáticamente el periodo "Virtual de Inicio de Actividades", y si es necesario, también creará el periodo de cierre anual. El periodo virtual está reservado para procesos de inicio de saldos que es utilizado por empresas que ya estaban establecidas, pero que quieren migrar a Forseti. Este proceso trabaja de la siguiente manera:
- Cuando el mes de inicio de actividades se establezca entre FEBRERO y NOVIEMBRE, el proceso creará el periodo virtual con el mes anterior de ese mismo año.
- Cuando
el mes de inicio de actividades sea ENERO, el proceso creará el periodo virtual en DICIEMBRE, y además, creará el periodo ESPECIAL de cierre anual, ambos del año anterior. NOTA IMPORTANTE: Este periodo ESPECIAL no se podrá utilizar, por lo tanto, será necesario iniciar saldos alimentando el periodo virtual, ya considerando los saldos del cierre de año.
- Cuando
el mes de inicio de actividades sea DICIEMBRE, el proceso creará el periodo virtual en NOVIEMBRE, y además, creará el
periodo ESPECIAL de cierre anual, ambos del mismo año.
Cerrar / Abrir Periodo.
Este proceso nos permite proteger los periodos anteriores para que ya no se puedan mover. Por ejemplo, si un periodo es agregado, lo mas recomendable es cerrar los periodos anteriores. Al cerrarlos, ya no se permitirá agregar ningún registro cronológico a estos periodos. Esto es de suma importancia para la seguridad del sistema, ya que al impedir que se agreguen nuevos registros con fechas pasadas, estaremos identificando donde están nuestros procesos erróneos. Este proceso también nos permite volver a abrir un periodo que había sido cerrado en el pasado. Esto puede ser útil para ingresar registros en caso de ajustes, y para otras situaciones especiales.
Algo que hay que entender al cerrar un periodo, es la importancia de haber actualizado todos los saldos, existencias y otros registros antes del cierre, ya que de no hacerlo, las próximas actualizaciones ya no incluirán los periodos cerrados, e incluso utilizarán este último, como inicio de saldos para el cálculo lo cual podría significar un error de origen. Para mas información sobre saldos, te recomendamos leer la documentación del módulo de Saldos del Centro de Control. Este proceso trabaja bajo las siguientes reglas:
- Si esta seleccionado el periodo virtual de inicio de actividades o cualquier periodo especial de cierre anual, fallará la transacción.
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Si el periodo seleccionado está abierto, el sistema cerrará este periodo, y todos los periodos abiertos anteriores a este.
- Si el periodo seleccionado está abierto, y este pertenece a diciembre, aplica la regla anterior, y además, cierra el periodo especial de cierre anual.
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Si el periodo seleccionado está cerrado, el sistema volverá a abrir este periodo, y todos los periodos cerrados posteriores incluyendo los periodos especiales.
Errores comunes en los procesos de Periodos
Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:
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ERROR: No se pudo cerrar o re-abrir el periodo porque este periodo pertenece al cierre anual el cual se cierra o re-abre según el mes de diciembre. Si necesitas cerrar o volver a abrir un periodo especial de cierre anual, necesitarás aplicar el proceso al mes de diciembre de ese mismo año. Forseti no soporta tener abierto el periodo especial mientras el periodo de diciembre de ese mismo año esta cerrado o viceversa.
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ERROR: El periodo virtual inicial, no puede ser alterado. Como se dijo anteriormente, el periodo Virtual de Inicio de Actividades esta reservado para el inicio de saldos del sistema, el cual solo puede ser alterado por medio del módulo de Saldos del Centro de Control, y por lo tanto, no se puede abrir este periodo.
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