El módulo de Entidades del Centro de Control del CEF, nos permite dar de alta nuestras entidades físicas y lógicas soportadas por Forseti. ¿Qué son nuestras entidades?... Son los diferentes elementos y puntos físicos, como las cajas de cobro y la caja fuerte, las cuentas bancarias y las bodegas donde existe material, todas estas, propiedad de la empresa. Además, en Forseti también nos referimos a las entidades lógicas, como a aquellos distintos puntos o áreas de trabajo de la empresa. Estas pueden ser, nuestras áreas de compra, puntos de venta, puntos de producción y áreas de nómina. Estas entidades tienen que estar comunicadas en algún punto para poder manejar nuestra información financiera y contable, como un todo, y en todo momento.

En este módulo, vamos a configurar las entidades físicas y lógicas para adaptar Forseti a nuestra empresa. Para entender de una manera general la estructura de nuestras entidades, imaginemos una empresa de ejemplo, y veamos cómo podemos configurar sus entidades.

Supongamos que nuestra empresa es mayoritariamente una distribuidora de ropa que vende en distintos puntos de venta de la república que son, DF norte, centro, este y sur, Monterrey centro y sur, y Guadalajara norte, centro y sur, y aparte, tiene una pequeña planta donde produce ropa especial, ubicada en Pachuca, además de una Matriz en DF desde la cual, distribuye toda la ropa a sus puntos de venta, y coordina todas las compras, la producción, las ventas a clientes de crédito importantes, y la nómina de la empresa. Además de todo esto, maneja dos cuentas bancarias, una en BBVABancomer y la otra en Banamex, ambas se utilizan para hacer pagos a proveedores, para recibir pagos de clientes importantes, y además, la de Banamex también se utiliza para pagar la nómina.

Para configurar esta empresa, se necesitarán agregar las siguientes Entidades Físicas:

• Cajas: MATRIZ, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.
• Bancos: BBVABancomer y Banamex.
• Bodegas: MATRIZ, PACHUCA, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.

Y las siguientes entidades lógicas:

• Compras: MATRIZ.
• Ventas: MATRIZ, DF-Norte, DF-Este, DF-Centro, DF-Sur, Monterrey-Centro, Monterrey-Sur, Guadalajara-Norte, Guadalajara-Centro y Guadalajara-Sur.
• Producción: PACHUCA.
• Nomina: General.

Además, se necesitarán enlazar las entidades lógicas a las entidades físicas para poder trabajar en los distintos módulos. Para nuestra empresa, los enlaces deberían configurarse de la siguiente manera:

Todas las entidades físicas y lógicas, además de los enlaces pertinentes, los vamos a configurar en este módulo. Es importante mencionar que ya que hayamos dado de alta una entidad, no podremos darla de baja, podremos inhabilitarla pero no borrarla, así que es importante que estemos seguros de nuestro esquema de implantación de entidades tanto físicas como lógicas. Los enlaces de las entidades lógicas a entidades físicas, si se podrán cambiar en cualquier momento.

El panel inferior y el derecho aparecen vacíos porque este módulo no los utiliza. En el panel izquierdo veremos las distintas entidades físicas y lógicas manejadas por Forseti. Estas fichas nos llevan a la pantalla para su control. Estas fichas son:

• Bancos.
  
• Cajas.
• Bodegas.
• Compras.
  
• Ventas.
  
• Producción.
• Nómina.
• CRM. Estas son entidades de áreas de trabajo del CRM (Gestión de la Relación con los Clientes). El módulo de CRM está en desarrollo actualmente, y aún no están disponibles para trabajar sobre ellas.
  

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en cada sección de las distintas entidades físicas y lógicas son las siguientes:

• Bancos.
  
  • Cve. Es la clave numérica del banco.
  • Ficha. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti.
  • Cheque. Es el número del próximo cheque de esta cuenta.
  • Cuenta. Es el número de cuenta bancaria.
  • Banco. Es el banco al que pertenece esta cuenta.
    
• Cajas.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la caja.
  • Ficha. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti.
  • Descripción. Es una pequeña descripción de la caja.
• Bodegas.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la bodega.
  • Descripción. Es una pequeña descripción de la bodega.
• Compras.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la entidad.
  • Descripción. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti.
  • Tipo. Es el tipo de entidad (Compra o Gasto).
  • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
  • Rec. Es el próximo número interno de recepción.
  • Ord. Es el próximo número interno de orden de compra.
  • Dev. Es el próximo número interno de devolución o rebaja sobre compra.
    
• Ventas.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la entidad de venta.
  • Descripción. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti.
  • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
  • Fac. Es el próximo número interno de factura.
  • Ped. Es el próximo número interno de pedido.
  • Dev. Es el próximo número interno de devolución o rebaja sobre venta.
    
• Producción.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la entidad de producción.
  • Descripción. Es una pequeña descripción de la entidad de producción.
  • Serie. Es un número de serie interno utilizado por el sistema para compatibilidad hacia atrás.
  • Rep. Es el próximo número interno de reporte de producción. Este no es un número de lote.
• Nómina.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la entidad de nómina.
  • Nómina. Es la ficha de identificación de esta entidad dentro de Forseti.
  • Concepto. Es una pequeña descripción de la nómina.
• CRM.
  
  • Cve. Es la clave numérica de la entidad.
  • Descripción. Es una pequeña descripción del área de trabajo

Procesos de Entidades

En el módulo de entidades del centro de control intervienen los procesos primarios de agregado, cambios y consulta.

BANCOS.

Permite agregar una cuenta bancaria dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la cuenta bancaria contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes módulos como por ejemplo, en facturas y compras de contado, en cuentas por pagar o por cobrar, y en general, a la hora de registrar un pago o cobro, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario como por ejemplo "BBVA-077", en el caso que sea una cuenta de BBVABancomer con terminación 077.
  
• Cuenta. Es el número de cuenta bancaria. Este dato se utiliza para el registro del número de cuenta en cheques y transferencias para el soporte de la contabilidad electrónica.
  
• Banco. Debes seleccionar el banco. Este dato se utiliza para el registro del banco (clave numérica del SAT) en cheques y transferencias para el soporte de la contabilidad electrónica.
• Cheque. Ingresa aquí el número del siguiente cheque que será expedido. Este dato se irá cambiando automáticamente al generar pagos con cheque ya sea directamente en el módulo de movimientos bancarios, o desde otros módulos, por ejemplo, al liquidar una cuenta por pagar desde el módulo de cuentas por pagar. También se utiliza para soporte de cheques en la contabilidad electrónica.
  
• Moneda. Debes seleccionar la moneda establecida de esta cuenta bancaria.
  
• **Formato de depósito. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de depósito. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  
• **Formato de retiro. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de retiro. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  
• Cuenta Contable. Es el enlace de este banco a la cuenta contable que se registrará en la póliza. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
  
  • Cuando este banco sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de ingresos o egresos, ya sea por depósitos, retiros o traspaso de fondos.
  • Cuando este banco no sea contable, ignorará esta cuenta en depósitos, retiros, y traspasos de fondos a otra, o desde otra cuenta o caja no contable, porque no registrará ninguna póliza.
  • Cuando este banco no sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la partida doble de la póliza que registrará la otra cuenta o caja, en traspasos de fondos donde la otra cuenta o caja, si sea contable.
• Estatus. Es el estatus de esta cuenta. Si se establece esta cuenta como bloqueada, no se podrá utilizar la cuenta. Esto es importante si ya no manejamos esta cuenta ya que no la podremos eliminar.
• Este banco o caja se establece como fijo/a. Si esta seleccionado, significa que este banco se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al generar sus movimientos, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de cuentas bancarias personales, por poner un ejemplo.
  
• Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza generada automáticamente, al agregar un movimiento bancario con esta entidad, directamente desde el módulo de bancos, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de banco seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de banco seleccionada.

CAJAS.

Permite agregar una caja dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la caja contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta caja. Esta ficha se mostrará en diferentes módulos como por ejemplo, en facturas y compras de contado, en cuentas por pagar o por cobrar, y en general, a la hora de registrar un pago o cobro, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario como por ejemplo "MATRIZ", en el caso que fuera la caja principal de recolección de efectivo.
  
• Descripción. Debe ser una pequeña descripción de la caja.
  
• **Formato de depósito. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de depósito. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  
• **Formato de retiro. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos de retiro. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
  
• Cuenta Contable. Es el enlace de esta caja a la cuenta contable que se registrará en la póliza. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
  
  • Cuando esta caja sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de ingresos o egresos, ya sea por depósitos, retiros o traspaso de fondos.
  • Cuando esta caja no sea contable, ignorará esta cuenta en depósitos, retiros, y traspasos de fondos a otra, o desde otra cuenta bancaria o caja no contable, porque no registrará ninguna póliza.
  • Cuando esta caja no sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la partida doble de la póliza que registrará la otra cuenta bancaria o caja, en traspasos de fondos donde la otra cuenta bancaria o caja, si sea contable.
• Estatus. Es el estatus de esta caja. Si se establece esta caja como bloqueada, no se podrá utilizar la caja. Esto es importante si ya no manejamos esta caja ya que no la podremos eliminar.
• Este banco o caja se establece como fijo/a. Si esta seleccionado, significa que esta caja se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al generar sus movimientos, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de cajas de ahorro personales, por poner un ejemplo.
  
• Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza generada automáticamente, al agregar un movimiento de caja con esta entidad, directamente desde el módulo de cajas, y siempre y cuando, esta caja sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.
• *Caja de destino en cierre de esta caja. Se debe seleccionar la caja de destino a la cual se traspasarán los fondos de efectivo al momento de hacer un cierre en esta caja. Si no se selecciona una caja, significará que esta caja no soportará cierres.
  
• *Último número en cierre. Este número representa el número de movimiento perteneciente al retiro del traspaso de fondos del último cierre de esta caja, y es actualizado automáticamente al hacer cada cierre. El proceso de cierre de caja, utilizará este dato para calcular la cuenta del próximo cierre. Al agregar la caja, si no se destinará un fondo fijo, este debe de ser cero. En caso de agregar un depósito inicial a esta entidad destinado para el fondo fijo, este debe ser el número de movimiento de este depósito (por lo regular será 1, a menos que se cancele y se vuelva a ingresar el depósito perteneciente al fondo).
• *Fondo de caja. Representa el efectivo destinado para el fondo de esta caja. NOTA: Este dato se utilizará exclusivamente al momento de calcular los cierres de caja, y por lo tanto, no agrega ningún movimiento de depósito de esta cantidad, a la hora de agregar esta entidad.
  

* Para entender mejor lo que son los cierres en Forseti, y como se calculan, revisa la documentación del módulo de Cierres de Caja del módulo de Caja y Bancos del CEF.
**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de caja seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de caja seleccionada.

BODEGAS.

Permite agregar una bodega dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la bodega contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta bodega. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta bodega, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera la bodega principal, esta podría ser "MATRIZ".
  
• Descripción. Debe ser una descripción de la bodega.
  
• Tipo. Representa el tipo de bodega. Esta puede ser de dos tipos distintos:
  
  • Almacén de Productos. Este tipo representa una bodega de productos dados de alta en el catálogo de productos, y será utilizada por los módulos de movimientos al almacén, traspasos entre bodegas, compras, ventas y producción. Estas representan bodegas de Materias Primas y Productos Terminados, y se podrán enlazar a entidades lógicas de compras del tipo "compra", de ventas y de producción.
    
  • Almacén de Utensilios. Este tipo representa un pequeño almacén de utensilios o suministros que no son inventariables dentro de la cuenta contable del inventario, como por ejemplo, tóner de impresoras, herramienta, papelería, etc.. Este tipo de almacén será utilizado exclusivamente por el módulo utensilios consumibles y gastos, y se podrán enlazar únicamente a entidades lógicas de compras del tipo "gasto".
    
    NOTA MUY IMPORTANTE: El tipo de bodega no se podrá cambiar, por lo tanto, debes entender perfectamente las diferencias entre los dos tipos, ya que como tampoco se pueden eliminar, en caso de equivocarte al agregar, la bodega quedará inutilizable.
    
    
• Bodega fija. Si esta seleccionado, significa que esta bodega de productos, se manejará como una entidad no contable. Las bodegas no contables, no registran ninguna póliza de costos de inventario al generar sus movimientos al almacén, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de un almacén de productos ajeno o alterno a la empresa. NOTA: Las bodegas de utensilios no manejan costos de inventario, por lo tanto, no importa si esta o no esta seleccionado este dato.
• Movimiento. Ingresa aquí el número del próximo movimiento al almacén en esta bodega.
• **Formato de Movimiento. Este será el formato de impresión por defecto para movimientos al almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Plantilla. Ingresa aquí el número de la próxima plantilla de esta bodega.
• **Formato de Plantilla. Este será el formato de impresión por defecto para plantillas de almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Traspaso. Ingresa aquí el número del próximo traspaso entre bodegas, cuando esta sea la bodega de origen.
• **Formato de Traspaso. Este será el formato de impresión por defecto para traspasos entre bodegas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Requerimiento. Ingresa aquí el número del próximo requerimiento entre bodegas, cuando esta sea la bodega que requiere el material.
• **Formato de Requerimiento. Este será el formato de impresión por defecto para requerimientos entre bodegas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Chequeo. Ingresa aquí el número del próximo chequeo físico en esta bodega.
• **Formato de Chequeo. Este será el formato de impresión por defecto para chequeos físicos en este almacén. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Estatus. Es el estatus de esta bodega. Si se establece esta bodega como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta bodega ya que no la podremos eliminar.
• Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de costos generada automáticamente, al agregar un movimiento al almacén de esta bodega, directamente desde el módulo de movimientos al almacén, o a partir de un traspaso o chequeo físico realizado en esta bodega, y siempre y cuando, esta bodega sea una entidad contable. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En almacenes de productos, podemos especificar si se generará directamente en Forseti, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de la carta porte de los traspasos realizados desde esta bodega. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación  de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de traspasos desde Forseti, contiene los siguientes objetos:

• CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de agregar un nuevo traspaso o intentar sellar uno existente:
  
  • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti, o en el caso de que esta bodega no vaya a expedir CFD porque no necesita hacer traspasos.
    
  • CFDI 3.2. El sistema generará el CFD del traspaso con la versión 3.2, e intentará sellarlo a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
• Expedición. Actuará bajo las dos siguientes reglas:
  
  1. Cuando esta bodega sea el origen del traspaso, este objeto representará el elemento "ExpedidoEn" del archivo xml del CFD generado.
  2. Cuando esta bodega sea el destino de un traspaso, este objeto representará el elemento "Receptor" del archivo xml del CFD generado por la bodega de origen. NOTA IMPORTANTE: Aunque esta bodega esté configurada para NO expedir CFDs porque no necesita hacer traspasos, si recibe materiales traspasados desde otra bodega, es necesario seleccionar este elemento, de lo contrario, fallará el proceso de la generación del CFD del traspaso, en la bodega de origen.
• Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar el CFD del traspaso.
  

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la bodega seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la bodega seleccionada.

COMPRAS.

Permite agregar una entidad lógica de compra o gastos dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera la entidad de compra principal, esta podría ser "MATRIZ".
  
• Tipo. Representa el tipo de entidad de compra. Esta puede ser de dos tipos distintos:
  
  • Compra. Este tipo, representa una entidad de compra de materias primas. Estas materias primas son las que forman parte del catálogo de productos.
    
  • Gasto. Este tipo, representa una entidad de compra de utensilios o suministros que no forman parte del objeto del negocio. Estas son entidades enfocadas a los gastos del diario como por ejemplo, tóner de impresoras, herramienta, papelería, etc..
    
    NOTA MUY IMPORTANTE: El tipo de entidad no se podrá cambiar, por lo tanto, debes entender perfectamente las diferencias entre los dos tipos, ya que como tampoco se pueden eliminar, en caso de equivocarte al agregar, la entidad quedará inutilizable.
    
    
• Esta entidad se maneja externamente. Si esta seleccionado, significa que esta entidad, se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza, ya sea de compras o de los gastos (según el tipo de entidad) al agregarlas, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de compras o gastos ajeno o alterno a la empresa.
• No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios. Si esta seleccionado, al agregar una recepción, una compra o un gasto, no se agregará ningún movimiento al almacén o utensilio consumible, según sea compra o gasto.
  
• Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
• Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén o utensilios consumibles de entrada, al agregar la recepción, compra o gasto, o el movimiento de entrada al agregar una devolución, siempre y cuando, el objeto anterior "No manejar movimientos al almacén de productos o utensilios" NO este seleccionado.
• IVA. Este es el porcentaje de IVA por defecto que aplicará al momento de capturar una partida en una compra o gasto. Calcular este IVA también depende de la configuración de este, en cada producto o gasto que figura en los catálogos. Esto no es imperativo, gracias a la complejidad que acarrea la automatización de la captura por medio de CFDIs que nos expiden nuestros proveedores, y por lo tanto, podrás cambiar el IVA al momento de la captura.
• Pago. Es el tipo de pago establecido para de esta entidad. Estos pueden ser los siguientes:
  
  • Contado. Esta entidad generará exclusivamente compras o gastos de contado. Generará los retiros del banco o caja al momento de agregar.
  • Crédito. Esta entidad generará exclusivamente compras o gastos a crédito. Se puede usar por ejemplo, para compras por mayoreo donde tengamos crédito. Generará las cuentas por pagar al momento de agregar.
  • Mixto. Esta entidad generará compras o gastos de contado o de crédito según se decida al momento de agregar el registro.
  • Ninguno. Esta entidad generará la pura compra o gasto, sin movimiento de caja o banco, ni movimiento de cuenta por pagar. Esta opción no lleva ningún seguimiento del pago.
• Compra / Gasto. Ingresa aquí el número de la próxima compra o gasto de esta entidad.
• **Formato de Compra o Gasto. Este será el formato de impresión por defecto para las facturas de compras o gastos según sea el caso. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• *Orden. Ingresa aquí el número de la próxima orden de compra de esta entidad.
  
• **Formato de Orden. Este será el formato de impresión por defecto para las órdenes de compra. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• *Recepción. Ingresa aquí el número de la próxima recepción de esta entidad.
• **Formato de Recepción. Este será el formato de impresión por defecto para las recepciones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• *Devolución. Ingresa aquí el número de la próxima devolución o rebaja sobre compra de esta entidad.
• **Formato de Devolución. Este será el formato de impresión por defecto para las devoluciones o rebajas sobre compras. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Estatus. Es el estatus de esta entidad de compra o gasto. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
• Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de compra o gasto generada automáticamente al agregar un registro de esta entidad, directamente desde el módulo de recepciones, de compras o de gastos, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Esta clasificación, también gobernará a la póliza de costos del movimiento al almacén generado, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de compra sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En entidades de compras o gastos, debemos especificar los bancos y/o cajas enlazadas a esta entidad. Estos se utilizan en dos escenarios:

1. Cuando se agrega una compra o gasto de contado, será necesario seleccionar en es preciso momento el banco o caja con la cual se pagará.
2. Cuando se agrega una compra o gasto a crédito, será necesario seleccionar mas adelante, el banco o caja con la cual se liquidará la cuenta por pagar.

Los detalles para la selección de entidades de banco o caja contiene los siguientes objetos:

• Bancos. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de banco registradas en el sistema.
• Cajas. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de caja registradas en el sistema.

NOTA: Es posible que aparezcan en la lista bancos o cajas que ya han sido bloqueadas, y por lo tanto, aún se podrán seleccionar. Sin embargo, al agregar un pago con una de estas entidades, fallará la transacción.

*Las ordenes de compra, recepciones y devoluciones, solo aplican a entidades del tipo "compra" y nunca al tipo "gasto".
**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de compra o gasto seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de compra o gasto seleccionada.

VENTAS.

Permite agregar una entidad lógica de venta dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera un punto de venta en el norte del DF, esta podría ser "DF-NORTE".
• Esta entidad se maneja externamente. Si esta seleccionado, significa que esta entidad, se manejará como una entidad no contable. Las entidades no contables, no registran ninguna póliza al agregar una factura o devolución, por lo tanto, no están enlazadas a la contabilidad de la empresa. Estas sirven para llevar un control de ventas ajeno o alterno a la empresa.
• A esta entidad se le desglosará el iva. Si esta seleccionado, significa que al agregar una partida a una cotización, pedido, remisión o factura, al precio del producto que este registrado en el catálogo, o que se ingrese en la partida del documento a la hora de la captura, se le desglosará el IVA, mas no se le aumentará. Así, si por ejemplo el IVA es de 16%, y tenemos un producto con un precio de $1,000.00, nos arrojará un precio de $862.07 y un IVA de $137.93. De lo contrario, arrojará un precio de $1,000.00 con un IVA de $160.00 para dar un total de $1,160.00.
• No manejar movimientos al almacén de productos. Si esta seleccionado, al agregar una remisión, una factura o una devolución, no se agregará ningún movimiento al almacén. Esto sirve por ejemplo, cuando tenemos una entidad no contable que utilizamos para agregar ventas alternas a la empresa, las cuales vamos a registrar al final del día en una sola factura contable de esta entidad. En esta circunstancia se necesitarían llevar a cabo los siguientes procesos:
  
  • Se agrega cada factura alterna desde una entidad configurada para ello (el objeto "Esta entidad se maneja externamente" debe estar seleccionado en esa otra entidad).
  • Estas facturas alternas, generarán los movimientos al almacén, así como la póliza del costo de ventas (este objeto, osea "No manejar movimientos al almacén de productos" no debe estar seleccionado en esa otra entidad).
  • Estas facturas alternas, agregarán el efectivo a su caja "no contable" enlazada.
  • Al final del día, se genera la factura contable en esta entidad, la cual generará la póliza de ventas de contado, y agregará el efectivo a la caja "contable" enlazada.
  • Por último, se hace el retiro de la caja no contable enlazada a la entidad de venta no contable, para saldar la cuenta.
    
  Esta circunstancia no solo nos permite poder hacer una sola factura al final del día, también nos permite saber con exactitud, las existencias y el efectivo en la caja en cualquier momento del día. NOTA: Forseti no cuenta con un mecanismo automático para la generación de la factura diaria, por lo tanto, la generación de la factura contable en este escenario, así como el retiro final de la caja no contable, se necesitarían hacer manualmente y por separado.
• Aplica precios según política, sin permitir cambiarlos manualmente. Si se selecciona, al momento de capturar una cotización, pedido, remisión o factura, no se podrán ingresar manualmente los precios de cada partida del documento. En lugar de esto, los precios serán calculados según estén configuradas las políticas de venta. Estas políticas pueden involucrar la entidad, el cliente y el producto, y por lo tanto, es necesario entender como funciona este cálculo. Es muy recomendable revisar la documentación del módulo de políticas de venta del departamento de ventas del CEF.
  NOTA MUY IMPORTANTE: Aunque este objeto este seleccionado, será ignorado cuando la captura de la factura se realice a través de la carga de un CFDI expedido externamente. Dicho de otra manera, si por ejemplo, expedimos una factura electrónica a través de un portal de cualquier PAC, y posteriormente cargamos este archivo XML para capturar la factura, se ignorarán las políticas, y se respetarán los precios establecidos en el CFDI.
• Permitir cambiar el consecutivo al momento de facturar. Si se selecciona, será posible cambiar el número interno (folio) de una cotización, pedido, remisión, factura o devolución al momento de la captura. Esto ya no es muy importante en facturas y/o devoluciones o rebajas electrónicas, ya que el folio válido se basa en el UUID asignado por el PAC.   
  
• Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
• Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén de salida, al agregar una remisión o factura, o los movimientos de entrada al agregar una devolución, siempre y cuando, el objeto anterior "No manejar movimientos al almacén de productos" NO este seleccionado.
• Pago. Es el tipo de manejo del pago de esta entidad. Estos pueden ser los siguientes:
  
  • Contado. Esta entidad generará exclusivamente ventas de contado. Se usa para puntos de venta al consumidor final, como puede ser una tienda. Generará los depósitos de banco o caja al momento de agregar.
    
  • Crédito. Esta entidad generará exclusivamente ventas a crédito. Se puede usar por ejemplo para puntos de venta de distribución por mayoreo. Generará las cuentas por cobrar al momento de agregar.
  • Mixto. Esta entidad generará ventas de contado o de crédito según se decida al momento de agregar la venta.
  • Ninguno. Esta entidad generará la pura venta, sin movimiento de caja o banco, ni movimiento de cuenta por cobrar. Esta opción no lleva ningún seguimiento del cobro.
    
• Vendedor. Selecciona el vendedor por defecto de esta entidad.
  
• Ajustar precio. Si se selecciona "Factor como porcentaje", utilizará el valor de Factor de ajuste como porcentaje de aumento o de descuento, al momento de la captura y en todos los productos. Para entender mejor, veamos en un ejemplo: Suponiendo que el producto X tiene un precio de $1,000.00, y el factor de ajuste es de 5%, entonces al momento de la captura del producto X en esta entidad, el precio cambiará de $1,000.00 a $1,050.00. Imaginemos que tenemos nuestra matriz en DF y una tienda en Guadalajara. Para surtir a Guadalajara le podemos aumentar este 5% a todos los productos del catálogo, perteneciente al costo de transporte. NOTA IMPORTANTE: Este factor se complementa con las políticas de venta, por lo tanto, es muy recomendable revisar la documentación del módulo de políticas de venta del departamento de ventas del CEF. 
• Factor de ajuste. Es el porcentaje para el ajuste de precio. Este puede ser menor a cero para generar descuentos, o mayor a cero para generar aumentos.
• IVA. Este es el porcentaje de IVA por defecto que aplicará al momento de capturar una partida en una cotización, pedido, remisión o factura. Calcular este IVA también depende de la configuración de este, en cada producto o servicio que figura en los catálogos. Esto no es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el IVA al momento de la captura.
• Factura. Ingresa aquí el número de la próxima factura de esta entidad.
• **Formato de Factura. Este será el formato de impresión por defecto para las facturas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Pedido. Ingresa aquí el número del próximo pedido de esta entidad.
  
• **Formato de Pedido. Este será el formato de impresión por defecto para los pedidos. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Devolución. Ingresa aquí el número de la próxima devolución o rebaja sobre venta de esta entidad.
• **Formato de Devolución. Este será el formato de impresión por defecto para las devoluciones o rebajas sobre ventas. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Remisión. Ingresa aquí el número de la próxima remisión de esta entidad.
• **Formato de Remisión. Este será el formato de impresión por defecto para las remisiones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Cotización. Ingresa aquí el número de la próxima cotización de esta entidad.
• **Formato de Cotización. Este será el formato de impresión por defecto para las cotizaciones. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Estatus. Es el estatus de esta entidad de venta. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
• Clasificación. Es la clasificación que tendrá la póliza de venta generada automáticamente al agregar un registro de esta entidad, directamente desde el módulo de remisiones o de facturas, y siempre y cuando, esta entidad sea una entidad contable. Esta clasificación, también gobernará a la póliza del costo de ventas del movimiento al almacén generado, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de venta sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En ventas, podemos especificar si se generará directamente en Forseti, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los traspasos (en caso de agregar remisiones) o de las facturas electrónicas. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación  de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de traspasos y facturas desde Forseti, contiene los siguientes objetos:

• CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de agregar una remisión o factura, o intentar sellar una existente:
  
  • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti porque utilizas un servicio de timbrado externo, o en el caso de que esta entidad no vaya a expedir CFD porque no es una entidad contable.
    
  • CFDI 3.2. El sistema generará el CFD del traspaso o factura con la versión 3.2, e intentará sellarlo a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
• Expedición. Este objeto representará el elemento "ExpedidoEn" del archivo xml del CFD generado.
• Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar el CFD del traspaso o factura.
  

En entidades de ventas, debemos especificar los bancos y/o cajas enlazadas a esta entidad. Estos se utilizan en dos escenarios:

1. Cuando se agrega una factura de contado, será necesario seleccionar en ese preciso momento el banco o caja a la cual se depositará.
2. Cuando se agrega una factura a crédito, será necesario seleccionar mas adelante, el banco o caja a la cual se depositará la liquidación de la cuenta por cobrar.

Los detalles para la selección de entidades de banco o caja contiene los siguientes objetos:

• Bancos. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de banco registradas en el sistema.
• Cajas. Muestra las fichas pertenecientes a cada una de las entidad de caja registradas en el sistema.

NOTA: Es posible que aparezcan en la lista bancos o cajas que ya han sido bloqueadas, y por lo tanto, aún se podrán seleccionar. Sin embargo, al agregar un pago con una de estas entidades, fallará la transacción.

**Estos formatos deben primero definirse en el módulo de Formatos del Centro de Control.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de venta seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de venta seleccionada.

PRODUCCIÓN.

Permite agregar una entidad lógica de producción dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera un punto de producción en el DF, esta podría ser "PLANTA-DF".
• Descripción. Debe ser una descripción de la entidad de producción.
• Serie. Ingresa aquí el número de serie de esta entidad. Los números de serie deben tener un máximo de tres caracteres, y ser únicos. Este dato se usa para propósitos internos del sistema, para dar compatibilidad hacia atrás, y no tiene relevancia en los procesos.
• Reporte. Es el próximo número interno de reporte de producción. Este no es un número de lote.
• Bodega. Debes seleccionar la bodega enlazada a esta entidad. Esta es la bodega donde se agregarán los movimientos al almacén de salida pertenecientes a las materias primas utilizadas en cada proceso de cada orden de producción, así como también, los movimientos de entrada pertenecientes a cada subproducto de los procesos, y al producto terminado del cierre de la orden.
• **Formato. Este será el formato de impresión por defecto para las ordenes de producción. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Estatus. Es el estatus de esta entidad de producción. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
• Clasificación. Esta clasificación gobernará las pólizas del costo de producción de todos los movimiento al almacén generados por las órdenes, en caso de que la bodega enlazada a esta entidad de producción sea contable, y aún cuando la bodega especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de producción seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de producción seleccionada.

Permite agregar una entidad lógica de nómina dentro del sistema Forseti. El formulario para agregar la entidad lógica contiene los siguientes objetos:

• Clave. Ingresa aquí el número de la entidad. NOTA: Esta clave ya no se podrá cambiar.
  
• Ficha. Es la ficha para esta entidad. Esta ficha se mostrará en diferentes partes del sistema para identificar esta entidad, por lo tanto, debe ser algo que sea entendible para el usuario, por ejemplo, en el caso que fuera una nómina de empleados del DF, esta podría ser "NOMINA-DF".
• Descripción. Debe ser una descripción de las características de esta entidad de nómina.
• Tipo. Es el tipo de manejo para esta nómina. Estos pueden ser los siguientes:
  
  • Nómina estricta. Al generar la nómina, utilizará el registro de asistencias para calcular las faltas y retardos. Luego se ayudará de los permisos, incidencias y plantillas de movimientos, para el cálculo definitivo.
    
  • Nómina de confianza. Al generar la nómina, asumirá que no existen faltas ni retardos porque ignorará el registro de asistencias. Se apoyará únicamente en los permisos, incidencias y plantillas de movimientos, para el cálculo de la nómina.
• Periodo. Es el periodo de tiempo de la nómina. Estos pueden ser, semanal, quincenal y mensual. Al agregar una nómina en esta entidad, el sistema calculará automáticamente el inicio y final del periodo según este dato. El periodo no es imperativo, por lo tanto, podrá cambiarse al momento de agregar una nueva nómina; Por ejemplo, cuando desees reducir el período para ajustarla al inicio o cierre de año, o para ajustar a 14 o 16 días en nóminas quincenales.
• Número. Es el número consecutivo que tendrá la siguiente nómina de esta entidad. Este número aumentará automáticamente al agregar nóminas, y no es imperativo.
• Fecha. Es la fecha inicial que tendrá la siguiente nómina. Tampoco es imperativa, se puede cambiar al momento de agregar o al hacerle cambios a la nomina.
  
• **Formato de recibos. Este será el formato de impresión por defecto para los recibos de nómina. No es imperativo, por lo tanto, podrás cambiar el formato al momento de imprimir.
• Nominas Normales. Debes seleccionar aquí, la entidad de banco o caja con la cual se pagará la nómina contable generada por el proceso de cálculo de nómina, y por lo tanto, solo se muestran entidades contables.
  
• Nominas Especiales. En determinadas circunstancias, es probable que se genere automáticamente una nómina no contable alterna a la nómina principal (ver módulo de procesos de nómina para más información), la cual requiere de un pago con un banco o caja no contable, y por lo tanto, solo se muestran entidades no contables.
  
• Estatus. Es el estatus de esta entidad de nómina. Si se establece esta entidad como bloqueada, no se podrá utilizar. Esto es importante si ya no manejamos esta entidad, ya que no la podremos eliminar.
• Clasificación. Esta clasificación gobernará a la póliza de egreso del retiro bancario o de caja generado por el cálculo de la nómina principal, y aún cuando la entidad de banco o caja especifique otra clasificación. Estas deben existir previamente en el catálogo de clasificación de pólizas del módulo de clasificaciones del departamento de contabilidad.

En el proceso de nóminas, podemos especificar si se generará directamente en Forseti, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de los recibos electrónicos. Para que los procesos de sellado de facturación electrónica, comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones necesarias. Revisa la documentación de Comprobantes Fiscales Digitales del Centro de Control, para entender y poder proceder. El detalle de comprobantes fiscales digitales para el sellado de recibos de nómina desde Forseti, contiene los siguientes objetos:

• CFD. Es la forma en que actuará el sistema en caso de intentar sellar una nómina:
  
  • No. Selecciona esta opción en caso de que el sistema no soporte sellar CFDs directamente desde Forseti porque utilizas un servicio de timbrado externo.
    
  • CFDI 3.2. El sistema generará los CFD de los recibos de nómina con la versión 3.2, e intentará sellarlos a través del servicio JPacConn configurado para este servidor.
• Expedición. Este objeto representará el elemento "ExpedidoEn" de los archivos xml de los CFDs generados.
• Certificado. Es el certificado que se utilizará para generar los CFDs de los recibos de nómina.
  

Cambiar Entidad.

Este proceso permite cambiar los parámetros de la entidad de nómina seleccionada.

Consultar Entidad.

Este proceso permite hacer una consulta de los parámetros de la entidad de nómina seleccionada.