|
El módulo de plantillas de almacén del CEF te
permite agregar plantillas de movimientos al almacén por entradas o salidas de material, para que un tercero autorizado, pueda generar el movimiento al almacén a partir de la revisión del mismo. Para entender cuando es importante la utilización de plantillas, supongamos el siguiente escenario:
Tenemos nuestra bodega Matriz sobre la cual, el encargado audita las entradas y salidas generadas por las personas de compras y ventas de la empresa. Ahora bien, este encargado solo puede auditar y/o revertir estos movimientos, y no se le permite agregar entradas o salidas directas. ¿Qué pasará cuando se necesite enviar una muestra a un posible cliente, si el encargado no puede ingresar una salida directa?. La respuesta a esta situación se puede resolver de las siguientes maneras:
- Permitir que el encargado pueda agregar movimientos directos al almacén. Esta situación parece correcta, sin embrago, si no se revisan todos los movimientos, y el encargado hace mal uso de sus permisos, podría llevar a la empresa a pérdidas sustanciales.
-
Asignarle a un tercero la tarea de agregar movimientos directos al almacén. Esta situación parece ser mejor que la anterior, sin embargo, sigue habiendo un hoyo de seguridad al dejar abierta la puerta para agregar movimientos directos porque al fin de cuentas se siguen mezclando con los demás movimientos y pueden ser difíciles de identificar. Además, si faltara material, puede haber conflicto entre el encargado y la persona autorizada que agregó el movimiento, sobre todo si esta última, agrega el movimiento desde otro punto físicamente distinto al de la bodega.
-
Asignarle a un tercero la tarea de agregar plantillas de almacén para generar el movimiento definitivo. Esta situación sería la ideal, porque al no permitirle a nadie agregar movimientos directos, solo se deberán revisar las plantillas para asegurar lo que salió directamente del almacén. Además, esta situación permite al encargado enfocarse únicamente en la tarea de revisión, como lo haría con las compras o ventas.
La fuga de material o robo hormiga, es una de las principales circunstancias de quiebra en las pequeñas empresas en nuestro país, ya que es muy difícil de identificar, sobre todo cuando existen distintos puntos de venta, y el almacén es muy dinámico.
En el panel izquierdo, veremos las fichas de las bodegas
que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del
Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las plantillas de la primera bodega
disponible.
En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:
-
Especial. La ficha de especial, permite filtrar plantillas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
-
Hoy. Filtra y muestra solo las plantillas de hoy (Esta es la selección por defecto).
-
Semana. Filtra y muestra las plantillas pertenecientes a los últimos siete días.
-
Meses... Esta ficha filtra y muestra las plantillas del mes seleccionado.
En el panel derecho veremos las siguientes fichas pertenecientes al Estatus de la plantilla:
-
Todas. Muestra plantillas que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardadas, emitidas, revertidas, generadas o canceladas.
-
Guardadas. Muestra las plantillas que aún no tienen un movimiento al almacén asociado. Estas plantillas están agregadas pero aún no se generan.
-
Emitidas. Muestra las plantillas que ya tienen su movimiento al almacén asociado, y que a su vez, este movimientos ya fue aprobado por el encargado de la bodega.
-
Revertidas. Muestra las plantillas donde su movimiento asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el encargado de esta bodega. NOTA IMPORTANTE: Las plantillas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.
-
Generadas. Muestra las plantillas que fueron recientemente generadas, pero que aún no cuentan con la aprobación del encargado encargado de la bodega.
-
Canceladas. Esta ficha muestra aquellas plantillas que se han cancelado. Las plantillas canceladas ya no se pueden recuperar.
Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:
-
Núm. Es el número consecutivo de la plantilla, según la bodega a la que pertenece.
-
Fecha. Indica la fecha de la plantilla.
-
Descripción. Es la descripción del concepto de esta entrada o
salida, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en el
módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad.
-
ST. Muestra el estatus de la plantilla (Guardada, Emitida, Revertida, Generada o Cancelada).
-
Concepto. Es una breve descripción del motivo por el cual se genera el movimiento al almacén resultante.
-
Ref. Es una pequeña referencia del movimiento al almacén resultante.
-
Mov. Es el número del movimiento al almacén asociado a esta plantilla, o cero, si esta plantilla no se ha generado aún.
NOTA: Las plantillas guardadas o emitidas siempre aparecen en
color negro, los que están recién generadas o están revertidas en color azul, y todas las
canceladas aparecen en color rojo.
Procesos del Módulo de Plantillas de Almacén
En el módulo de plantillas de almacén intervienen los procesos
primarios de agregar, generar, cambiar, consultar, cancelar y rastreo.
Agregar Plantilla.
Permite agregar plantillas por entradas o salidas de
material. Las plantillas se agregan según la bodega en la que estamos,
por
ejemplo, si tenemos la bodega MATRIZ e IZTAPALAPA,
y estamos en la bodega IZTAPALAPA, no podremos agregarla
en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que
ubicarnos en la bodega MATRIZ, para poder agregar.
El formulario para Agregar una plantilla nueva, posee los siguientes
objetos de cabecero:
-
Entrada / Salida. Indica aquí, si la plantilla representará un movimiento de entrada o uno de salida de material.
-
No. Plantilla. Campo informativo de consulta. No se utiliza al agregar.
-
Fecha. Indica la fecha para la plantilla.
-
Referencia. Puedes ingresar algo pequeño que haga referencia al movimiento generado por esta plantilla.
-
Clave. Es la clave del concepto definido por el usuario para el movimiento generado por esta plantilla, según el catálogo de conceptos de almacén, establecido en
el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los
conceptos, representan las entradas o salidas de material, y dictaminan
la manera en que afectará el movimiento al costo en el inventario.
Solo se pueden agregar conceptos de usuario y no de sistema, porque los
conceptos de sistema están reservados para agregar movimientos al
almacén creados automáticamente por los módulos externos como compras,
ventas, producción, etc., más no por plantillas.
-
Concepto. Indica aquí, un motivo o descripción para identificar esta plantilla y su movimiento asociado resultante.
Para llenar los detalles de cada partida que contendrá la plantilla, contamos con los siguientes objetos:
-
Cantidad. Indica la cantidad de entrada o de salida de producto según sea el caso.
-
Uni. No contiene objeto. Este es un espacio
informativo de partidas previamente insertadas, y muestra la unidad del producto según el catálogo de productos.
-
Clave. Aquí se inserta la clave del producto que
contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o
si prefieres insertarla directamente.
-
Descripción. Es informativo de la partida, es la descripción del producto y aparecerá cuando se ingrese la clave a partir del catálogo.
-
Costo. Afectará al generar el movimiento. En conceptos de entradas, puede definirse de manera manual
el costo del producto, y este se utilizará para recalcular el costo
promedio en el inventario. Esto depende de que no este seleccionado el
objeto "Calcular costo automáticamente" en el catálogo de
conceptos, lo cual, tratará esta entrada igual a un movimiento de
sistema de compra, en la
que el costo promedio se vuelve a calcular dividiendo el saldo final
entre la existencia final. Tanto en todas las salidas, como en las
entradas donde el objeto "Calcular costo automáticamente" esté
seleccionado, este campo será ignorado, y el movimiento se generará con
el costo promedio. NOTA: Es recomendable leer la documentación de
Enlaces contables del departamento de Contabilidad del CEF, para
entender mejor sobre cálculo de costos de inventario.
Generar Movimiento.
Este proceso permite generar el movimiento al almacén a partir de esta plantilla. Una vez generado, ya no se podrá volver a generar la plantilla.
Cambiar Plantilla.
Este proceso permite cambiar una plantilla, siempre y cuando, no se haya generado aún.
Consultar Movimiento.
Este proceso permite consultar El cabecero y los Detalles de una plantilla de almacén.
Cancelar Plantilla.
Este proceso cancela la plantilla seleccionada aplicando las siguientes reglas:
- Si la bodega no es auditable, entonces, se podrá cancelar inmediatamente.
- Si la bodega es auditable, entonces, primero se debe revertir el
movimiento asociado directamente en el módulo de movimientos al almacén, y luego, se debe cancelar esta plantilla. NOTA: Al revertir el movimiento al almacén, esta plantilla quedará marcada con un estatus "revertida".
En Forseti, una bodega auditable
es aquella bodega en la que el encargado necesitará revisar, autorizar y/o rechazar, los movimientos al almacén generados desde módulos externos como plantillas, compras, ventas, etc.
Rastrear.
Permite hacer una consulta de la plantilla rastreando sus módulos dependientes.
Errores comunes en los procesos del Módulo de Plantillas de Almacén.
Los errores más comunes en estos procesos son los siguientes:
-
ERROR: La cuenta de movimientos al almacén para este concepto no existe.
Puede suceder al generar la plantilla. Es probable que la cuenta contable asociada al concepto por el cual se
esta agregando esta plantilla, se haya descontinuado o eliminado.
Necesitarás ir al módulo de enlaces contables y/o catálogo de cuentas
para verificar la cuenta asociada al concepto, o cambiar la clave del concepto de la plantilla.
-
ERROR: No se encontró el producto especificado, o la clave pertenece a un servicio. Puede suceder que algún producto de la lista ya este descontinuado, o que esta clave pertenece a un servicio.
-
PRECAUCION: Esta plantilla necesita estar revertida desde el módulo de movimientos al almacén para poder cancelarla. Seguramente, intentas cancelar una plantilla que aún no se ha generado, o que ya está generada, pero como la bodega es auditable, el encargado necesita revertir el movimiento al almacén asociado a esta plantilla, para que esta se pueda cancelar.
|
