El módulo de chequeo físico del CEF te permite realizar de una manera lógica, los chequeos de inventario en las distintas bodegas de la empresa. En Forseti, se puede realizar un máximo de un chequeo físico al día por cada bodega, y este debe ser el último proceso realizado para esta, en ese preciso día. La lógica que se debe seguir para la realización de un chequeo físico es la siguiente:

1. Se deben tener capturados todos los movimientos al almacén ya sea de entradas o salidas, por compras, requerimientos de material, ventas etc.
2. Todos los movimientos de la bodega que ya se hayan recibido o enviado, deben estar auditados para que las existencias se encuentren en un estado lógico para ser contadas.
3. Se debe agregar el chequeo físico. Este generará una lista de los materiales que se tienen que contar, mandando un campo con la existencia que debería de haber, según el sistema. Si esta existencia no coincide con la existencia físicamente contada, se necesitará cambiar por esta última (la existencia físicamente contada).
4. Opcionalmente, se puede terminar de agregar el chequeo (por ejemplo para darse un descanso), y posteriormente reanudarse con la opción de "cambiar chequeo".
5. Ya que se hayan actualizado todas las existencias con lo que hay físicamente, se procederá a cerrar el chequeo para proteger la bodega de otras entradas y/o salidas de almacén en esta bodega.
6. Se procede a calcular las diferencias, a revisarlas, a corregir errores en caso de haberlos, y finalmente a generar el chequeo, lo cual agrega los movimientos de salida y entrada de almacén según haya existencias de menos o de mas.

En el panel izquierdo, veremos las fichas de las bodegas que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades del Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los chequeos físicos de la primera bodega disponible.

En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• Meses... Esta ficha filtra y muestra los chequeos físicos del mes seleccionado.

• Todos. Muestra chequeos que tengan cualquier estatus, ya sea que estén guardados, emitidos o cancelados.
• Guardados. Muestra los chequeos recientemente agregados. Estos pueden o no, estar cerrados (protección de la bodega contra entradas y/o salidas), pero indica chequeos que aún no están generados (chequeos que ya se les ha aplicado sus diferencias).
• Emitidos. Muestra los chequeos que ya se han generado y por lo tanto, ya tiene asociados sus movimientos al almacén de las entradas y/o salidas de las diferencias.
• Cancelados. Esta ficha muestra aquellos chequeos que se han cancelado. Los chequeos cancelados ya no se pueden recuperar.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Núm. Es el número consecutivo del chequeo físico, según la bodega a la que pertenece.
  
• Fecha. Indica la fecha del chequeo físico.
• ST. Muestra el estatus del chequeo (Guardado, Emitido o Cancelado).
• Cerrado. Si está marcado con una "X", indica que el chequeo esta cerrado y protegido contra movimientos al almacén. De lo contrario, estará marcado con "---".
• Generado. Si está marcado con una "X", indica que el chequeo ya esta generado, y ya tiene asociados sus movimientos al almacén pertenecientes a las entradas y/o salidas de las diferencias. De lo contrario, estará marcado con "---".
  

NOTA: Los chequeos físicos guardados o emitidos siempre aparecen en color negro, mientras que los cancelados aparecen en color rojo.

Agregar Chequeo.

Permite agregar un chequeo físico nuevo. Los chequeos se agregan según la bodega en la que estamos, por ejemplo, si tenemos la bodega MATRIZ e IZTAPALAPA, y estamos en la bodega IZTAPALAPA, no podremos agregarlo en la MATRIZ. Si deseamos hacer esto, Primero tendríamos que ubicarnos en la bodega MATRIZ, para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo chequeo físico, posee los siguientes objetos de cabecero:

• Bodega. Es informativo, muestra la etiqueta de la bodega a la que se le está aplicando este chequeo físico.
• Fecha. Indica la fecha para el chequeo. NOTA: Solo se permite agregar un chequeo físico por día.

El detalle de cada chequeo físico, se compone por las partidas de los productos que formarán parte del chequeo. Esta lista se generará según las siguientes reglas:

1. Nunca formarán parte los productos con estatus "Descontinuado".
2. Los productos que maneje esta bodega, aparecerán en negrita para resaltarlos e identificarlos rápidamente.
3. Los productos que no se manejen en esta bodega, aparecen sin resaltar. Lo mas normal es que estos productos tengan una existencia de cero.
4. Según esté establecida la variable "CHFIS_RET" de la sección de Almacén del módulo de Variables del Centro de Control, aplica lo siguiente:
   
   • Un valor de "cero", cargará todos los productos vigentes del catálogo.
   • Un valor "mayor a cero", cargará este número de productos vigentes del catálogo, seleccionándolos al azar. Si este valor sobrepasa el número de productos vigentes, obviamente cargará todo el catálogo.

El detalle se compone de los siguientes objetos de formulario:

• Clave. Informativo, es la clave del producto.
• Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
• Cantidad. Indica aquí la existencia física real de este producto. Al agregar por primera ocasión, aparecerá la existencia que debe haber según el sistema. NOTA: Esta existencia inicial puede diferir de la real por circunstancias en las que no se han capturado alguna compra o venta, u otras circunstancias similares, y no siempre es porque hayan diferencias.
• Unidad. Informativo, es la unidad de medida de las existencias del producto.
• Diferencia. Informativo, es la diferencia entre lo real y lo que calcula el sistema según las entradas y salidas al almacén de este producto. No aplica al agregar porque no se han calculado las diferencias.

Cambiar Chequeo.

Permite cambiar las existencias de un chequeo físico previamente agregado, pero que aún no esta cerrado ni generado. NOTA: Al cambiar, la lista de productos del chequeo será la misma que ya contenía, y no recargará su contenido siguiendo las reglas de agregado. Por ejemplo, si ya se había agregado un chequeo con el producto X, y después, este producto es descontinuado, al cambiar, el producto X seguirá siendo parte del chequeo, y por lo tanto, al generar el chequeo nos marcará un error de que este producto no existe. Para resolver este problema, se tendrá que eliminar primero el chequeo, y luego agregar uno nuevo.

Consultar Chequeo.

Este proceso permite consultar un chequeo físico previamente agregado. Las diferencias solo se mostrarán, si ya se ha calculado el chequeo.

Calcular Chequeo.

Este proceso permite calcular las diferencias entre lo que dice el sistema que hay, y las existencias capturadas dentro del chequeo. Para que el cálculo se pueda llevar a cabo, y este sea totalmente confiable, se debe cumplir con las siguientes reglas:

• Todos los movimientos al almacén en esta bodega, que tengan fecha igual o anterior a este chequeo, deben estar auditados o cancelados. Fallará si tienen estatus guardado o pendiente.
  
  
• El cálculo tomará el último mes contablemente cerrado para establecer las existencias iniciales, y a partir de estas, sumará las entradas y restará las salidas, por lo tanto, tener una historia de actualización de existencias correcta, garantiza que las diferencias también sean las correctas.
  
  
• No se podrá volver a calcular un chequeo, si este ya ha sido generado.
  

Cerrar Chequeo.

Este proceso permite cerrar o volver a abrir el chequeo físico seleccionado. Cerrar un chequeo permite bloquearlo para que ya no se pueda cambiar. Esto es útil por ejemplo, en circunstancias donde por alguna razón, un movimiento al almacén no se ha auditado, es necesario cancelar una venta, o cualquier otra circunstancia donde ya se haya contado todo, pero es necesario corregir algo en los movimientos. Entonces, se protege el chequeo y se siguen agregando movimientos al almacén con fecha posterior, como compras, ventas, etc., hasta que el problema sea resuelto (incluso días después), y se pueda proceder a generarlo.
 
Generar Movimiento.

Este proceso genera los movimientos al almacén de entrada y salida en esta bodega, que resulten de las diferencias en el cálculo del chequeo. A la hora de hacer la generación,

1. El chequeo físico debe estar previamente cerrado.
2. Se calculará automáticamente el chequeo para asegurar cambios de última hora.
3. Los movimientos al almacén resultantes quedarán en estatus "auditado" incluso si la bodega se establece como auditable en la variable "AUDITSAL" de la sección de Almacén del módulo de Variables del Centro de Control, que se utiliza para que el encargado revise y/o rechace movimientos al almacén.
   

Cancelar Chequeo.

Cuando un chequeo físico ya está generado, la única opción para revertir la acción y que las existencias regresen a su estado anterior, es cancelando el chequeo físico. Este proceso cancelará los movimientos al almacén resultantes de la generación y también cancelará este chequeo. NOTA: Un chequeo cancelado, ya no se puede recuperar, por lo tanto, se tendrá que agregar un nuevo chequeo físico para remplazarlo.

Eliminar Chequeo.

Este proceso permite eliminar definitivamente un chequeo físico que aún no se ha generado. No se podrán eliminar chequeos que estén cerrados. Para eliminar un chequeo cerrado, primero hay que volverlo a abrir, y luego volver a ejecutar este proceso.

Rastrear.

Permite hacer una consulta del chequeo físico rastreando sus módulos dependientes.