En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades de ventas del Centro de Control empresarial, siempre y cuando, se tenga acceso a ellas. Aparecerán por defecto los clientes de la primera entidad disponible.

En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:

• *. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los clientes dados de alta en esta entidad.
• A, B, C.... Filtra y muestra solo a los clientes con la inicial seleccionada.

• Todos. Muestra los clientes que tengan cualquier estatus, ya sea que estén dados de alta o de baja.
• Altas. Muestra únicamente los clientes dados de alta actualmente en esta entidad.
• Bajas. Esta ficha muestra aquellos clientes que fueron dados de baja. Los clientes dados de baja no se podrán utilizar más, pero se podrán revertir a su estatus de alta en cualquier momento.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:

• Núm. Representa el número de cliente en esta entidad de venta.
  
• Nombre. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro cliente.
• ST. Muestra el estatus del cliente (Alta o Baja).
• Saldo. Representan los saldos de la deuda de nuestro cliente en las distintas monedas del sistema.
  
• Contacto. Es la persona de contacto con nuestro cliente. Esta puede ser la encargada de compras por ejemplo.
• Tel. Representa los teléfonos de nuestro cliente.
  
• Mail. Es el correo electrónico de nuestro cliente.

NOTA: Los clientes dados de alta siempre aparecen en color negro y todos los dados de baja en color rojo.

Agregar cliente.

Permite agregar un nuevo cliente. Como ya se ha dicho anteriormente, los clientes se agregan según la entidad en la que estemos, por ejemplo, si tenemos las entidades de Guadalajara y Monterrey y estamos en la entidad de Monterrey, no podremos agregar en Guadalajara, en este caso tendríamos que cambiarnos primero a Guadalajara para poder agregar. El formulario para Agregar un nuevo cliente, se divide en tres secciones que son Datos generales, Dirección y contacto y Propiedades, que a continuación se explican:

1) Datos generales

• Clave. Indica aquí la clave numérica para este cliente en esta entidad.
• Nombre. Es el nombre del cliente. Este debe ser el nombre de la persona física o persona moral.
  
• Cuenta. Es el enlace de este cliente a la cuenta contable que se registrará en la póliza al momento de hacer una venta de crédito. Este enlace es obligatorio y funcionará de distintas maneras según las reglas siguientes:
  
  • Cuando esta entidad sea contable, tomará esta cuenta para el registro de la póliza de diario perteneciente a la venta de crédito.
  • Cuando esta entidad no sea contable, ignorará esta cuenta porque no registrará ninguna póliza.
  • Cuando la venta se realice de contado, ignorará esta cuenta porque formará la póliza de ingresos con la cuenta contable del banco y no de este cliente.
    
• RFC. Debes ingresar aquí el RFC del cliente. Este será utilizado para soporte de la contabilidad electrónica al momento del pago. También es utilizado por el sistema para capturar a partir de nuestras propias facturas electrónicas generadas externamente a través de un PAC independiente del servicio JPacConn interno, para que a partir de esta, agreguemos la factura dentro del módulo de facturación. Se utiliza este RFC para hacer algunas verificaciones contra el archivo XML de nuestra factura electrónica. Este RFC debe estar limpio, sin guiones, y con mayúsculas.
  
• Estatus. Selecciona el estatus del cliente. Este no tiene mucho sentido a la hora de dar de alta un cliente ya que si se da de alta como baja, no se podrá utilizar. Este campo tiene sentido cuando estamos cambiando el cliente con fines de bloquearlo.
  

2) Dirección y contacto.

Representan los datos del cliente bajo la estructura siguiente:

• Calle.
• No. Exterior.
  
• No. Interior.
• Colonia.
• Localidad.
• Municipio.
  
• Código Postal.
• Estado.
• País.
• Teléfono.
• Fax.
• Correo electrónico.
• Envío de CFDI por correo. Permite seleccionar la forma de envío de la factura electrónica, cuando esta, es generada a través del servicio JPacConn en el mismo servidor o en otro servidor forseti instalado en la nube. Se utilizará el correo electrónico de este cliente como destinatario y el correo registrado en el SAF perteneciente a la base de datos de esta empresa como remitente. Este objeto permite seleccionar los siguientes mecanismos de envío:
  
  • Nunca Enviar. Esta opción permite bloquear el envío a este cliente.
  • Enviar Manualmente. Se enviará el archivo xml y pdf del CFDI al presionar el botón de "Enviar xml y pdf" del módulo de remisiones, facturas o devoluciones sobre ventas, siempre y cuando, ya esté sallado el documento.
  • Envío automático al sellar. Se enviarán los archivos xml y pdf automáticamente al sellar el documento. 
• Persona de pagos. Nombre de la persona encargada de la cobranza de nuestras facturas.
• Persona de compras. Nombre de la persona con la que hacemos los tratos de venta con nuestro cliente.

3) Propiedades

• Días de crédito. Indica aquí los días de crédito que le daremos a este cliente. En caso de que este cliente no tenga crédito, este valor debe ser cero. Forseti utiliza los días de crédito como seguridad para decidir si se pueden ingresar facturas a crédito, en el caso de que no tenga días de crédito, solo se podrán ingresar ventas de contado con este cliente, de lo contrario, se podrán ingresar ventas tanto de crédito como de contado. Además los días de crédito permiten al sistema calcular el vencimiento de nuestras cuentas por cobrar y a realizar reportes de cuentas como historial de deudas, etc.
• Límite de crédito. En caso de que el cliente cuente con crédito (se deben especificar los días de crédito) debemos establecer un límite para este. Forseti utiliza este límite como seguridad para decidir si se pueden ingresar mas ventas a crédito. El límite funciona de la siguiente manera:
  
  • Si el límite es cero, se podrán realizar cualquier cantidad de ventas a crédito a este cliente sin importar sus deudas.
  • Si el límite es mayor a cero, solo se podrán realizar ventas a crédito donde la suma del total de la venta actual más el total de las deudas de nuestro cliente sean menor o igual a éste límite.
  • En caso de ventas de contado, se podrán realizar ventas a este cliente sin importar las circunstancias de crédito.
  Como el límite de crédito debe estar expresado en moneda nacional y tanto las cuentas por cobrar como las ventas actuales pueden estar establecidas en distintas monedas, se utilizará el tipo de cambio establecido en el módulo de monedas para calcular la deuda total de nuestro cliente y proceder al registro o rechazo de la venta de crédito.
  
• Fecha de su última compra. Debes indicar la fecha de la última compra de este cliente. Este dato se actualizará automáticamente al ir realizando ventas y se utiliza para la generación de reportes principalmente.
• Descuento. Ingresa aquí el porcentaje de descuento general que le brindamos al cliente. Este descuento está íntimamente relacionado a las políticas de venta, por lo tanto, puede que no se aplique al momento de capturar una venta. Para mayor control de este dato, verifica la documentación de las políticas de ventas. 
• Manejar precios especiales para este cliente. Si está seleccionado, permitirá definir precios especiales exclusivos para este cliente, definidos en las políticas de venta.
  
• Método de pago. Se utiliza para especificar el método de pago de nuestro cliente necesario en el momento de generar una factura electrónica para el atributo metodoDePago del elemento Comprobante del CFD generado por forseti, cuando decidimos utilizar el servicio JPacConn para el sellado de comprobantes. Por lo regular se especifica "No identificado" cuando no sabemos como nos va a pagar, o la cuenta bancaria de nuestro cliente con la cual nos realizará el pago.
• Banco. Descontinuado... Se utilizaba para especificar el banco al momento del pago para su registro en la contabilidad electrónica. Ahora es necesario especificar el método de pago y otros datos directamente al registrar el pago de nuestro cliente. Se muestra solo para dar soporte de compatibilidad con versiones anteriores.
• Observaciones. Puedes ingresar aquí algunas observaciones sobre este cliente.
  

Cambiar Cliente.

Este proceso permite cambiar los datos generales, dirección y contacto y propiedades de un cliente.

Consultar Cliente.

Permite hacer una consulta del cliente.

Agregar Anticipo.

Este proceso permite registrar pagos anticipados de nuestro cliente. En forseti, los anticipos se utilizan para registrar un pago de un cliente del cual aún no hemos generado la factura de crédito. Posteriormente, cuando la venta sea registrada y se genere automáticamente su deuda (la cuenta por cobrar) podremos proceder a aplicar este anticipo desde el módulo de cuentas por cobrar. El formulario para agregar un anticipo contiene los siguientes objetos:

• Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente que realiza el anticipo.
  
• Fecha. Debes indicar la fecha del anticipo.
  
• Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas registrando este anticipo.
  
• Moneda. Debes especificar la moneda en la que esperas facturarle a tu cliente.
  
• Tipo de cambio. Si le facturaras en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio de este pago, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  
• Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda que vas a facturar.

Al aceptar este proceso se cargará el formulario para realizar el cobro y debes especificar los datos necesarios del mismo según lo establecido en el módulo de caja y bancos en el apartado de agregado indirecto de movimientos. Según sea la moneda establecida en la factura que realizarás, el movimiento bancario de depósito se podrá realizar bajo las siguientes reglas:

1. Si el anticipo es en moneda nacional, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional.
2. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en una caja o un banco establecido en moneda nacional. Se utilizará el tipo de cambio para que el movimiento de caja o banco quede establecido en moneda nacional multiplicándolo por la cantidad.
3. Si el anticipo es en moneda extranjera, se podrá realizar el depósito en un banco establecido con la misma moneda extranjera. El tipo de cambio se utilizará exclusivamente para la póliza de ingresos y en caso de que la entidad de venta esté enlazada a la contabilidad.
4. Fallará si se intenta hacer el depósito de un anticipo en moneda nacional con un banco establecido en moneda extranjera, o si el anticipo y el banco están establecidos ambos en moneda extranjera, pero estas sean diferentes, por ejemplo, dolares con euros.

NOTA IMPORTANTE: En caso de que registres un anticipo en moneda nacional, pero estableces la factura en moneda extranjera, no podrás aplicarle este anticipo. En ese caso, necesitarás cancelar el anticipo y volverlo a registrar pero en la moneda extranjera, o cancelar la factura y volver a facturar en moneda nacional para poder aplicar.

 Agregar Cuenta.

Este proceso permite generar altas de cuentas por cobrar directamente a nuestro cliente. En forseti, las cuentas por cobrar representan las deudas de nuestros clientes y por lo general se registran automáticamente al realizar una venta de crédito desde el módulo de facturación, sin embargo, existen ocasiones en donde será necesario registrar una cuenta por cobrar directamente a través de este proceso, como por ejemplo, si necesitamos registrar una deuda del cliente sin afectar el módulo del almacén que resultaría de ingresar una factura. Al ingresar la cuenta directamente, ya tendremos la base de la deuda del cliente y podremos proseguir a ir registrando sus pagos a través del módulo de cuentas por cobrar. El formulario para agregar una cuenta por cobrar contiene los siguientes objetos:

• Cliente. Informativo, contiene el nombre del cliente al cual le daremos de alta su cuenta por cobrar.
  
• Fecha. Debes indicar la fecha de la cuenta por cobrar.
• Clave. Es la clave del concepto de alta definido por el usuario para esta cuenta, según el catálogo de conceptos de cuentas por cobrar, establecido en el módulo de enlaces contables del departamento de contabilidad. Los conceptos, representan las altas y saldos de cuentas por cobrar, y dictaminan la manera en que afectará esta cuenta en la contabilidad. Solo se pueden seleccionar conceptos de usuario y no de sistema, porque los conceptos de sistema están reservados para agregar cuentas creadas automáticamente por el módulo externo de facturación.
• Concepto. Puedes ingresar aquí un motivo por el cual estas dando de alta esta cuenta por cobrar.
  
• Moneda. Debes especificar la moneda de la cuenta.
  
• Tipo de cambio. Si la cuenta está en moneda extranjera, debes especificar el tipo de cambio, de lo contrario, déjalo como 1.0.
  
• Cantidad. Debes especificar el importe total en la moneda especificada.