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El módulo de devoluciones sobre ventas permite dar seguimiento a devoluciones y rebajas realizadas desde el módulo de facturación.
En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades de venta que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades
del
Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto las devoluciones o rebajas
de la primera entidad
disponible.
En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:
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Especial. La ficha de especial, permite filtrar las devoluciones y rebajas de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
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Hoy. Filtra y muestra solo las devoluciones y rebajas de hoy (esta es la selección por defecto).
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Semana. Filtra y muestra las devoluciones y rebajas pertenecientes a los últimos siete días.
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Meses... Esta ficha filtra y muestra las devoluciones y rebajas del mes seleccionado.
En el panel derecho veremos las siguientes fichas pertenecientes al Estatus de la devolución o rebaja:
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Todas. Muestra devoluciones y rebajas con cualquier estatus, ya sea que estén generadas, canceladas, emitidas o revertidas.
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Generadas. Muestra las devoluciones y rebajas que fueron
recientemente generadas a través del
módulo de facturación, pero su movimiento al almacén asociado aún
no cuenta con la aprobación del
encargado de la bodega, este último no ha auditado la entrada al
almacén.
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Canceladas. Esta ficha muestra aquellas devoluciones y rebajas que
se han cancelado. Las devoluciones y rebajas canceladas ya no se pueden recuperar.
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Emitidas. Muestra las devoluciones y rebajas, donde su
movimiento al almacén asociado ya fue
aprobado por el encargado de la bodega, osea, ya está auditada la entrada.
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Revertidas. Muestra las devoluciones y rebajas donde su movimiento
al almacén asociado fue revertido por alguna circunstancia, por el
encargado de esta bodega. NOTA IMPORTANTE: Las devoluciones y rebajas revertidas forzosamente tienen que ser canceladas.
Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal de este módulo son la siguientes:
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Tipo. Muestra el tipo de registro. Este puede ser Devolución o Rebaja.
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Núm. Es el número consecutivo del registro según la
entidad a la que pertenece. Sea esta una devolución o una rebaja, se
generará un solo número consecutivo.
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Fecha. Indica la fecha de la devolución o rebaja.
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Ref. Esta es una referencia de la devolución o rebaja. Por lo regular
se presenta en este campo el número de la factura asociada.
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ST. Muestra el estatus de la devolución o rebaja (Generada, Cancelada, Emitida o Revertida).
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Total. Indica el importe total de esta devolución o rebaja.
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Cliente. Muestra el nombre del cliente.
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Fact. Muestra el número de la factura asociada a esta devolución o rebaja.
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CFDI. Es el estatus de la nota de crédito electrónica que
exige la ley. Este puede ser:
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---. No se ha generado o sellado la nota de crédito electrónica.
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TFD. La nota de crédito electrónica ya se generó y fue sellada por el
Proveedor Autorizado de Certificación, pero por alguna circunstancia no
se ha generado el archivo PDF.
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PDF. La nota de crédito electrónica está completamente generada.
NOTA: Las devoluciones y rebajas generadas o emitidas siempre aparecen en
color negro, las revertidas en color azul, y todas las canceladas aparecen en color rojo.
Procesos del Módulo de Devoluciones sobre ventas.
En el módulo de devoluciones sobre ventas intervienen los procesos
primarios de cargar xml y/o pdf, enlazar a factura, consultar, sellar, descargar archivo xml, descargar
archivo pdf, enviar xml y pdf, cancelar y rastreo.
Cargar XML y/o PDF.
Permite cargar a esta entidad de venta el archivo
XML y su versión para impresión PDF de la nota de crédito electrónica generada a
través de algún proveedor autorizado de certificación externo que será
asociada a este registro de devolución o rebaja en forseti. El proceso de carga y
enlace se utiliza únicamente cuando no tenemos la capacidad de generar
directamente desde forseti el CFDI de esta nota de crédito. Para saber los
detalles de la carga, consulta
la documentación del módulo de CFDI y CE del centro de control del CEF.
Consultar Devolución.
Este proceso permite consultar el cabecero y los detalles de la devolución o rebaja seleccionada.
Enlazar a Factura.
Permite enlazar un CFDI previamente cargado a esta entidad, a una
devolución o rebaja
en forseti. Enlazar un registro de devolución o rebaja en forseti con su
archivo XML y/o PDF, es tan sencillo como seleccionar el registro de
devolución o rebaja, ejecutar este proceso, seleccionar el archivo
deseado y dar
aceptar, sin embargo, para que la transacción sea válida, tendrá que
cumplir con las siguientes reglas:
- La devolución o rebaja no debe estar cancelada ni tener ya un documento enlazado.
- El registro de devolución o rebaja en forseti solo se podrá enlazar a un solo
documento CFDI, y en caso de
seleccionar dos o mas documentos, fallará la transacción.
- Es indispensable que el total en el documento coincida con el total
en el registro de la devolución o rebaja. Por ejemplo, no se podrá enlazar un documento
con total de $1,000.00 a una devolución o rebaja con total de $1,001.00.
- Solo se podrán enlazar documentos CFDI si el tipo de documento es
un egreso y el RFC del receptor del XML es igual al RFC del cliente
forseti establecido en el catálogo de clientes.
Sellar Devolución
Permite generar directamente en Forseti, el Comprobante Fiscal Digital
por Internet (CFDI) de la nota de crédito electrónica de esta devolución o rebaja.
Para que los procesos de sellado de facturación electrónica,
comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan
llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones
necesarias. Revisa la documentación de CFDI y CE
del Centro de Control, para entender y poder proceder.
Archivo XML.
Permite descargar del servidor, el archivo XML del CFDI generado por el
proceso de Sellar Devolución, o en su defecto, el archivo XML externo
asociado a esta devolución o rebaja.
Archivo PDF.
Permite descargar del servidor, el archivo de impresión PDF del CFDI
generado por el proceso de Sellar Devolución, o en su defecto, el archivo
PDF externo asociado a esta devolución o rebaja.
Envíar XML y PDF.
Permite enviar al cliente los archivos XML y PDF generados por
el proceso Sellar Devolución. Para que los procesos de envío de
facturación electrónica,
comprobantes de nómina electrónicos y carta porte electrónica puedan
llevarse a cabo, debes contar con todos los elementos y configuraciones
necesarias. Revisa la documentación " Datos de este servidor, para autenticarse en un servicio web de
forseti para recibir servicio de timbrado, correo electrónico automático
y/o alojamiento de archivos en la nube" del módulo de " Servidor y Empresas" en la sección "Administración" del SAF, y CFDI y CE del Centro de Control, para entender y poder proceder.
Cancelar devolución.
Este proceso cancela la devolución o rebaja seleccionada y aplicará las siguientes reglas:
- En devoluciones, se cancelará el movimiento al almacén asociado.
- En devoluciones o rebajas aplicadas a facturas de contado, cancelará
los movimientos de retiro de caja o bancos asociados a la devolución o
rebaja.
- En devoluciones o rebajas aplicadas a facturas de crédito, cancelará
el registro de saldo asociado a la cuenta por cobrar de la factura.
- Todas las pólizas asociadas directamente a esta devolución o rebaja, en caso de haberlas, quedarán canceladas.
- Los documentos fiscales (archivo XML y archivo PDF) generados a través del proceso Sellar Devolución quedarán cancelados.
- Todos los documentos fiscales generados externamente y enlazados a
esta devolución o rebaja quedarán liberados para poderlos utilizar en otro devolución o rebaja.
Rastrear.
Permite hacer una consulta de la devolución o rebaja rastreando sus módulos dependientes.
Errores comunes en los procesos del Módulo de Devoluciones sobre ventas.
Los errores mas comunes en estos procesos son los siguientes:
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ERROR: El tipo de comprobante fiscal digital CFDI, No corresponde con el tipo de documento a enlazar.
Sucede por lo regular cuando se ha cargado al sistema un CFDI de
ingreso correspondiente a una factura electrónica, y este se intenta
enlazar a una devolución o rebaja. Los comprobantes CFDI de notas de
crédito pertenecen al tipo de documento de egreso.
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ERROR: No se puede agregar la venta porque al pagarse de
contado requiere que las cajas o bancos manejen los mismos trazos
contables que la venta. Este error es común cuando agregamos
una devolución o rebaja de contado donde la entidad de la venta se enlaza a la
contabilidad, y la intentamos cobrar sobre una caja o banco que no maneja
la contabilidad. También ocurre si es al revés. Para que este error no
suceda, necesitamos quitar el enlace de bancos o cajas con distintos
trazos contables al de la entidad, en la configuración de la entidad de venta. Así al seleccionar el cobro se garantiza que tanto la entidad de
venta como las cajas o bancos tengan los mismos trazos contables.
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