Las políticas de ventas se relacionan a "cómo se establecen y definen las condiciones económicas con nuestros clientes". En muchas ocasiones puede ser un elemento diferenciador clave para conseguir aumentar el volumen de ventas o incluso únicamente para permitirnos entrar en nuevos mercados. Existen dos grandes tipos de condiciones económicas, "directas" e "indirectas".

Las condiciones directas son aquellas que se establecen de forma directa sobre cada operación de venta con nuestros clientes, y podemos agruparlas en:

• Tarifas de precios. Precios de tarifa establecidos al cual se emite una factura comercial. Según la naturaleza de productos, los precios pueden establecerse de una forma fija o con variaciones acordadas según las condiciones de la venta (cantidades o especialidades del producto).
• Descuentos Comerciales. Descuentos porcentuales aplicables de forma escalada a nivel de cada artículo o a nivel global del cliente.
• Descuentos Financieros. Descuentos acordados con los clientes resultantes de una forma de pago específica.

Las condiciones indirectas son aquellas que no se aplican de forma directa sobre la venta, sino que depende de otros factores externos:

• Descuentos por rappels. La negociación de descuentos comerciales en base a consumos realizados en un período de tiempo.
• Descuentos aplicables por publicidades, exposiciones y marketing en general. Acuerdos con nuestros clientes para que "canalicen" nuestros productos en el mercado, realizando aportaciones económicas por períodos a cambio de que tengan expuestos nuestros productos en su red de distribución.

Actualmente, sobre el módulo de políticas de ventas de forseti podemos definir únicamente políticas directas, y estas, podrán ser aplicadas en los módulos de cotizaciones, pedidos, remisiones y facturación. En este módulo podemos definir políticas por cliente, por producto y por entidad.

• Políticas por cliente:
  
  • Definen precios directos de algún producto para un cliente en específico, no interesándole el precio de lista.
  • Definen porcentajes de descuento específicos de algún producto, aplicados exclusivamente a un cliente específico.
• Políticas por producto:
  
  • Definen el rango de cantidades para un precio específico del producto, por ejemplo... Se tiene el precio 1, 2, 3, 4 y 5 del "Producto A" (todos distintos obviamente), entonces se puede definir la política por cantidad de este producto como sigue: de 1 a 5 piezas, aplica precio 1, de 6 a 10 aplica precio 2, de 11 a 15 aplica precio 3, de 16 a 20 aplica precio 4 y por mas de 20 aplica precio 5.
• Políticas por Entidad:
  
  • Definen precios o descuentos especiales de algún producto en cierta entidad de venta, como por ejemplo productos en promoción.

En el panel derecho de este módulo veremos las siguientes fichas pertenecientes al tipo de política a definir:

• Productos. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por producto.
• Clientes. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por cliente.
• Entidades. Esta ficha nos dirigirá a la sección del control de las políticas por entidad.
  

En el panel izquierdo estando en la sección de políticas por producto o por entidad, veremos las fichas de las distintas lineas de productos dadas de alta en el sistema. Cuando cambiemos a la sección de políticas de clientes, este panel mostrará las fichas de las distintas entidades de venta dadas de alta en el sistema.

En el panel inferior, estando en la sección de políticas por producto o por entidad, vamos a ver las siguientes fichas:

• *. La ficha comodín, permite filtrar todos los productos de esta linea, no importando con qué inicial comience su descripción.
• Inicial... Esta ficha filtra y muestra los productos de esta linea, donde su descripción comience con la inicial seleccionada.

En el panel inferior, estando en la sección de políticas por cliente, vamos a ver las siguientes fichas:

• *. La ficha de asterisco, permite filtrar a todos los clientes dados de alta en esta entidad.
• A, B, C.... Filtra y muestra solo a los clientes de esta entidad y que tengan la inicial seleccionada.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección de políticas por producto son la siguientes:

• Cve. Es la clave del producto.
  
• Descripción. Es la descripción de este producto.
• Uni. Muestra la clave de la unidad asociada a este producto. Según catálogo de unidades.
• UC. Nos indica el último costo de este producto. En caso de una materia prima, será el costo de nuestra última compra, mientras que en productos terminados, será el último costo directo de producción.
  
• P1. Muestra el primer precio de venta establecido en el catálogo de productos.
• P2. Muestra el segundo precio de venta establecido en el catálogo de productos.
• P3. Muestra el tercer precio de venta establecido en el catálogo de productos.
• P4. Muestra el cuarto precio de venta establecido en el catálogo de productos.
• P5. Muestra el quinto precio de venta establecido en el catálogo de productos.
• Min. Muestra el precio mínimo de venta establecido en el catálogo de productos.
• Max. Muestra el precio máximo de venta establecido en el catálogo de productos.

Algo importante de saber es que por debajo de cada partida, desde el primer precio hasta el precio máximo, se mostrará el porcentaje de utilidad calculado a partir de la columna del último costo contra cada uno de los precios establecidos en el catálogo de productos. Esto nos ayudará a tener una visión general de las utilidades y a tomar mejores decisiones en cuanto al establecimiento de nuestras políticas de ventas.

NOTA: Los productos y precios siempre aparecen en color negro, los porcentajes de utilidad positivos en color negro resaltado, y todos los porcentajes de utilidad negativos aparecen en color rojo resaltado.

Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo principal estando en la sección de políticas por cliente son las siguientes:

• Cve. Representa el número de cliente en esta entidad de venta.
  
• Descripción. Es el nombre de la persona física o persona moral (según sea el caso) de nuestro cliente.

• Cve. Es la clave del producto perteneciente a esta linea.
  
• Descripción. Es la descripción de este producto, basándose en el filtro de la linea e inicial seleccionada.

Procesos del Módulo de Políticas de Ventas

En el módulo de políticas de ventas intervienen los procesos primarios de precios directos, aumentar o rebajar, rango de cantidades, precios del cliente, descuentos del cliente y políticas de entidad.

PROCESOS DE POLÍTICAS POR PRODUCTO.

Precios directos.

• Clave. Informativo, es la clave del producto.
  
• Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
• Uni. Informativo, muestra la unidad.
• P1. Puedes especificar aquí el primer precio de venta para este producto.
• P2. Puedes especificar aquí el segundo precio de venta para este producto.
• P3. Puedes especificar aquí el tercer precio de venta para este producto.
• P4. Puedes especificar aquí el cuarto precio de venta para este producto.
• P5. Puedes especificar aquí el quinto precio de venta para este producto.
• Min. Puedes especificar aquí el precio de venta mínimo para proteger este producto.
• Max. Puedes especificar aquí el precio de venta máximo para proteger este producto.

Al igual que en la vista de políticas por producto, debajo de cada partida, se exhibirá el último costo del producto y los porcentajes de utilidad calculados a partir de este, contra cada uno de los precios establecidos en el catálogo de productos. Esto nos ayudará a tener una visión general de las utilidades y a tomar mejores decisiones en cuanto al establecimiento de nuestros precios de venta. NOTA: Los porcentajes de utilidad positivos se visualizan en negro, mientras que los negativos en rojo.

Aumentar o rebajar.

Este proceso permite aumentar o rebajar los cinco precios de venta estándar junto al mínimo y máximo a los productos del catálogo. A diferencia del proceso de cambio directo de precios donde especificamos directamente cada uno de los precios, aquí ingresaremos en cada precio un porcentaje de aumento o rebaja para el ajuste con base en los precios actuales. Para entender mejor como funciona este proceso, supongamos que tenemos el siguiente producto:

Ahora, suponiendo que queremos aumentar todos los precios del Aceite 1 en un 10%, a excepción de precio principal 1 y el máximo porque éstos los queremos aumentar en un 20%, nuestros precios en el catálogo quedarán de la siguiente manera:

El formulario para definir los aumentos o rebajas contiene contiene los siguientes objetos:

• Clave. Informativo, es la clave del producto seleccionado de la lista, al cual aplicaremos el aumento o rebaja.
• Linea. Muestra la linea a la que pertenece este producto. Este es un campo informativo.
• Descripción. Es la descripción del producto.
• Aplica a este producto. Si se selecciona esta opción, solo será posible aplicar los aumentos o rebajas al producto en cuestión. Esta es la selección por defecto.
• Aplica a toda la linea del producto. Si se selecciona esta opción, será posible aplicar los aumentos o rebajas al producto en cuestión y a todos los productos pertenecientes a la misma linea.
• Prueba como quedarán los precios. Si esta seleccionada, al aceptar, se ejecutará el proceso en modo de prueba lo cual genera el cambio de los precios y los muestra en los detalles para poder decidir si quedaron bien o no, pero no los cambia definitivamente. Esta es la selección por defecto.
• Aplica definitivamente los cambios. Si esta seleccionada, al aceptar, ejecutará el proceso y los precios se cambiarán directamente en el catálogo de productos. NOTA IMPORTANTE: Al aceptar, ya no se podrán revertir los aumentos o rebajas, por lo tanto, hay que actuar con precaución.
• Decimales. Debes indicar aquí, un numero entero que represente el número de decimales para el redondeo en el resultado de las operaciones, por ejemplo, suponiendo un precio de 49.50 con un aumento del 17% el resultado es 57.915. Si indicamos 2, el precio se establecerá en 57.92, si indicamos 1, el precio se establecerá en 57.90, y si indicamos 0, el precio se establecerá en 58.00. Podemos indicar hasta 4 decimales para un precio.
  
• % Precio. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio principal. NOTA: Para este objeto y todos los objetos de precios, un valor positivo indica un aumento, un valor negativo indica una rebaja y un valor de cero mantendrá el precio actual. Todos los porcentajes aceptan cantidades decimales, por ejemplo, una rebaja puede establecerse en -17.0553% y no solo en -17%
  
• % Precio 2. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del segundo precio.
• % Precio 3. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del tercer precio. 
  
• % Precio 4. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del cuarto precio. 
  
• % Precio 5. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del quinto precio. 
  
• % Precio Min. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio mínimo. 
  
• % Precio Max. Indica el porcentaje de aumento o rebaja del precio máximo. 

Al final del formulario anterior, se mostrarán los detalles de cómo quedarán los precios del producto o de los productos de la linea según sea el caso. Estos detalles se muestran cuando aceptamos el proceso mientras está seleccionada la opción de prueba, y nos arrojará los resultados. Siguiendo nuestro ejemplo del Aceite 1, los detalles de como quedarán los precios se visualizarán de la siguiente manera:

Los precios resaltados indican el "como quedarán" en comparación de los precios actuales que aparecen primero y no están resaltados.

Rango de cantidades.

Este proceso permite definir un rango de cantidades el cual estará ligado a cada uno de los cinco precios estándar de los productos del catálogo. Aquí ingresaremos por cada precio, un rango de cantidades para que al realizar una venta, según sea la cantidad vendida, aplique el precio específico del catálogo. Para entender mejor como funciona este proceso, supongamos que tenemos el siguiente rango para nuestro producto Aceite 1 que vendemos a granel:

En este caso, dependiendo de la cantidad vendida, aplicará el precio especificado, por ejemplo, si vendemos 5.5 lts, aplicará el precio de 73.70, con 16 lts vendidos, aplicará 70.40 y así sucesivamente. Si no existe un rango de cantidades para la cantidad vendida, siempre aplicará el precio principal que en este caso es de 84.00. Supongamos el siguiente caso:

Aquí no existe un rango para el tercer y cuarto precio, por lo tanto, si la venta se realiza por mas de 10 lts y hasta 50, se aplicará el primer precio de 84.00. Otra cosa a considerar, es que si se intercalan los precios, se tomará el precio de la política que aparezca primero. Supongamos estas cantidades:

En caso de que en la venta se establezca con una cantidad 9.5 lts, como cae en dos políticas (segundo y tercer precio), el precio se establecerá en 73.70 perteneciente al segundo precio ya que esta política aparece primero.

El formulario para definir los rangos de cantidades contiene los siguientes objetos:

• Clave. Informativo, es la clave del producto seleccionado de la lista, al cual aplicaremos el rango en los cinco precios estándar.
• Linea. Muestra la linea a la que pertenece este producto. Este es un campo informativo.
• Descripción. Es la descripción del producto.
• Aplica a este producto. Si se selecciona esta opción, solo se aplicará el rango al producto en cuestión. Esta es la selección por defecto.
• Aplica a toda la linea del producto. Si se selecciona esta opción, se aplicará el rango de cantidades al producto en cuestión y a todos los productos pertenecientes a la misma linea, obviamente, respetando sus propios precios.

Por cada uno de los cinco precios estándar, las partidas del formulario contendrán los siguientes objetos:

• Política. Es un campo informativo que indica la política del precio que será aplicado.
  
• Precio. Es un campo informativo que indica el precio actual establecido en esta política en el catálogo de productos. NOTA: Este es el precio del producto seleccionado de la lista, sin embargo, si se aplicarán las cantidades a todos los productos de la linea, este precio no debe ser un indicador para todos los demás.
• Desde cantidad. Indica la cantidad desde la cual se aplicará esta política. Puedes indicarla hasta con tres decimales. 
  
• Hasta cantidad. Indica la cantidad hasta la cual se aplicará esta política. Puedes indicarla hasta con tres decimales. 

PROCESOS DE POLÍTICAS POR CLIENTE.

Precios del cliente.

Permite definir precios directos para un cliente. Los precios directos para los clientes no se podrán modificar automáticamente al aumentar o rebajar el producto, por lo tanto, hay que considerar la revisión periódica de estos precios y actualizarlos manualmente en caso necesario. Una buena práctica de proteger estos precios es especificando el precio mínimo de cada producto del catálogo para que en el caso de que el cliente tenga un precio directo de hace mucho tiempo atrás que no se haya actualizado, al momento de facturar, falle la transacción porque rebasará el mínimo para ese producto. El formulario para definir los precios directos contiene los siguientes objetos de cabecero:

• Clave. Informativo, es la clave del cliente seleccionado de la lista, al cual aplicaremos los precios directos.
• Entidad. Muestra la entidad de este cliente. Este es un campo informativo.
• Nombre. Es el nombre o rezón social de nuestro cliente.

• Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
• Descripción. Es informativo de la partida, la descripción del producto aparecerá cuando se ingrese a partir del catálogo.
  
• Uni. No contiene objeto. Este es un campo informativo de la partida y muestra la unidad del producto seleccionado.
  
• Precio. Debes agregar aquí, el precio directo de este producto para este cliente.
  
• Moneda. Debes seleccionar la moneda especificada para este precio.
  

Descuentos del cliente.

Permite definir descuentos especiales para un cliente. A diferencia de los precios directos para clientes, los cuales se tienen que especificar literalmente, los descuentos, funcionan calculando los porcentajes con base en los precios estándar del catálogo de productos. Pongamos un ejemplo para los descuentos de nuestro Aceite 1:

En este ejemplo vemos claramente como se afectan los precios al momento de realizar una venta cuando el cliente tiene políticas de descuento en cierto producto. Aquí vemos como los descuentos obedecen a la política establecida, por lo tanto, el descuento 1 obedece al precio principal, el descuento 2 al segundo precio y así sucesivamente. El formulario para definir los descuentos del cliente contiene los siguientes objetos de cabecero:

• Clave. Informativo, es la clave del cliente seleccionado de la lista, al cual aplicaremos los descuentos.
• Entidad. Muestra la entidad de este cliente. Este es un campo informativo.
• Nombre. Es el nombre o razón social de nuestro cliente.
• Descuento. Si esta seleccionado, al momento de agregar una partida de descuento, se tendrán que introducir literalmente los porcentajes en cada política de precio.
• Precio. Si esta seleccionado, al momento de agregar una partida de descuento, se tendrá que introducir el precio al que se desea llegar, entonces, el sistema calculará el porcentaje de descuento o de aumento según sea el caso, y lo asignará a la partida.
  

• Clave. Aquí se inserta la clave del producto que contendrá esta partida, se puede seleccionar buscando en el catálogo, o si prefieres insertarla directamente.
  
• Descripción. Es informativo de la partida, la descripción del producto aparecerá cuando se ingrese a partir del catálogo.
  
• Uni. No contiene objeto. Este es un campo informativo de la partida y muestra la unidad del producto seleccionado.
  
• D1. Según este seleccionada la opción descuento o precio, debes indicar el porcentaje de descuento o el precio final al que deseas llegar para el primer descuento. NOTA: Para este objeto y todos los objetos de descuento, un valor positivo de descuento indica una rebaja, mientras que uno negativo, indica un aumento. Si se estableció el cálculo por precio, el sistema determinará el porcentaje ya sea positivo o negativo. Si no se especifica ningún valor, se aplicará un porcentaje del cero por ciento lo cual significa que en esta política no se está definiendo descuento.
  
• D2. Indica el porcentaje o precio del segundo descuento.
• D3. Indica el porcentaje o precio del tercer descuento.
• D4. Indica el porcentaje o precio del cuarto descuento.
• D5. Indica el porcentaje o precio del quinto descuento.

Políticas de entidad.

• Clave. Informativo, es la clave del producto.
  
• Descripción. Informativo, es la descripción del producto.
• P1. Debes indicar el porcentaje de descuento para el primer precio. NOTA: Para este objeto y todos los objetos de descuento, un valor positivo de descuento indica una rebaja, mientras que uno negativo, indica un aumento. Si no se especifica ningún valor, no se aplicará ningún porcentaje de descuento.
• P2. Debes indicar el porcentaje de descuento para el segundo precio.
• P3. Debes indicar el porcentaje de descuento para el tercer precio.
• P4. Debes indicar el porcentaje de descuento para el cuarto precio.
• P5. Debes indicar el porcentaje de descuento para el quinto precio.
• Aplica. Este dato se usa en caso de que el cliente de la venta tenga definidos sus propios descuentos para este mismo producto. Debes seleccionar de la lista cualquiera de los tres tipos de aplicación:
  
  • Precio bajo. Aplicará el precio resultante mas bajo entre la entidad y el cliente.
  • Descuento. Aplicará el precio resultante definido en la entidad, ignorando el descuento del cliente.
  • Precio alto. Aplicará el precio resultante mas alto entre la entidad y el cliente.

Al momento de agregar un registro de venta ya sea una cotización, pedido, remisión o factura, el sistema tendrá que checar las configuraciones establecidas en cuatro partes distintas partes del sistema, las cuales son, la entidad de venta, el catálogo de productos o servicios, el catálogo de clientes y las políticas de venta. Para hacer lo mas entendible posible la determinación del precio de venta, nos enfocaremos a seguir paso a paso el proceso:

Parte A. Proceso de determinación temprana. Se refiere a como se determina el precio en caso de que no se tenga que seguir ninguna política de venta.

1) Ya que el usuario haya definido la partida de la venta y esta no tenga errores de aplicación, como por ejemplo, una partida donde la clave del producto no exista, una cantidad que contiene letras, etc., se procederá a capturar la cantidad, clave del producto o servicio, precio, descuento e impuestos.

2) En caso de que la clave pertenezca a un servicio y no a un producto, verificará si se ha capturado el precio. En caso positivo, se asignará el precio definitivo capturado, en caso negativo, asignará el precio definitivo determinado en el catálogo de servicios.

3) Si es un producto, primero verificará si la entidad de venta exige la aplicación de las políticas establecido en la opción "Aplica precios según política, sin permitir cambiarlos manualmente" en la sección de ventas del módulo de entidades del centro de control. En caso de que no se exija ajustarse a las políticas, pero si se haya capturado el precio.... Se asignará este precio definitivo.

4) En caso de que no se exija ajustarse a las políticas, pero tampoco se haya capturado un precio, entonces, de todas maneras aplicará el precio definitivo según lo establecido en la "Parte B. Proceso de determinación de la política a aplicar".

Parte B. Proceso de determinación de la política a aplicar. Se refiere al proceso para la determinación del precio definitivo cuando este tiene que estar sugerido por las políticas de venta.

1) Primero revisará si la venta esta dirigida a un cliente del catalogo o es simplemente una venta de mostrador.

2) En caso de que sea dirigida a un cliente, revisará si este cliente tiene permitido precios especiales verificando que la opción "Manejar precios directos para este cliente" en el catálogo de clientes, este seleccionada. En caso afirmativo, procederá a revisar si el cliente cuenta con un precio directo especial para este producto según lo establecido en los precios del cliente, y en caso de que así sea, lo aplicará como precio definitivo.

3) Si la venta esta dirigida al mostrador o a un cliente que no cuenta con precio directo especial en este producto, continuará revisando para determinar el precio definitivo de venta.

4) Cuando la entidad de venta no exija la aplicación de las políticas de venta, asignará como precio tentativo básico el primer precio del catálogo de productos. NOTA: Al hablar de aquí en adelante de precio tentativo, no nos referimos al precio definitivo, ya que si se encuentran otras políticas de mayor jerarquía, se aplicarán como precio definitivo.

5) Cuando la entidad de venta si exija la aplicación de las políticas de venta, asignará como precio tentativo básico el precio correspondiente al rango de cantidades en que caiga la cantidad del producto de la venta.

6) Ahora que ya tiene un precio tentativo básico, procederá a revisar las políticas de mayor jerarquía. Si esta venta se destina a un cliente del catálogo, revisará si este cliente tiene descuentos en este producto. En caso de que si los tenga, tomará el descuento correspondiente según lo establecido en los descuentos del cliente, lo cual nos generará un nuevo precio tentativo de cliente.

7) Revisará si esta entidad de venta cuenta con descuentos en este producto según lo establecido en las políticas de entidad. En caso de que si los tenga, tomará este resultado y lo aplicará como un nuevo precio tentativo de entidad.

8) Ahora que ya tenemos un precio tentativo básico y probablemente un precio tentativo de cliente y otro precio tentativo de entidad, comparará los precios para determinar un solo precio tentativo final, de la siguiente manera:

1. Si existe un precio tentativo de cliente, pero no uno de entidad, aplica el precio tentativo de cliente como precio tentativo final.
2. Si no existe un precio tentativo de cliente, pero si uno de entidad, aplica el precio tentativo de entidad como precio tentativo final.
3. Si existen ambos precios tentativos, de cliente y de entidad, procederá según la aplicación definida para este producto en la política de entidad:
   
   1. Si aplica "Precio bajo", tomará el menor precio de los dos, y este sera aplicado como precio tentativo definitivo.
   2. Si aplica "Descuento", tomara el precio tentativo de entidad para aplicarlo al precio tentativo definitivo, ignorando el precio tentativo de cliente.
   3. Si aplica "Precio alto", tomará el precio mayor de los dos, y este sera aplicado como precio tentativo definitivo.
4. Si no existe el precio tentativo de cliente ni el de entidad, aplica el precio tentativo básico como precio tentativo final.     
   

9) Ahora que ya tiene un precio tentativo final, procede a revisar si existe un porcentaje de ajuste de precio definido en la entidad de venta:

1. En caso de no existir, tomará el precio tentativo final como precio definitivo.
2. En caso de que exista un ajuste de precio, aplicará el descuento o aumento establecido en el factor de ajuste, al precio tentativo final, y el resultado lo asignará al precio definitivo.

Errores comunes del módulo de Políticas de ventas.

• ERROR: No tienes acceso a esta entidad de venta. Aunque tengas acceso a modificar políticas de venta, si no tienes acceso a cierta entidad de venta no podrás modificarle sus políticas ni las de sus clientes.