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En forseti, el proceso de cierre diario se debe de realizar para determinar la consistencia e inconsistencias en el tiempo de la jornada de trabajo de los empleados dados de alta sobre entidades de nóminas estrictas. Este proceso se realiza antes de calcular una nómina estricta y ejecuta las operaciones que se necesitan realizar entre el registro de asistencia, el turno y los permisos del empleado, para arrojar el resultado de las horas aplicables y horas perdidas de la jornada del día en registros nativos, compuestos y agregados, los cuales interpretará el proceso del cálculo de la nómina para traducirlos en las cantidades que se deben de pagar y/o descontar en el recibo. Para entender como se hacen los cálculos del cierre, tomemos el siguiente turno de ejemplo:
Día
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Entrada
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Salida
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Horas Aplicables
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Horas Perdidas
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Lunes
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8:00
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17:00
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9.6
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11.2
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Martes
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8:00
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17:00
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9.6
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11.2
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Miércoles
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8:00
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17:00
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9.6
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11.2
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Jueves
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8:00
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17:00
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9.6
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11.2
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Viernes
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8:00
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17:00
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9.6
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11.2
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Sábado
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0.0
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0.0
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Domingo
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8.0
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0.0
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La siguiente tabla, muestra los registros básicos nativos. Estos registros dependen exclusivamente del cálculo del turno contra el registro de asistencias, por lo tanto, se añadirán al cierre cuando no existan permisos que los contrarresten:
Registro
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Proceso de cálculo
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ASISTENCIA COMPLETA
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Este registro se añadirá al cierre cuando el empleado registre su entrada antes, o justo a las 8:00 hrs, y su salida, justo, o después de las 17:00 hrs. en un día laborable. Marcará 9.6 horas aplicables y 0 perdidas.
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ASISTENCIA PARCIAL
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Este registro se añadirá al
cierre en cualquiera de las siguientes circunstancias:
- Cuando se salga temprano. El empleado registró su entrada antes, o justo a las 8:00
hrs, y su salida, antes de las 17:00 hrs.
- Cuando llegue tarde. El empleado registró su entrada después de las 8:00
hrs, y su salida, justo, o después de las 17:00 hrs.
- Cuando su entrada y salida sean consistentes en 8:00 y 17:00 hrs respectivamente, pero existe un registro de salida y otro de entrada en un horario intermedio, por ejemplo, de 12:00 a 12:30 hrs. El empleado salió y volvió a entrar.
- En circunstancias donde todo está mal, por ejemplo, llegó tarde y aparte salió y volvió a entrar, o llegó tarde y se fue temprano, etc.
El registro marcará 9.6 horas aplicables la suma total de horas perdidas, por ejemplo, si llego tarde a las 8:30, marcará 0.5 horas perdidas, y si aparte se fue a las 16:00 hrs, marcará 1.5 de horas perdidas. Obviamente todo es sobre días laborables, en este caso, de lunes a viernes.
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FALTA
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Este registro se añadirá al cierre cuando el empleado no tenga registros de asistencia en un día laborable. Marcará 9.6 horas aplicables y 11.2 horas perdidas. NOTA: Hay que recordar que en este turno, las horas perdidas por una falta, consideran la parte proporcional del domingo.
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DIA NO LABORABLE
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Este registro se añadirá al cierre el sábado y domingo. El empleado no tendrá registros de asistencia en estos días. El sábado marcará 0 horas aplicables y 0 perdidas, mientras que el domingo, 8 horas aplicables y 0 perdidas.
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Ya que los registros básicos nativos se hayan calculado, el proceso del cálculo del cierre buscará permisos que los contrarresten. La siguiente tabla muestra los registros compuestos, resultado del cálculo de los registros nativos contra los permisos aplicados al día del cierre:
Registro
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Proceso de cálculo
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Este registro sustituirá un registro nativo de falta, cuando exista un permiso de día festivo en dicha falta. Marcará 9.6 horas aplicables y 0 perdidas.
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- ASISTENCIA TOTAL O PARCIAL "TIEMPO POR PAGAR"
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Este registro sustituirá un registro nativo de falta o asistencia parcial, cuando el empleado tenga permisos de tiempo por pagar como "Días con pago de tiempo", "Entrar tarde con pago de tiempo", "Salir / Entrar con pago de tiempo" y "Salir antes con pago de tiempo". El permiso de días con pago de tiempo sustituirá un registro nativo de falta, mientras que los demás permisos deben cubrir el tiempo vacío en el registro nativo de asistencia parcial. Para entender como se calculan estos tiempos vacíos, pongamos el siguiente ejemplo:
- Supongamos que el registro nativo marca una salida temprano a las 16 hrs, entonces el permiso de "Salir antes con pago de tiempo" debe considerarse de 16 a 17 hrs. En este caso, se sustituirá el registro nativo con este registro, marcando 9.6 hrs aplicadas y 0 horas perdidas.
- Si en el caso anterior, el permiso marca de 16 a 16:30 hrs., el registro nativo se sustituirá con este registro, marcando 9.6 horas aplicadas y 0.5 horas perdidas ya que el permiso no considera todo el tiempo perdido.
- Si se trata de un día completo, osea, una falta, el registro
nativo se sustituirá con este registro, marcando 9.6 horas aplicadas y
0 horas perdidas.
Los permisos de pago de tiempo deben coincidir forzosamente con el tiempo vacío en el registro nativo de asistencia parcial para que no existan horas perdidas. Además, es necesario aplicar el tipo de permiso pertinente, por ejemplo, si existe un vacío en el registro nativo de 10 a 12 hrs., querrá decir que salió y entró. En este caso no se podrá aplicar el permiso de "Salir antes con pago de tiempo" o "Entrar tarde con pago de tiempo", tendrá forzosamente que ser el permiso "Salir / Entrar con pago de tiempo". Y para una falta, tendrá que ser forzosamente el permiso de "Días con pago de tiempo".
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- INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD.
- INCAPACIDAD POR ACCIDENTE.
- INCAPACIDAD POR MATERNIDAD.
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VACACIONES.
- ANTICIPO DE VACACIONES.
- VACACIONES DISFRUTADAS.
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Cualquiera de estos registros sustituirán un registro nativo de falta, cuando existan permisos de incapacidad por enfermedad, accidente o maternidad, o permisos de vacaciones, anticipo de vacaciones o vacaciones disfrutadas.
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Por último, existen los registros agregados, los cuales no sustituyen a los nativos, en lugar de ello, complementarán el cierre de día. La siguiente
tabla muestra estos registros:
Registro
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Proceso de cálculo
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Este registro complementará una asistencia completa, parcial o compuesta cuando existan permisos de horas extras. Se añadirá al
cierre cuando se salga tarde, por ejemplo, si el empleado registró su salida a las 19:30, y existe un permiso de horas extras contemplado desde las 17 hasta las 19:30 hrs. En este caso, el registro marcará 2.5 horas aplicables. Hay que señalar que si por ejemplo, el permiso marca de 17 a 19:30 hrs., pero el registro de salida marca las 18 hrs., solo se aplicará 1 hora, y por el contrario, si el registro de salida marca las 20 hrs., se aplicarán solo las 2.5 horas del permiso. NOTA: Es en el momento de calcular la nómina cuando el sistema decide si se pagarán estas horas dobles o triples.
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- PAGO DE TIEMPO
- PAGO DE TIEMPO ANTICIPADO
- PAGO DE TIEMPO ANTICIPADO(2)
- PAGO DE TIEMPO ANTICIPADO (3)
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Al igual que las horas extras, estos registros complementarán una asistencia completa, parcial o compuesta
cuando existan permisos de pago de tiempo normal o anticipados. Estos registros se calculan de manera idéntica a las horas extras.
NOTA MUY IMPORTANTE: Tanto estos registros como los de horas extras podrán incluirse antes del inicio del turno, sin embargo, el sistema no calculará los imprevistos. Para entender esto, analicemos el ejemplo de horas extras anterior, y comparémoslo con un supuesto parecido, pero al inicio del día:
En el ejemplo anterior, si el empleado registró su salida a las 19:30 y existe un permiso contemplado desde las 17 hasta las 19:30 hrs., el registro marcará 2.5 horas aplicables, sin embargo, si el registro de salida
marca las 18 hrs., solo se aplicará 1 hora, y por el contrario, si el
registro de salida marca las 20 hrs., se aplicarán solo las 2.5 horas
del permiso. Aqui el sistema protege el permiso del turno y el registro de asistencia.
Ahora supongamos un permiso de pago de tiempo donde el empleado llegará una hora más temprano, osea, de 7 a 8 hrs. En caso de que el empleado llegue a las 7:30 hrs., al generar el cierre, el sistema marcará de todas maneras 1 hora aplicable en lugar de media. Peor aún, si agregamos un permiso de 7 a 9 hrs. por error, el sistema nos lo agregará, y además, con las 2 horas aplicables. Esto es porque el sistema solo está capacitado para brindar horas extras normales o por pago de tiempo después de la salida, por lo tanto, es responsabilidad del capturista agregar correctamente un permiso de horas extras o pagos de tiempo antes del turno.
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- SALIR / ENTRAR SIN PAGO DE TIEMPO.
- ENTRAR TARDE SIN PAGO DE TIEMPO.
- SALIR ANTES SIN PAGO DE TIEMPO.
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Estos registros complementarán un registro nativo de asistencia completa, parcial o
compuesta,
cuando existan permisos de "Entrar/Salir sin pago de tiempo", "Entrar tarde sin pago de tiempo" o "Salir antes sin pago de tiempo". Estos
registros no se calculan dentro del cierre, simplemente se agregarán a éste reportando las horas aplicables establecidas en el propio permiso. NOTA: Las horas aplicables no serán tomadas en cuenta al momento de calcular la nómina, simplemente se muestran para saber las horas aplicadas perdidas justificadas del empleado al consultar el día del cierre.
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Este registro complementará un registro nativo de falta,
cuando exista un permiso de "días sin pago de tiempo". Este
registro no se calcula dentro del cierre, simplemente se agregará a
éste reportando las horas aplicables establecidas en el turno, en este caso, mostrará 9.6 horas. NOTA:
Al igual que en los registros anteriores, las horas aplicables no serán tomadas en cuenta al momento de calcular
la nómina, simplemente se muestran para saber las horas aplicadas
perdidas justificadas del empleado al consultar el día del cierre. |
En el panel izquierdo, veremos las fichas de las entidades de
nómina que dimos de alta previamente a través del módulo de Entidades
del
Centro de Control. Siempre aparecerán por defecto los cierres
de la primera entidad
disponible.
En el panel inferior, vamos a ver las siguientes fichas:
-
Especial. La ficha de especial, permite filtrar los cierres de cierto mes específico, que no aparezca como meses.
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Hoy. Filtra y muestra solo el cierre del día de hoy (Esta es la selección por defecto).
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Semana. Filtra y muestra los cierres pertenecientes a los últimos siete días.
-
Meses... Esta ficha filtra y muestra los cierres del mes seleccionado.
En el panel derecho aparece vacío porque este módulo
no lo maneja. Las columnas por defecto que muestra el panel de cuerpo
principal de este módulo son la siguientes:
-
Fecha. Indica la fecha del cierre.
-
Cerrado. Una "X" indica que este cierre de día ya esta cerrado (protegido) y que no se puede volver a calcular, mientras que "---" indica que el cierre está abierto para poder calcularse.
Procesos del Módulo de Cierre Diario.
En el módulo de cierre diario intervienen los procesos
primarios de cálculo, protección y consulta de cierres.
Calcular cierre.
Permite calcular el cierre de día de la entidad de nómina en la que estemos. El formulario para calcular el cierre, contiene los siguientes objetos:
-
Desde. Debes indicar
aquí la fecha inicial del rango para este cierre diario.
-
Hasta. Indica aquí la fecha final
del rango. Si esta fecha es la misma que la anterior, solo se cerrará este día. NOTA: Por seguridad del servidor, no será posible cerrar mas de 31 días, además, si existe un cierre en este rango que ya esté protegido, toda la transacción fallará y no se calculará ningún día.
MUY IMPORTANTE: Al ejecutar este proceso, los cierres inexistentes dentro de este rango se agregarán, mientras que los que ya estaban disponibles se volverán a calcular. Esto último es importante ya que puede haber ocasiones donde se agreguen permisos posteriormente al cierre del día, por ejemplo, supongamos que el día 15 de diciembre se ejecutó este proceso y este día quedó cerrado, después, al día siguiente se agrega un permiso de horas extras perteneciente al 15 de diciembre. Mientras no se vuelva a calcular el cierre del 15 de diciembre, las horas extras no se tomarán en cuenta al momento de calcular la nómina.
NOTA: Te sugerimos revisar la documentación del módulo de permisos y del módulo de nómina
para entender mejor como se calcula el cierre diario. La documentación de los
permisos complementa esta documentación, mientras que en la documentación del módulo de nóminas,
se explica todo el sistema de cálculo de los recibos incluyendo nóminas
estrictas y de confianza.
Proteger cierre.
El proceso protegerá cierres desprotegidos y desprotegerá cierres protegidos. La protección de los cierres es muy importante ya que si un cierre no está protegido, no se podrá calcular la nómina que contemple este cierre, por ejemplo, suponiendo que se intenta calcular una nómina del 1 al 7 de diciembre, el proceso de cálculo de nómina revisará que existan los cierres de 1 al 7 de diciembre y que aparte éstos estén protegidos. En caso de no existir o no estar protegidos todos los días, no se calculará la nómina. Además, la protección de un cierre de día protegerá los días para que no se vayan a volver a calcular por error. El formulario para proteger el cierre, contiene los siguientes
objetos:
-
Desde. Debes indicar
aquí la fecha inicial del rango de cierre diario que se intentará proteger.
-
Hasta. Indica aquí la fecha final
del rango. NOTA: En caso de no existir cierres en uno o varios días de este rango, estos días serán completamente ignorados sin arrojará ningún error.
Consultar cierre.
Permite consultar todos los registros del cierre seleccionado de la lista. Al ejecutar este proceso se cargará el formulario informativo del cierre el cual contiene las siguientes columnas:
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Clave. Es la clave del empleado al que se asocia este
registro.
-
Nombre. Es el nombre del empleado.
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Descripción. Es el nombre completo del registro, ya sea nativo, compuesto o agregado, por ejemplo, "HORAS EXTRAS", "ASISTENCIA TOTAL O PARCIAL - TIEMPO POR PAGAR", "FALTA", etc.
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Desde. Indica la hora inicial del rango de aplicación. En registros nativos y compuestos, mostrará la hora de entrada según el turno, mientras que en registros agregados mostrará la hora inicial del permiso.
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Hasta. Indica la hora final del rango de aplicación. En registros nativos y
compuestos, mostrará la hora de salida según el turno, mientras que en
registros agregados mostrará la hora de finalización del permiso.
-
Entrada. Muestra la fecha y hora de entrada según la asistencia de ese día. Si no existe asistencia en ese día, aparecerá en blanco.
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Sal. En caso de que el empleado haya salido dentro de su jornada de trabajo, mostrará la hora en que salió.
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Ent. Mostrará la hora de su regreso, en caso de que el empleado haya salido dentro de su jornada de trabajo.
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Salida. Muestra la fecha y hora de salida según la asistencia de ese día. Si no existe asistencia en ese día, aparecerá en blanco.
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HA. Son las horas aplicables de este registro de cierre.
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HP. Son las horas perdidas del registro de cierre.
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